Biên lai tiền mặt diễn ra khi một công ty nhận được khoản thanh toán bằng tiền mặt từ việc bán sản phẩm. Công ty có thể nhận tiền mặt dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm phí thẻ tín dụng, séc cá nhân, séc kinh doanh, ngân hàng ACH hoặc chuyển khoản ngân hàng và séc thủ quỹ hoặc lệnh chuyển tiền.
Lời khuyên
-
Biên lai tiền mặt là bất kỳ hình thức tiền mặt nào mà doanh nghiệp nhận được, chẳng hạn như thanh toán của khách hàng (qua thẻ tín dụng, séc cá nhân, tiền mặt, séc kinh doanh, chuyển tiền, chuyển khoản ngân hàng hoặc ngân hàng ACH), tiền bán tài sản không hoạt động, thu nhập lãi, lãi vốn hoặc cổ tức được chi trả từ đầu tư hoặc tiền bản quyền.
Nhận và ghi tiền mặt
Khi một công ty có biên lai tiền mặt, một kế toán viên phải ghi lại tiền mặt đến và làm như vậy bằng cách sử dụng một tạp chí kế toán chuyên ngành gọi là nhật ký biên lai tiền mặt. Tạp chí này phục vụ để theo dõi khi công ty nhận được tiền mặt và một kế toán ghi có vào tài khoản bán hàng và ghi nợ tài khoản tiền mặt. Nếu việc bán hàng được thực hiện bằng tín dụng, chẳng hạn như khi một công ty phát hành hóa đơn và khách hàng có 30 ngày để thanh toán hóa đơn, việc bán hàng này được đặt vào một tạp chí bán hàng riêng biệt.
Nhiều công ty, chẳng hạn như nhà hàng, thực hiện một khối lượng lớn giao dịch tiền mặt. Một số công cụ kế toán khác giúp theo dõi các khoản thu tiền mặt, chẳng hạn như một tờ tiền mặt hàng ngày, một tạp chí giải ngân tiền mặt, một quỹ tiền mặt nhỏ và đối chiếu ngân hàng định kỳ.
Đối với các doanh nghiệp chủ yếu bán hàng bằng tiền mặt, bảng tiền mặt hàng ngày cung cấp một cách để công ty theo dõi tất cả tiền mặt nhận được và tất cả tiền mặt được thanh toán. Vào cuối mỗi ngày làm việc, ban quản lý có thể đếm tiền mặt thực tế, so sánh nó với các giao dịch trên bảng tiền mặt và sau đó thực hiện gửi tiền ngân hàng hàng ngày. Vào cuối mỗi ngày, điều quan trọng là phải điều hòa mọi khác biệt giữa các tổng số và theo dõi lý do. Thông thường, một lượng tiền mặt nhỏ đã được sử dụng để trang trải chi phí linh tinh nhưng không được ghi nhận ở bất cứ đâu.
Hệ thống cơ bản này cung cấp các phương tiện để bắt bất kỳ hành vi gian lận nào dẫn đến thiếu tiền mặt hoặc lỗi dẫn đến tình trạng thừa tiền mặt. Sự thiếu hụt cũng có thể đến từ một giao dịch mà bạn đã thanh toán và quên ghi lại, nhưng tờ tiền mặt có thể giúp bạn nắm bắt điều này.
Chu kỳ tiền mặt
Biên lai tiền mặt đóng một phần quan trọng trong một thứ gọi là chu kỳ tiền mặt, đại diện cho khoảng thời gian giữa khi một công ty trả tiền mặt cho các nhà cung cấp hàng tồn kho của mình và nhận tiền mặt từ việc bán hàng cho khách hàng. Các công ty sử dụng chu trình này để giúp họ tìm ra số tiền họ phải sử dụng để tài trợ cho các hoạt động đang diễn ra của họ và khái niệm quan trọng này cũng giúp các công ty ước tính các yêu cầu họ có thể có để tài trợ. Điều này còn được gọi là chu kỳ tiền mặt.
