Làm thế nào để viết một kế hoạch dự án truyền thông

Khi công ty hoặc tổ chức của bạn có thông tin quan trọng để liên lạc và các kênh thông thường của bạn không đủ, hãy lập kế hoạch cho một dự án truyền thông chiến thuật được tùy chỉnh theo nội dung và hoàn cảnh. Thông báo hưởng lợi từ các kế hoạch tùy chỉnh thường là các sự kiện một lần, không thường xuyên, chẳng hạn như thay đổi lãnh đạo điều hành, kế hoạch tuyển dụng và sa thải, thay đổi lợi ích của nhân viên và di dời các cơ sở của công ty. Họ thường liên quan đến khán giả bên ngoài và nội bộ. Lập kế hoạch dự án truyền thông chiến thuật giúp đảm bảo bạn xem xét các câu hỏi chính: ai cần nghe cái gì, từ ai, bằng phương tiện gì, khi nào và về cuối là gì? Một kế hoạch cũng xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm và thời gian --- làm trơn tru công việc quản lý dự án.

Làm rõ và xác nhận trước khi bạn lên kế hoạch. Xác định "chủ sở hữu" của dự án --- thường là người chỉ định nó --- người sẽ tư vấn và phê duyệt kế hoạch của bạn. Với chủ dự án đó: - Xác nhận ý chính của nội dung thông báo, yêu cầu bảo mật và thời gian mong muốn. Xác nhận xem có nhạy cảm hoặc trường hợp bất thường tồn tại, chẳng hạn như các yêu cầu báo cáo thành viên hoặc pháp lý. - Xác nhận làm thế nào dự án phù hợp như chiến thuật trong việc bao quát các chiến lược truyền thông và quan hệ công chúng. - Đồng ý với các nguồn thông tin chi tiết và đầu vào mà bạn sẽ cần, ví dụ: người quản lý nhân sự hoặc chủ tịch ủy ban tìm kiếm điều hành của công ty bạn. - Xác định các yêu cầu phê duyệt và báo cáo cho dự án của bạn. Đồng ý cho dù bạn sẽ quản lý dự án một cách không chính thức hoặc cấu trúc một nhóm dự án. - Xác định các yêu cầu phê duyệt cho các sản phẩm công việc chảy từ kế hoạch, ví dụ, xem xét bởi người được chỉ định về pháp lý, nguồn nhân lực và tài chính hoặc bởi các giám đốc điều hành cụ thể. - Thiết lập các tham số cho các tài nguyên cần thiết như kỳ vọng ngân sách và sử dụng của các cơ quan bên ngoài.

Kết tinh mục đích và mục tiêu. Mục đích là những gì bạn muốn thực hiện, thường bắt đầu bằng "To …" Mục tiêu thường bắt đầu bằng các động từ hành động --- chúng là những gì bạn muốn làm khi nào, được nêu là quá trình hoặc kết quả mong muốn. Trong ánh sáng đó, mục đích đưa ra thông báo của bạn vào một ngày nhất định là một mục tiêu. Mục đích có thể là "để đáp ứng nhu cầu và sở thích của các bên liên quan để có thông tin kịp thời và thực tế liên quan đến (chủ đề), theo cách khẳng định hình ảnh và giá trị của công ty." Liên quan mục đích đó trở lại để bao quát các quan hệ công chúng và chiến lược truyền thông.

