Chuẩn bị đúng hóa đơn thương mại làm cho nhiều khả năng doanh nghiệp của bạn sẽ được thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình đúng hạn. Một cách tiếp cận kỹ lưỡng để thanh toán cũng có thể giúp bạn duy trì hồ sơ tốt hơn và theo dõi ngân sách của bạn.
Tạo một mẫu chuẩn
Tạo một mẫu hóa đơn thương mại bao gồm các danh mục cho tất cả các thông tin liên quan. Biểu mẫu có thể điền phải bao gồm tiêu đề thư hoặc logo và thông tin liên hệ của công ty bạn, bao gồm số điện thoại và số fax, địa chỉ email và trang web. Bao gồm các điểm để điền vào ngày đặt hàng và ngày hóa đơn, tên hoặc số mã của nhân viên bán hàng và số giấy phép nhà thầu hoặc ID thuế của bạn, nếu có. Tạo các cột cho phép bạn điền số lượng, mô tả và giá cho các mặt hàng được bán và một chi tiết đơn hàng để thêm thuế bán hàng và tính tổng cộng. Để lại một khoảng trống để ghi chú.
Hãy cụ thể
Khi ghi mục các dịch vụ hoặc các mặt hàng được bán, hãy cụ thể. Bao gồm số phần, mã tham chiếu hoặc mô tả cho bạn và người mua biết rõ hóa đơn đang tham chiếu. Chia nhỏ công việc hàng giờ và bao gồm các mô tả về các dịch vụ được thực hiện. Điều này giúp bạn theo dõi hàng tồn kho và sản phẩm làm việc và cho phép khách hàng xem danh sách chi tiết về những gì anh ấy bị tính phí. Trong trường hợp tranh chấp, hóa đơn có thể xóa tan những hiểu lầm và giúp bạn tránh sự chậm trễ thanh toán. Nếu số đơn đặt hàng hoặc mã ủy quyền từ người mua có liên quan đến giao dịch, hãy bao gồm cả mã này.
Lên mạng
Tạo một phiên bản điện tử của hóa đơn thương mại của bạn để làm cho quá trình thanh toán nhanh hơn và hiệu quả hơn. Hóa đơn được tạo và gửi điện tử qua email cũng có thể được theo dõi một cách hiệu quả, đặc biệt nếu bạn yêu cầu biên lai đọc đọc của Nhật ký để theo dõi khi người nhận nhận và mở tài liệu. Điều này tránh các khiếu nại tiềm năng về hóa đơn bị mất trong thư. Nếu bạn phát hành hóa đơn giấy, hãy bao gồm một phong bì trả bưu phí để khuyến khích thanh toán kịp thời.
Cung cấp tùy chọn thanh toán
Lưu ý trên hóa đơn khi đến hạn thanh toán và liệt kê các hình phạt hoặc phí cho các khoản thanh toán trễ. Bao gồm các hướng dẫn về cách thanh toán hóa đơn, chẳng hạn như tùy chọn trực tuyến, séc công ty, séc thu ngân, phiếu chuyển tiền hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp. Cung cấp số điện thoại trực tiếp cho bộ phận kế toán của bạn trong trường hợp khách hàng muốn thanh toán dưới dạng chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ ghi nợ qua điện thoại.
