Đối với hầu hết mọi người, thất vọng là một phần của cuộc sống. Cảm giác này rất phổ biến đến nỗi nhiều người nuốt cảm xúc mà không phàn nàn, từ từ nuôi dưỡng một sự phẫn nộ ngày càng tăng. Họ có thể kiếm cớ cho nhóm vi phạm, nói với bản thân họ Họ đang làm tốt nhất có thể. Đó là sự thật, nhưng một chút chỉ trích mang tính xây dựng không bao giờ làm tổn thương bất cứ ai. Các doanh nghiệp và các thực thể khác nhận được thư thất vọng sớm nhận ra rằng đó là lợi ích tốt nhất của họ để nhường chỗ cho sự cải thiện. Như đã nói, Bánh xe rít lên bị dính dầu mỡ.
Tổ chức sự kiện của bạn. Người hoặc công ty mà bạn đã viết thư thất vọng để không thể cải thiện các hoạt động kinh doanh hoặc cá nhân của họ nếu bạn không giải thích rõ ràng về việc họ đã làm bạn thất bại như thế nào. Trước khi bạn viết thư, hãy có một danh sách các trường hợp mà bạn cảm thấy thất vọng, được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Nếu bạn có tài liệu chính thức từ các nguồn khác, cũng có sẵn những tài liệu đó trước khi bạn bắt đầu thư của mình.
Liệt kê những bất bình của bạn. Giải thích rõ ràng những mong đợi của bạn là gì và chúng không được đáp ứng như thế nào. Sử dụng tài liệu từ các nguồn khác nếu cần thiết.
Giải thích làm thế nào những bất bình làm bạn cảm thấy. Ví dụ: nếu bạn viết thư cho một công ty thức ăn nhanh về dịch vụ khách hàng thô lỗ liên tục, hãy giải thích rằng điều đó khiến bạn cảm thấy như thể tiền và sự bảo trợ của bạn không được coi trọng trong tổ chức của họ.
Tử tế.Hãy nhớ rằng mục tiêu của bức thư của bạn là giúp một người hoặc tổ chức cải thiện chứ không làm suy giảm họ. Bạn chỉ đơn giản là chỉ ra những cách mà bạn cảm thấy họ có thể thực hiện tốt hơn. Khi viết một bức thư thất vọng cho một công ty, hãy nhớ rằng người đọc bức thư đó có thể sẽ không phải là người mà bạn có khiếu nại. Don Phòng là thô lỗ hoặc khó chịu; giữ giọng điệu của loại thư, hoặc ít nhất, chuyên nghiệp.
Đưa ra gợi ý để cải thiện. Bây giờ bạn đã chỉ ra vấn đề, hỗ trợ bằng cách chỉ cho họ các giải pháp.
Trình bày nhu cầu của bạn. Nếu bạn cảm thấy bạn xứng đáng được bồi thường cho trải nghiệm của mình, một lá thư thất vọng là nơi để hỏi. Cho dù bạn có yêu cầu hoàn lại tiền trực tiếp hoặc giảm giá hoặc dịch vụ miễn phí trong tương lai, hãy cho biết rằng việc đáp ứng nhu cầu của bạn sẽ đi một chặng đường dài hướng tới việc giữ bạn là khách hàng.
Nhập chữ cái. Trình bày chuyên nghiệp về sự thất vọng của bạn sẽ cho người nhận biết rằng bạn nghiêm túc.
Tạo bản sao của bức thư. Trong trường hợp thư của bạn bị mất, trở thành một vấn đề tranh chấp hoặc trở thành người đầu tiên trong một chuỗi dài các thư thất vọng, bạn nên có một bản sao cho hồ sơ của mình. Nếu bạn bao gồm các tài liệu khác với thư của bạn, hãy tạo các bản sao của các tài liệu đó và gửi các bản sao. Luôn giữ tài liệu gốc cho chính mình.
