Tiền mặt là bất cứ điều gì nhưng nhỏ. Đó là một quỹ nghiêm túc, hữu ích mà doanh nghiệp của bạn sử dụng để mua quá nhỏ hoặc quá không chính thức cho séc hoặc thẻ tín dụng. Cho dù bạn đang cắm tiền vào đồng hồ đỗ xe hoặc mua cuộn băng khẩn cấp, ngăn kéo tiền mặt nhỏ gọn cho phép bạn linh hoạt truy cập nhanh vào tiền để thanh toán trong khi vẫn ghi lại giao dịch cho mục đích ghi sổ. Tiền mặt nhỏ chiếm một phần tiền mặt của bạn, nhưng tiền mặt cũng bao gồm tất cả các khoản tiền khác bạn có sẵn, chẳng hạn như số tiền bạn chưa gửi vào ngân hàng và các hóa đơn nhỏ hơn mà bạn sử dụng để đổi tiền mặt.
Lời khuyên
-
Tiền mặt là một khoản tiền mà doanh nghiệp của bạn luôn có trong tay cho các giao dịch mua nhỏ, trong khi tiền mặt là tổng của tất cả tiền mặt có sẵn của bạn.
Định nghĩa tiền mặt
Thuật ngữ "tiền mặt" thực sự có một ý nghĩa kép. Nó có thể được sử dụng theo nghĩa đen có nghĩa là các hóa đơn và tiền thực tế bạn có sẵn để chi tiêu, bao gồm số tiền trong quỹ tiền mặt nhỏ của bạn. Tuy nhiên, trên bảng cân đối kế toán, thuật ngữ tương tự không chỉ liên quan đến tiền mặt thực tế mà còn liên quan đến tất cả các khoản tiền lỏng mà doanh nghiệp của bạn đã tiết kiệm và vay, bao gồm tiền trong ngân hàng và các hóa đơn lớn trong két của bạn. Nó được gọi là "tiền mặt" ngay cả khi bạn không có tiền mặt vì thuật ngữ này phân biệt nó với các tài sản không thực sự có trong tay, chẳng hạn như các khoản phải thu hoặc số trong cột tài sản của bảng cân đối kế toán, đại diện cho số tiền bạn vẫn đang chờ khách hàng thanh toán.
Định nghĩa tiền mặt nhỏ
Tiền mặt là một khoản tiền mà doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng để chi trả cho các giao dịch được thanh toán bằng tiền mặt thay vì bằng séc hoặc thẻ tín dụng. Tạo một quỹ tiền mặt nhỏ với một tạp chí và một khoản tiền mặt nhỏ, hoặc số tiền khởi đầu tiêu chuẩn, cho phép doanh nghiệp của bạn theo dõi các giao dịch mua nhỏ có thể rơi vào các vết nứt, chẳng hạn như trả cho bưu chính của bạn một bưu điện trị giá vài xu trên một lá thư không đủ tem.
Petty Cash hoạt động như thế nào
Để thiết lập một quỹ tiền mặt nhỏ, hãy bắt đầu với một khoản tiền mặt nhỏ hoặc tổng số tiền sẽ chi trả cho các nhu cầu tiền mặt ngắn hạn của công ty bạn trong một khoảng thời gian hợp lý, chẳng hạn như một tuần hoặc một tháng. Số tiền phải đủ lớn để thực sự trả cho các giao dịch mua tiền mặt nhỏ của bạn nhưng đủ nhỏ để có ý nghĩa cho việc mua tiền mặt nhỏ hơn là các loại chi tiêu khác. Nếu bạn chạy đến cửa hàng cung cấp văn phòng để lấy giấy và kẹp giấy vài lần một tuần, bạn nên xem xét lập danh sách và mua số lượng lớn vật tư văn phòng cùng một lúc. Thay phiên, bạn có thể mở một tài khoản với cửa hàng cung cấp văn phòng để bạn có thể thanh toán cho tất cả các giao dịch mua nhỏ của mình cùng nhau.
Hầu hết các công ty giữ tiền mặt nhỏ của họ trong một hộp hoặc hộp chuyên dụng như hộp tiền mặt bằng kim loại hoặc một phong bì lớn. Bất cứ thứ gì bạn sử dụng, nó phải đủ lớn cho tiền mặt và nhật ký tiền mặt của bạn, và nó sẽ dễ dàng truy cập. Nếu bạn đang sử dụng hộp kim loại, bạn có thể khóa nó, tùy thuộc vào văn hóa công ty của bạn và số lượng nhân viên bạn có. Mặc dù điều quan trọng là không mời trộm nhân viên, nhưng số tiền bạn giữ trong quỹ tiền mặt của bạn rất nhỏ theo định nghĩa của nó, và quỹ của bạn cũng sẽ bao gồm một nhật ký giúp dễ dàng xem có thiếu tiền hay không.
