Thủ tục giấy tờ là một phần của hoạt động kinh doanh và quá trình tuyển dụng nhân viên mới cũng không ngoại lệ. Có một số tài liệu nhất định phải được điền bởi nhân viên mới, chẳng hạn như các hình thức khấu trừ thuế và giấy tờ ký gửi trực tiếp. Tất cả các mẫu đơn cần thiết cùng với bất kỳ giấy tờ cụ thể nào của công ty nên được nhân viên điền vào và xử lý kịp thời, lý tưởng nhất là vào ngày đầu tiên của nhân viên.
Giấy tờ nhân viên mới
Nhân viên mới nên điền vào mẫu đơn xin việc - nếu họ chưa làm như vậy - liệt kê địa chỉ đầy đủ, số liên lạc, thông tin liên lạc khẩn cấp, tài liệu tham khảo và tất cả kinh nghiệm làm việc trước đó, cùng với sự đồng ý kiểm tra lý lịch và đồng ý cho thuốc thử nghiệm. Hầu hết nhân viên hoàn thành đơn và ký giấy chấp thuận trong quá trình phỏng vấn và tuyển dụng, nhưng, nếu không, nguồn nhân lực sẽ cần thông tin này được hoàn thành và xử lý cho hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Hình thức chính phủ
Chính phủ Hoa Kỳ yêu cầu một số biểu mẫu được điền cho mỗi nhân viên mới. Mẫu I-9 xác minh danh tính của từng cá nhân được thuê và nếu anh ta đủ điều kiện hợp pháp để làm việc tại Hoa Kỳ. Mẫu đơn này phải được hoàn thành và ký không muộn hơn ngày làm việc đầu tiên và được người sử dụng lao động giữ lại cùng với một bản sao thẻ an sinh xã hội của nhân viên. Mẫu W-4 nêu chi tiết các khoản trợ cấp giữ lại của nhân viên cho các mục đích thuế thu nhập liên bang. Nhân viên phải điền vào Mẫu W-4 mới nếu khoản trợ cấp khấu trừ của họ thay đổi trong năm.
Hình thức thuê nhà nước mới
Tất cả các nhà tuyển dụng được luật pháp liên bang yêu cầu báo cáo mỗi lần thuê mới - trong vòng 20 ngày kể từ ngày được thuê - cho Văn phòng Thi hành Hỗ trợ Trẻ em Hoa Kỳ. Cơ quan nhà nước này xác định nếu một nhân viên nợ các khoản thanh toán hỗ trợ trẻ em. Việc tuyển dụng mới có thể được báo cáo bằng cách sử dụng bản sao của Mẫu W-4 hoặc mẫu công ty liệt kê cùng thông tin. Các mẫu đơn có thể được gửi bằng điện tử hoặc qua thư đến Danh mục Nhà nước về các nhân viên mới ở tiểu bang nơi nhân viên làm việc.
Hình thức gửi tiền trực tiếp
Một hình thức gửi tiền trực tiếp nên được điền vào và biến thành bộ phận kế toán. Một nhân viên sẽ cần liệt kê tên, địa chỉ và số tài khoản ngân hàng của cô ấy và đính kèm một tờ séc trống để nhận tiền gửi trực tiếp vào tiền lương của cô ấy.
Biên nhận sổ tay / sổ tay nhân viên
Nhân viên mới nên được cung cấp một bản sao của sổ tay công ty và hướng dẫn an toàn, nếu có. Mỗi nhân viên nên ký và đề ngày một tờ giấy xác nhận cô ấy đã nhận và sẽ tuân thủ các quy tắc được ghi trong sổ tay. Các hình thức này rất quan trọng, vì một cuốn sổ tay công ty nêu tất cả các quy tắc của công ty, bao gồm chính sách về ma túy và rượu, chính sách quấy rối tình dục, quy tắc ứng xử của nhân viên, các điều khoản không tiết lộ và không cạnh tranh và các thông tin công ty thích hợp khác.