Các công ty sử dụng một phép tính để tìm ra số ngày trong chu kỳ tiền mặt của họ. Tính toán được gọi là phép tính tiền mặt, mà bạn có thể tính toán bằng công thức sau:
Chu kỳ tiền mặt, hoặc ngày chuyển thành tiền mặt = Số ngày tồn kho trong tay + ngày bán hàng tồn đọng - số ngày phải trả
Tính toán chu kỳ tiền mặt cho bạn biết cần bao nhiêu thời gian để biến hàng tồn kho thành tiền mặt. Điều này rất sâu sắc đối với các công ty sản xuất phải tìm ra mất bao lâu để xử lý nguyên liệu thô thành hàng tồn kho bán được, hoàn thành việc bán và thu tiền từ khách hàng. Thước đo thanh khoản này, hoặc công ty có thể dễ dàng biến nguyên liệu thô thành tiền mặt như thế nào, có thể giúp quản lý phát hiện sự thiếu hiệu quả trong quá trình sản xuất và bán hàng.
Ví dụ về tiền mặt
Giả sử bạn có một công ty bán vật dụng và hàng tồn kho có xu hướng ở trong kho của bạn trong khoảng 40 ngày trước khi bán. Cũng nói rằng bạn bán cho khách hàng của mình bằng tín dụng và họ trả tiền cho bạn trong vòng khoảng 50 ngày. Bạn có các hóa đơn cần phải được thanh toán và bạn thường thanh toán chúng trong vòng 30 ngày, do đó, bạn có 30 ngày phải trả các khoản phải trả. Tính toán của bạn sẽ diễn ra như sau:
Chu kỳ tiền mặt: 40 ngày hàng tồn kho + 50 ngày bán hàng tồn đọng - 30 ngày phải trả dư nợ = 60 ngày thanh toán bằng tiền mặt
Bạn sẽ kết luận từ kết quả này rằng doanh nghiệp của bạn sẽ cần có đủ vốn lưu động để trang trải chi tiêu trong 60 ngày, vì phải mất 60 ngày để có được biên lai tiền mặt từ hàng tồn kho và hoạt động bán hàng hiện tại của bạn.
Tính toán này có ích, đặc biệt là khi bạn cần tái cấu trúc vì thay đổi thời gian nhận tiền mặt, khi quản lý dòng tiền chặt chẽ trong tình huống phá sản doanh nghiệp hoặc khi công ty của bạn muốn khám phá các lựa chọn thay thế nợ để giảm chi phí vay.
Giải ngân tiền mặt
Giải ngân tiền mặt, được gọi là dòng tiền mặt, là số tiền mặt rời khỏi công ty. Một số ví dụ là các tài khoản phải trả, chi phí hoạt động và tiền mặt nhỏ.
Tiền chảy ra khỏi công ty và được ghi nhận trong một tạp chí giải ngân tiền mặt. Từ tạp chí giải ngân tiền mặt, các giao dịch được đăng lên sổ cái, sổ cái tài khoản phải trả và bất kỳ sổ cái áp dụng nào khác. Ví dụ: là chủ cửa hàng bán lẻ, bạn có thể thực hiện thanh toán để mua hàng tồn kho mới, thanh toán hóa đơn trong tài khoản của bạn phải trả và trang trải chi phí lương.
Các nhà sản xuất thực hiện giải ngân tiền mặt để trả tiền cho nguyên liệu thô để tạo ra sản phẩm và trả cho các chi phí sản xuất khác. Các tài khoản nhật ký giải ngân tiền mặt nhận được các khoản ghi nợ và tín dụng cho mỗi giao dịch và tạp chí cho thấy tổng số ảnh hưởng đến số dư tài khoản tiền mặt chung của công ty.
Bằng cách xem xét các hồ sơ giải ngân tiền mặt trong tạp chí, ban quản lý có thể theo dõi lượng tiền ra khỏi công ty và vì lý do gì. Tạp chí giải ngân tiền mặt cũng hiển thị số séc cho tất cả các séc đã phát hành, giúp dễ dàng tìm kiếm bất kỳ séc bị thiếu hoặc có vấn đề. Trong gói phần mềm kế toán, chẳng hạn như QuickBooks, bạn có thể thấy tạp chí giải ngân tiền mặt được gọi là sổ đăng ký séc.