Hồ sơ các bên liên quan và khán giả. Lập kế hoạch chiến lược rất có thể đã xác định các mục tiêu truyền thông trong các nét rộng. Đối với dự án chiến thuật của bạn, làm sắc nét tập trung. Các bên liên quan là các nhóm hoặc cá nhân sẽ bị ảnh hưởng bởi thông tin cụ thể mà bạn dự định truyền đạt và do đó là đối tượng chính. Thêm vào danh sách các đối tượng khác mà bạn muốn tạo, thay đổi hoặc khẳng định nhận thức. Sử dụng bảng hoặc bảng tính với các tiêu đề cột sau để tóm tắt phân tích của bạn về: - Phân đoạn kinh nghiệm. Đặt tên cho mỗi tên và nếu cần chú thích các thành phần bao gồm. Phân đoạn phụ một nhóm nếu nhu cầu giao tiếp sẽ khác nhau trong nhóm. Ví dụ: tất cả nhân viên, nhân viên của bộ phận bị ảnh hưởng, giám sát viên. Hỏi: "Ai sẽ cần hoặc muốn biết về điều này --- và tại sao?" Ví dụ, hãy xem xét các khách hàng quan trọng, chủ sở hữu vốn, công chúng nói chung, các đồng nghiệp trong ngành của bạn, các cơ quan chính trị và các nhà cung cấp quan trọng. Chọn xem các phương tiện truyền thông tin tức sẽ là phân khúc được nhắm mục tiêu hay thay vào đó sẽ được sử dụng làm kênh để tiếp cận các phân khúc như cộng đồng doanh nghiệp và doanh nghiệp nói chung. --Need / Tin nhắn. Mặc dù nhận thức và hiểu biết là mục tiêu cho tất cả khán giả, một số có thể có nhu cầu đặc biệt. Nhân viên có thể muốn biết họ sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi đóng cửa văn phòng, hoặc các thành viên hiệp hội trong quá trình một nhà lãnh đạo điều hành từ chức sẽ thành công. Thành viên hội đồng quản trị, giám đốc điều hành, giám sát viên và quản lý tài khoản là một trong số những người không chỉ cần tin tức mà còn là kế hoạch của bạn để truyền đạt nó, đặc biệt nếu họ phải đóng một vai trò. Xác định các thông điệp chính cho từng phân khúc. - Giao tiếp chính. Từ ai, mỗi phân khúc sẽ mong đợi hoặc muốn nghe tin tức của bạn? Xác định người phát ngôn là "bộ mặt" của việc liên lạc với từng nhóm --- người sẽ được trích dẫn trong một bản tin, ví dụ, hoặc dẫn dắt một cuộc họp với nhân viên. Mặc dù cộng đồng doanh nghiệp có thể mong đợi được nghe từ giám đốc điều hành, nhân viên có thể muốn được thông báo bởi người giám sát và khách hàng chính của họ bởi người quản lý tài khoản của họ.

Lập kế hoạch chuỗi thác và kênh. Nếu bạn đã từng kinh ngạc khi học trước từ một tờ báo về những thay đổi lớn mà công ty bạn đang lên kế hoạch, bạn sẽ hiểu nguyên tắc "không có gì ngạc nhiên" và tầm quan trọng của thông tin xếp tầng để đảm bảo không có bất ngờ nào xảy ra. Trên bảng hoặc bảng tính tạm thời, hãy liệt kê các phân đoạn mục tiêu của bạn theo thứ tự chúng sẽ được thông báo, hoạt động trở lại từ ngày và thời gian thông tin của bạn sẽ được biết đến rộng rãi nhất (thường là thời điểm phát hành tin tức chung). Mặc dù một số phân phối có thể đồng thời, hãy xem xét liệu một số phân khúc có cần thông báo trước về truyền thông sắp tới hay không. Ví dụ, giám sát viên có thể cần thời gian để chuẩn bị cho các câu hỏi của nhân viên và thành viên hội đồng quản trị có thể hoan nghênh thông báo về các bài báo sắp xảy ra. Trong cột bên cạnh mỗi phân đoạn, xác định (các) kênh thông qua đó sẽ thực hiện giao tiếp. Kênh là phương pháp phân phối thông tin thường liên quan đến các sự kiện và nội dung bằng văn bản. Ví dụ: --Đối với đội ngũ điều hành, thành viên hội đồng quản trị, trưởng bộ phận và giám sát viên chính --- thông báo trước qua email. --Đối với nhân viên --- thông báo trước về email, các cuộc họp của bộ phận, hội nghị truyền hình, nội dung trang web. --Đối với các thành phần chính --- thông báo trước bằng fax và email, trình bày trực tiếp. --Đối với công chúng nói chung --- phân phối phát hành tin tức chung, hội nghị tin tức, nội dung trang web.

