Chi phí đi lại trong kinh doanh là một trong những chi phí có thể kiểm soát nhất trong một tổ chức và thiết lập tỷ lệ trên mỗi diem là một cách để giữ cho các chi phí đó ở mức hợp lý. Các công ty có thể sử dụng dữ liệu của chính phủ Hoa Kỳ và nghiên cứu ngành khác để xác định chi phí trung bình hàng ngày phù hợp cho bữa ăn của khách du lịch. Du khách kinh doanh cá nhân nên luôn luôn chú ý đến các chính sách nội bộ của công ty họ khi dùng bữa trong khi đi du lịch.
Nguồn
Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp Hoa Kỳ hàng năm đặt mức giá cho mỗi diem bao gồm chi phí thức ăn và chỗ ở cho khách du lịch trong hoạt động kinh doanh của chính phủ liên bang. Nhiều doanh nghiệp sử dụng điều này như hướng dẫn khi thiết lập tỷ lệ hoàn trả riêng cho mỗi diem hoặc mức chấp nhận được cho khách du lịch của công ty. Đối với chi phí bữa ăn, Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp nghiên cứu vài nghìn nhà hàng cứ sau 3-5 năm để thông báo giá và thường xuyên xem xét các yêu cầu từ khách du lịch để kiểm tra xem các khu vực cụ thể có cần cập nhật tạm thời hay không. Theo ấn phẩm của bài viết này, những mức giá đó dao động từ $ 46 đến $ 71 mỗi ngày cho bữa sáng, bữa trưa và bữa tối. Tương tự, Văn phòng Trợ cấp Hoa Kỳ thiết lập tỷ lệ bữa ăn cho mỗi diem cho các thành phố quốc tế. Các nguồn khác để thiết lập thực phẩm cho mỗi diem bao gồm Tin tức kinh doanh du lịch, trong đó ủy thác một nghiên cứu về các nhà hàng mỗi năm cho chi phí bữa ăn tại 100 thành phố du lịch kinh doanh chính của Hoa Kỳ. Những mức giá này có xu hướng cao hơn so với Tổng cục Dịch vụ, vì chúng chiếm các bữa ăn và cocktail tại các nhà hàng cao cấp. Theo ấn phẩm của bài báo này, họ trung bình khoảng 85 đô la một ngày.
Môn Địa lý
Bất kể nguồn nào, tỷ lệ thực phẩm trên mỗi diem có xu hướng dao động theo địa lý. Ví dụ, Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp đặt mức giá chuẩn cho Hoa Kỳ lục địa nhưng cũng đặt mức giá riêng ở các thành phố có chi phí bữa ăn cao hơn. Các thành phố lớn như New York, Chicago, Los Angeles và San Francisco ở mức cao hơn của bữa ăn cho mỗi tỷ lệ diem. Ví dụ, vào năm 2011, nhóm đã phân bổ $ 71 cho bữa ăn hàng ngày và chi phí phát sinh tại các thành phố này, so với mức giá tiêu chuẩn $ 46. Các thành phố hạng hai thường mang theo tỷ lệ bữa ăn trên mỗi diem ở giữa hai thái cực đó.
Cân nhắc
Các doanh nghiệp có hai lộ trình chung khi chi trả chi phí thực phẩm cho nhân viên trong khi đi du lịch: Họ có thể đặt và phát hành trực tiếp cho mỗi diem hoặc họ có thể hoàn trả trực tiếp cho nhân viên cho các chi phí phát sinh trong chuyến đi. Nếu họ chọn phát hành mỗi diem dựa trên các tiêu chuẩn Quản trị dịch vụ chung, họ có thể chọn phương pháp "cao thấp" đơn giản hơn là phát hành mỗi diem cho từng địa lý riêng lẻ.Trong phương pháp này, các khu vực có chi phí cao - chính và một số thành phố thứ cấp - nhận được một tỷ lệ trên mỗi diem và tất cả các khu vực khác nhận được tỷ lệ thấp hơn. Bởi vì hầu hết các cấp chính phủ trong mỗi trường hợp không đủ để chi trả các bữa ăn đắt tiền hơn cho khách du lịch điều hành, nhiều công ty chỉ đơn giản chọn cách hoàn trả chi phí bữa ăn, mặc dù họ cũng thường đưa ra giới hạn thông báo theo tỷ lệ diem để kiểm soát chi phí.
Thông tin về thuế
Các doanh nghiệp sử dụng trung bình Quản trị Dịch vụ Tổng quát cho mỗi diem cho thực phẩm và các chi phí đi lại khác có được một lợi thế trong báo cáo đơn giản theo luật thuế của Dịch vụ Doanh thu Nội bộ. Mặc dù các công ty hoàn trả cần phải giữ biên lai chi tiết và dữ liệu khác cho các chuyến đi này, nhưng những công ty sử dụng tỷ lệ diem đã được phê duyệt chỉ cần giữ hồ sơ của chuyến đi, chứ không phải biên lai chi phí cá nhân từ chuyến đi. Nếu bạn tự làm chủ, bạn cũng có thể sử dụng tỷ lệ trên mỗi diem để được hướng dẫn khi khấu trừ chi phí kinh doanh từ thuế của bạn. Bạn có thể khấu trừ một phần của trợ cấp bữa ăn tiêu chuẩn, thường là khoảng 50 phần trăm, như một khoản chi phí thay cho việc giữ các tab của mỗi lần nhận bữa ăn.