Chống gian lận
Kế toán thường đề cập đến kiểm soát nội bộ, và những hướng dẫn quan trọng này đóng vai trò là biện pháp an toàn để ngăn chặn gian lận khi nói đến các khoản thu và giải ngân tiền mặt. Các công ty thiếu kiểm soát nội bộ phù hợp có thể tìm thấy một nhân viên sử dụng séc công ty để thanh toán hóa đơn cá nhân của mình hoặc thực hiện chuyển khoản cho chính mình.
Để đảm bảo rằng các khoản giải ngân bằng tiền có các biện pháp bảo vệ đầy đủ để ngăn chặn gian lận, điều quan trọng đối với các công ty là tách biệt các nhiệm vụ để cùng một người ủy quyền hoặc ký séc hoặc chuyển khoản không có khả năng thực hiện các phần khác của giao dịch, chẳng hạn như tạo kiểm tra hoặc bắt đầu chuyển dây.
Đối với các công ty nhỏ hơn, điều này có thể khó khăn vì một nhân viên nhỏ và giúp truy cập vào báo cáo ngân hàng trước khi bất kỳ nhân viên công ty nào khác làm, để xem xét từng giao dịch và kiểm tra bản sao, tìm kiếm bất cứ điều gì có vẻ bất thường, và sau đó theo dõi ngân hàng Nếu cần thiết.
Xem xét người ký séc được ủy quyền là một bước quan trọng và người này không nên có quyền truy cập vào séc trắng hoặc bất kỳ khả năng nào để nhập giao dịch vào hệ thống kế toán của công ty. Sử dụng tem chữ ký cho séc có thể tạo thêm vấn đề vì thường rất dễ bị ai đó đánh cắp tem và cũng đánh cắp một chồng séc trắng.
Một số công ty có séc yêu cầu hai chữ ký, thường có một số loại ngưỡng đô la để có thể sử dụng số tiền séc nhỏ hơn chỉ với một chữ ký. Điều này cho phép một mức độ phân biệt nhiệm vụ nhất định khi phát hành séc qua một số lượng ngưỡng nhất định. Đừng quên chuyển khoản, vì chúng đã trở nên phổ biến hơn trong những năm gần đây.
Nhân viên chịu trách nhiệm tạo chuyển khoản ngân hàng nên được tách biệt với người phát hành chuyển khoản. Nếu nhân viên không cho phép tách, bạn có thể thiết lập một hệ thống mà ngân hàng của bạn gọi cho một người khác trong công ty bất cứ khi nào nhận được yêu cầu chuyển khoản.Cuộc gọi này không nên đến một người có khả năng bắt đầu chuyển khoản.
Cuối cùng, thực hiện hòa giải ngân hàng hàng tháng bằng cách sử dụng người không liên quan đến việc giải ngân tiền mặt. Bất kỳ giao dịch bất thường hoặc kiểm tra hình ảnh nên được theo dõi và điều tra.
Làm thế nào để bạn tính toán số dư tiền mặt mở?
Biên lai tiền mặt của một công ty đóng một phần quan trọng trong ngân sách dòng tiền. Bạn có thể đã nghe một báo cáo lưu chuyển tiền tệ gọi là "tuyên bố nguồn và sử dụng." Biên lai tiền mặt của công ty đại diện cho huyết mạch của công ty, nguồn tiền mặt. Các khoản giải ngân tiền mặt của công ty tạo nên việc sử dụng tiền mặt.
Để tính toán số dư mở cho các nguồn của bạn và sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, tất cả những gì bạn cần làm là xem bảng sao kê ngân hàng trực tuyến hoặc gọi cho ngân hàng và nhập số tiền được giữ trong ngân hàng. Đối với số dư tiền mặt mở này, hãy thêm bất kỳ khoản thu tiền mặt nào vào và trừ tổng số tiền giải ngân ra khỏi công ty. Tổng cộng ba phần này bằng với số dư cuối kỳ của bạn hoặc số tiền bạn còn lại. Đối với ngân sách, bạn có thể thấy hữu ích khi hiển thị phép tính này hàng tháng.
