Vào cuối năm tài chính của một doanh nghiệp, tất cả các tài khoản tạm thời được đóng vào bảng cân đối. Những mục nhật ký kết thúc này cho phép một công ty xem xét tình hình tài chính của mình vào cuối năm và chuẩn bị sổ sách công ty để bắt đầu năm tài chính mới. Tài khoản tạm thời bao gồm tài khoản thu nhập, tài khoản chi phí và tài khoản vốn chủ sở hữu tạm thời, chẳng hạn như phân phối cho chủ sở hữu và cổ tức được trả. Hầu hết các phần mềm kế toán thực hiện các mục nhật ký đóng này tự động, nhưng điều quan trọng là phải hiểu quy trình.
Thiết lập một tài khoản tóm tắt thu nhập tạm thời. Số dư trong tài khoản này sẽ được sử dụng để đóng thu nhập ròng vào tài khoản vốn chủ sở hữu của công ty. Trong một công ty, tài khoản vốn chủ sở hữu được gọi là thu nhập giữ lại; trong một công ty trách nhiệm hữu hạn, nó được gọi là vốn chủ sở hữu của các thành viên; trong quan hệ đối tác, đó là vốn chủ sở hữu của đối tác. Giống như các tài khoản thu nhập và chi phí tạm thời khác, tài khoản tóm tắt thu nhập sẽ có số dư bằng không một khi tất cả các mục nhật ký đóng được thực hiện.
Đóng tất cả các tài khoản thu nhập vào bản tóm tắt thu nhập bằng cách ghi nợ chúng với số tiền bằng với số dư tín dụng của chúng và ghi có vào tài khoản tóm tắt thu nhập với số tiền bằng nhau. Ví dụ: nếu tài khoản thu nhập có số dư tín dụng là 200.000 đô la, mục nhập đóng sẽ là khoản ghi nợ vào tài khoản thu nhập 200.000 đô la và tín dụng vào tài khoản tóm tắt thu nhập hoặc 200.000 đô la. Nếu có nhiều hơn một tài khoản thu nhập, bạn có thể thực hiện một mục tổng hợp. Ví dụ: nếu tài khoản bán xe đạp có số dư tín dụng 50.000 đô la, tài khoản bán xe ba bánh có số dư tín dụng là 25.000 đô la và tài khoản bán hàng ba bánh có số dư tín dụng là 15.000 đô la, mục nhập cuối cùng sẽ là: khoản nợ 50.000 đô la cho doanh số xe đạp, khoản nợ 25.000 đô la cho doanh số ba bánh, khoản nợ 15.000 đô la cho doanh số xe ba bánh và khoản tín dụng 90.000 đô la vào tài khoản tóm tắt thu nhập.
Thực hiện đóng các mục tạp chí cho từng tài khoản chi phí. Các tài khoản chi tiêu thường có số dư nợ, do đó, mục nhật ký đóng sẽ là tín dụng cho tài khoản chi phí và ghi nợ vào tài khoản tóm tắt thu nhập.Ví dụ: nếu tài khoản chi phí văn phòng có số dư nợ là 1.485 đô la, mục nhập nhật ký kết thúc sẽ là khoản tín dụng là 1.485 đô la cho chi phí văn phòng và khoản nợ là 1.485 đô la vào tài khoản tóm tắt thu nhập. Khi tất cả các tài khoản thu nhập và chi phí được đóng vào tài khoản tóm tắt thu nhập, số dư trong tài khoản tóm tắt thu nhập sẽ là thu nhập ròng của công ty trong năm tài chính.
Tạo một mục nhật ký kết thúc để chuyển số dư từ tài khoản tóm tắt thu nhập sang tài khoản vốn chủ sở hữu của công ty. Ví dụ: nếu thu nhập ròng của một công ty trong năm là 45.000 đô la, thì khoản đóng cửa sẽ là khoản nợ 45.000 đô la vào tài khoản tóm tắt thu nhập và khoản tín dụng 45.000 đô la để giữ lại thu nhập. Khi kết thúc quá trình này, số dư trong tất cả các tài khoản thu nhập tạm thời, tài khoản chi phí và tài khoản tóm tắt thu nhập phải bằng không.
Đóng bất kỳ tài khoản vốn chủ sở hữu tạm thời trực tiếp vào tài khoản vốn chủ sở hữu vĩnh viễn. Ví dụ: nếu công ty hợp tác với hai đối tác bình đẳng và mỗi đối tác đã phân phối 15.000 đô la, tài khoản vốn chủ sở hữu tạm thời được gọi là phân phối đối tác sẽ có số dư nợ 30.000 đô la vào cuối năm. Mục nhập nhật ký kết thúc sẽ là khoản tín dụng cho các khoản phân phối của đối tác trị giá 30.000 đô la, khoản ghi nợ cho tài khoản vốn đối tác của đối tác A là 15.000 đô la và khoản ghi nợ vào tài khoản đối tác của đối tác B là 15.000 đô la. Tất cả các tài khoản vốn chủ sở hữu tạm thời nên có số dư bằng không khi hoàn thành các mục nhập.
