Cho dù bạn đang trả lời yêu cầu đề xuất hoặc đưa ra đề nghị không được yêu cầu cho các dịch vụ, hãy nhớ những gì người sáng lập của Kyocera, Kazuo Inamori, đã từng quan sát: Không có khách hàng nào đến cửa hàng chỉ để làm hài lòng thủ kho. lượng thông tin về khả năng phục vụ dự án của bạn, tập trung vào nhu cầu, hướng dẫn và các nút nóng của khách hàng. Bằng cách đó, giai điệu, nội dung và tổ chức đề xuất của bạn sẽ được đưa vào vị trí một cách đáp ứng. Thể hiện sự hiểu biết rõ ràng về doanh nghiệp của khách hàng và nêu bật những lợi ích của việc sử dụng dịch vụ của bạn để đóng gói một cú đấm thuyết phục thuyết phục vào đề xuất của bạn.
Chuẩn bị trước khi đề xuất
Lập kế hoạch nội dung của bạn. Nếu không được chỉ định, hãy hỏi khách hàng những yếu tố cô ấy sẽ xem xét khi đưa ra quyết định mua và sau đó lên kế hoạch cho đề xuất của bạn. Tối thiểu, giải quyết sự hiểu biết của bạn về nhu cầu của khách hàng và những gì phân biệt bạn với đối thủ cạnh tranh về đào tạo, kinh nghiệm, khả năng và mối quan hệ. Đồng thời giải quyết cách tiếp cận của bạn để giải quyết nhu cầu của khách hàng, cùng với việc mất bao lâu và chi phí bao nhiêu.
Tạo một phác thảo, sau này có thể đóng vai trò là mục lục của bạn. Nếu bạn đang trả lời một yêu cầu chính thức cho đề xuất, thì hãy làm theo hướng dẫn cụ thể của nó. Mặt khác, sắp xếp thông tin của bạn từ những gì quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất đối với khách hàng. Ví dụ: đặt sơ yếu lý lịch vào đầu đề xuất cho một khách hàng mới hoặc đến cuối đề xuất của bạn cho một khách hàng lặp lại đã quen thuộc với thông tin đăng nhập của bạn.
Tạo một ma trận chỉ định một hàng cho mỗi phần trong phác thảo của bạn và một cột cho mỗi lĩnh vực quan tâm hoặc tiêu chí lựa chọn của khách hàng. Trong mỗi ô kết quả, thực thi các khía cạnh về trình độ và cách tiếp cận giải quyết các nút nóng của khách hàng của bạn. Sử dụng ma trận này để giữ cho nội dung của bạn được neo vào nhu cầu của khách hàng của bạn và nhắc nhở bạn về những điểm cần nhấn mạnh trong mỗi phần.
Đề nghị bằng văn bản
Căng thẳng lợi ích khách hàng nhất quán trong suốt đề xuất dịch vụ của bạn. Luôn luôn bắt đầu một phần mô tả cách khách hàng sẽ nhận được những gì anh ta coi trọng hoặc muốn, hoặc tránh những gì anh ta sợ hoặc không thích, bằng cách sử dụng dịch vụ của bạn.
Cung cấp bằng chứng để hỗ trợ cho các yêu cầu bạn đưa ra trong đề xuất của bạn. Ví dụ: chứng minh một hồ sơ theo dõi thành công với công việc tương tự với thư giới thiệu, báo giá miễn phí hoặc thông tin liên hệ của khách hàng hài lòng.
Thông qua một định dạng và giai điệu thích hợp. Đôi khi một bức thư chính thức sẽ đủ, lần khác một tài liệu dài hơn với các phần được gắn thẻ là cần thiết. Nếu không được chỉ định, hãy hỏi khách hàng xem cô ấy muốn nhận thông tin của bạn như thế nào và liệu cô ấy có thể cho bạn mượn các bản sao đề xuất chiến thắng trong quá khứ để xem xét không.
Tạo tài liệu dễ đọc. Sử dụng các câu ngắn gọn, mạch lạc trong các đoạn văn không quá 10 dòng. Sử dụng cỡ chữ 10 đến 12 điểm và tự do kết hợp khoảng trắng giữa các phần và đoạn văn. Sử dụng các tiêu đề để giúp khách hàng đọc lướt, quét và dễ dàng xác định vị trí thông tin. Làm nổi bật các điểm quan trọng với đồ họa và hình ảnh, và văn bản in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân.
Lời khuyên
-
Khi bạn yêu cầu khách hàng làm rõ bất kỳ khu vực mơ hồ nào của dự án hoặc yêu cầu đề xuất, hãy sử dụng dịp này để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với hoạt động kinh doanh và lợi ích của anh ấy.
Tạo một cái nhìn tổng quan về nội dung đề xuất của bạn để cung cấp cho khách hàng của bạn thông tin về những gì sẽ đến. Trình bày tổng quan này sớm trong thư đề nghị hoặc thư xin việc của bạn; trong các đề xuất lớn hơn, hãy tạo một phần tóm tắt điều hành theo mục lục của bạn và trước tất cả các phần khác.
Mẫu rất hữu ích để ngăn chặn việc phải phát minh lại bánh xe mỗi khi bạn viết đề xuất cho các dịch vụ.
Kiểm tra đề xuất của bạn cho lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi in và gửi nó. Sử dụng càng nhiều mắt càng tốt; những lỗi đơn giản có thể bị trượt bởi những người đã đọc nhiều phiên bản của đề xuất. Tìm đôi mắt tươi, nếu có thể.