Xác định tài sản đảm bảo cần thiết. Tài sản đảm bảo là tài liệu được sử dụng để thực hiện kế hoạch dự án truyền thông của bạn --- tài liệu và nghe nhìn như ảnh và bản ghi âm. Phân loại chúng thành: - Tài sản đảm bảo, để sử dụng với nhiều phân khúc. Ví dụ: phát hành tin tức, tờ thông tin, hỏi đáp, hình ảnh, nội dung trang web. - Tài sản thế chấp, thông tin liên lạc đến đối tượng cụ thể giải quyết các nhu cầu và sở thích của họ và trong "tiếng nói" của người phát ngôn ưa thích của họ. Thông thường đây là những bản ghi nhớ từ Key Communicator của phân khúc đính kèm các bản sao của tài sản thế chấp nền tảng ở trên, đặc biệt là các bản tin. "Tôi muốn cho bạn biết rằng công ty của chúng tôi sẽ thông báo vào chiều nay tin tức rằng …" Những tài sản đảm bảo này cũng có thể bao gồm các điểm nói chuyện, phác thảo nội dung hoặc AV cho các Nhà giao tiếp chính như thành viên nhóm điều hành và giám sát viên. - Tài sản thế chấp, ghi nhớ từ bạn đến những người khác dự kiến sẽ tham gia vào dự án, thông báo cho họ về kế hoạch truyền thông và vai trò dự kiến của họ trong đó. Đính kèm các bản sao có liên quan của tài sản thế chấp và phân khúc. Trên bảng hoặc bảng tính, hãy xác định cho từng tài sản thế chấp như sau: Tên, Giao tiếp viên chính, Được chỉ định, Dự thảo ngày đến hạn, Yêu cầu phê duyệt, Ngày đáo hạn cuối cùng.

Xác nhận hỗ trợ cần thiết. Xác định những gì hỗ trợ triển khai dự án của bạn sẽ yêu cầu và xác nhận tính khả dụng của nó. Nếu không có hỗ trợ thường trực, hãy sử dụng bảng hoặc bảng tính để chi tiết cách bạn sẽ nhận được hỗ trợ như sau, xác định Mục hỗ trợ, Nguồn và Chi phí: - Soạn thảo tài sản đảm bảo - Biên soạn danh sách phân phối với thông tin liên hệ cho các phân khúc mục tiêu của bạn - Khả năng và trách nhiệm đối với việc truyền tải hàng loạt như email nhóm - Sắp xếp cho các cuộc họp nhóm, hội nghị tin tức và các sự kiện liên quan khác.

Chi tiết dự án triển khai. Sử dụng bảng hoặc bảng tính để liệt kê tuần tự và thiết lập thời gian cho từng hoạt động bạn lên kế hoạch cho việc triển khai liên lạc của mình. Xác định ai sẽ làm gì và khi nào, và cả tài sản thế chấp mà mỗi người sẽ sử dụng. Xem xét các tiêu đề cột này: Số, Ngày và Giờ, Hoạt động, Tài sản thế chấp sẽ được sử dụng, Người chịu trách nhiệm và Trạng thái hoặc Ghi chú. Lập kế hoạch đưa Chi tiết triển khai dự án vào các tài sản thế chấp tư vấn mà bạn cung cấp cho những người khác có một phần trong đó, chẳng hạn như thành viên nhóm điều hành, giám sát viên và nhân viên hỗ trợ.

Lập kế hoạch theo dõi dự án. Sử dụng bảng hoặc bảng tính để chi tiết theo dõi như: - Câu hỏi thông báo trước từ các bên liên quan như nhân viên và phương tiện truyền thông - Đánh giá dự án, rất có thể bao gồm thành công của việc thực hiện dự án và đánh giá chủ quan về phản ứng của khán giả

Lập ngân sách. Xác định chi phí dự kiến phù hợp với chính sách tài chính của tổ chức của bạn. Bạn có thể chỉ cần xác định những người chưa có trong ngân sách hiện tại để hỗ trợ truyền thông chung.

Nhận kế hoạch dự án của bạn được phê duyệt. Cung cấp công việc của bạn cho chủ sở hữu dự án để phê duyệt trước khi bạn bắt đầu thực hiện và yêu cầu đề xuất cải tiến. Mở đầu tài liệu đề xuất của bạn với một bản tóm tắt điều hành ngắn. Thực hiện theo phác thảo này và kết hợp các bảng / bảng tính của bạn thay cho tường thuật chi tiết: - Tóm tắt liên tục - Dự đoán Mục đích và Mục tiêu - Các bên liên quan và Đối tượng (bảng hoặc bảng tính) - Chi tiết cuộn ra (bảng hoặc bảng tính) --Collaterals (bảng hoặc bảng tính) - Kế hoạch theo dõi - Hỗ trợ cần thiết - Thống kê

Lời khuyên

Nếu tính bảo mật cho phép, hãy tham khảo ý kiến của các bên liên quan và các thành viên đối tượng hoặc những người làm việc với họ để hiểu rõ hơn về nhu cầu và lợi ích thông tin của họ. Bên cạnh các kênh liên lạc thông thường của bạn, hãy lên kế hoạch cho các sự kiện đặc biệt cho các tin tức không thường xuyên để biểu thị "sự đặc biệt" của nó.