Ví dụ: số dư đầu tiên của bạn là tiền mặt mà bạn có vào ngày đầu tiên của tháng. Số dư đầu tiên của bạn cho tháng tiếp theo bằng số dư cuối kỳ của tháng trước. Số dư đầu kỳ của bạn trong bất kỳ tháng nào luôn bằng với số dư cuối kỳ của tháng trước.
Là một phần của việc tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ, đặc biệt nếu bạn sử dụng phương pháp trực tiếp bao gồm tiền từ hoạt động điều hành, đầu tư và tài trợ, bạn có thể hỏi, "Có phải tiền nhận được từ khách hàng là hoạt động không?" Có, nhưng nó không hoàn toàn đơn giản. Không phải tất cả khách hàng đều trả tiền mặt, vì vậy một số doanh số của công ty đến dưới dạng các khoản phải thu kể từ khi việc bán được thực hiện bằng tín dụng. Trong trường hợp này, bạn phải bắt đầu với tổng số tiền bán hàng của công ty trong một tháng nhất định và điều chỉnh số tiền đó dựa trên sự thay đổi trong số dư các khoản phải thu của công ty để đến đúng số biên lai tiền mặt.
Nếu các khoản phải thu tăng trong khoảng thời gian được đề cập, hãy khấu trừ khoản tăng này từ số liệu bán hàng của bạn để tính toán số tiền nhận từ khách hàng. Nếu số dư tài khoản phải trả của bạn đã giảm, hãy thêm số tiền giảm này vào tổng doanh số của bạn để tính tổng tiền mặt nhận được từ khách hàng của bạn.
Các loại biên lai tiền mặt
Biên lai tiền mặt đến với một doanh nghiệp dưới nhiều hình thức, chủ yếu là từ việc bán hàng của khách hàng. Tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh, các dòng tiền này có thể ở dạng thanh toán được thực hiện bằng thẻ tín dụng, tiền mặt, lệnh chuyển tiền hoặc séc cá nhân, ví dụ. Một doanh nghiệp chỉ đăng ký có thể nhận phần lớn các khoản thu tiền mặt dưới dạng thanh toán ACH của ngân hàng. Các doanh nghiệp cũng nhận được tiền mặt từ các hoạt động khác ngoài bán hàng hóa hoặc dịch vụ, chẳng hạn như tiền bản quyền, thu nhập lãi, cổ tức và lãi vốn từ các khoản đầu tư và tiền thu được từ việc bán các tài sản khác nhau.
Doanh thu là tiền mà một doanh nghiệp nhận được từ các hoạt động kinh doanh thông thường, đang diễn ra. Khi đến lúc đọc báo cáo tài chính và giải thích các khoản thu tiền mặt thực tế so với một con số được tính toán, nó giúp xác định một số thuật ngữ. Ví dụ, doanh thu và thu nhập có giống nhau không? Không, bởi vì trong khi doanh thu, còn được gọi là doanh thu, đại diện cho tiền từ khách hàng, thu nhập đại diện cho những gì còn lại sau khi sử dụng doanh thu đó để thanh toán chi phí của công ty.
Doanh thu và lợi nhuận có giống nhau không? Lợi nhuận về cơ bản giống như thu nhập, vì nó chỉ đại diện cho số tiền còn lại sau khi bạn đã thanh toán tất cả các hóa đơn trong số tiền nhận được từ khách hàng của mình.
Và cuối cùng, doanh thu và thu nhập có giống nhau không? Một số người có thể sử dụng thuật ngữ "thu nhập" để thể hiện doanh thu bán hàng, nhưng từ quan điểm thuật ngữ kế toán, thu nhập có nhiều khả năng có nghĩa là thu nhập hoạt động. Thu nhập hoạt động hơi khác so với thu nhập hoặc lợi nhuận vì nó có chi phí hàng hóa và chi phí hoạt động được loại bỏ khỏi doanh thu, nhưng không giống như thu nhập hoặc lợi nhuận, thu nhập hoạt động không bao gồm chi phí thuế và các chi phí không hoạt động khác.