Thiết lập tiền mặt nhỏ của bạn cũng nên sử dụng một tạp chí theo dõi tiền đến và đi. Sử dụng một miếng đệm, sổ ghi chép nhỏ hoặc thậm chí là một mảnh giấy bằng tay hoặc bảng tính do máy tính tạo ra. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mẫu trực tuyến cho một nhật ký tiền mặt nhỏ, mặc dù bạn có thể sẽ không thể in chúng lên một bảng hoặc sổ ghi chép. Nhật ký tiền mặt nhỏ của bạn nên có một cột cho ngày và một cột khác để biết chi tiết về chi tiêu, chẳng hạn như những gì bạn đã mua và nơi bạn đã tiêu tiền. Nó cũng sẽ hiển thị một kiểm đếm hoạt động với số tiền bắt đầu, số tiền bạn đã rút cho giao dịch mua hàng của bạn và số tiền còn lại trong quỹ của bạn sau khi bạn tiêu tiền.
Các loại tiền mặt kinh doanh khác
Sự khác biệt giữa tiền mặt trong tay và tiền mặt nhỏ nhoi rút xuống nơi bạn giữ tiền và cách bạn sử dụng nó. Petty cash thuộc về hộp tiền mặt nhỏ hoặc phong bì của bạn. Các loại tiền mặt khác có thể được giữ trong ngăn kéo, két an toàn, máy tính tiền hoặc thậm chí trong ngân hàng nếu bạn đang sử dụng định nghĩa kế toán "tiền mặt", đo lường thanh khoản của công ty bạn thay vì đô la thực tế mà bạn giữ.
- Quỹ đăng ký tiền mặt: Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp bán lẻ, rất có thể bạn sẽ lấy một số tiền từ khách hàng ngay cả khi bạn thực hiện phần lớn các giao dịch của mình trên thẻ tín dụng của khách hàng. Các hóa đơn trong máy tính tiền của bạn sẽ bao gồm không chỉ thu nhập bằng tiền mặt trong ngày mà còn cả số tiền bạn giữ trong thời gian tới để thay đổi cho khách hàng. Bắt đầu cho đến khi bạn nên tạo thành các hóa đơn nhỏ, mặc dù bạn có thể thấy mình có hóa đơn chủ yếu lớn hơn vào cuối ngày khi bạn nhận các hóa đơn lớn hơn từ người mua hàng. Thời gian bắt đầu của bạn phải đủ đủ để không hết vào cuối ngày hoặc bất cứ khi nào bạn thường đến ngân hàng để nhận thêm thay đổi. Tuy nhiên, không nên nhiều đến mức bạn buộc số tiền bạn có thể cần cho các chi tiêu khác.
- Tiền mặt không được trả tiền: Ngay cả khi bạn điều hành một doanh nghiệp xử lý nhiều tiền mặt, bạn vẫn không thể đến ngân hàng và gửi tiền mỗi ngày. Tốt nhất là giữ tiền mặt không bị mất trong một địa điểm an toàn tại nơi bạn kinh doanh. Bạn có thể mua một chiếc két sắt tại một cửa hàng cung cấp văn phòng với mức đầu tư tương đối nhỏ hoặc ít nhất là một khoản đầu tư nhỏ so với giá trị của các khoản tiền bạn sẽ lưu trữ trong két. Tuy nhiên, nên gửi tiền mặt của bạn ít nhất một lần một tuần, bởi vì các doanh nghiệp có trách nhiệm ghi lại tất cả thu nhập và chi tiêu của họ, và tài khoản ngân hàng đáng tin cậy hơn nhật ký tiền mặt để ghi lại các giao dịch này.
-
Số dư tài khoản ngân hàng: Mặc dù số tiền trong tài khoản ngân hàng của bạn không phải là tiền mặt thực tế, nhưng chúng đại diện cho các khoản tiền mà công ty bạn có sẵn. Bạn có thể chi tiêu số tiền bạn đã gửi vào chi phí hoạt động hàng ngày như vật liệu, tiền thuê nhà và bảng lương. Khi bạn thực hiện bất kỳ chi tiêu nào trong số này, bạn chuyển đổi tiền mặt của mình trong ngân hàng thành các loại tài sản kinh doanh khác. Bạn cũng có thể sử dụng số dư tiết kiệm và kiểm tra của mình để trả nợ gốc cho các khoản vay. Những khoản thanh toán này không nhất thiết
chuyển đổi thành tài sản, nhưng chúng vẫn có yếu tố thành giá trị ròng được thể hiện bằng bảng cân đối kế toán của bạn nhưng làm giảm số nợ phải trả mà doanh nghiệp của bạn nợ.
Tại sao tiền mặt là vua
Câu ngạn ngữ kinh doanh cũ nói rằng tiền mặt là vua, và sự khôn ngoan này đề cập đến thực tế không thể chối cãi rằng tiền mặt mang lại cho bạn sức mạnh và sự linh hoạt để tận dụng các cơ hội và trường hợp khẩn cấp. Công ty của bạn sẽ không thể mua hàng tồn kho mà bạn cần cho thu nhập trong tương lai trừ khi bạn có tiền để trả cho nó. Bạn có thể sử dụng tín dụng doanh nghiệp đến một điểm, nhưng nếu bạn không kiếm được tiền để trả lại số tiền bạn đã vay, thì đó chỉ là vấn đề thời gian trước khi bạn hết quyền lựa chọn. Cho dù tiền mặt của bạn đến từ quỹ tiền mặt nhỏ của bạn hoặc tài khoản kiểm tra của công ty, nó sẽ giúp công ty của bạn hoạt động trơn tru và giúp bạn tránh khỏi rắc rối.
