Các doanh nghiệp thường có các nhóm hoàn thành các dự án thay vì cho phép các cá nhân làm việc một mình; nhiều lợi thế tồn tại khi làm việc theo nhóm. Ví dụ, các nhóm thường đưa ra quyết định hiệu quả hơn cá nhân, các dự án có thể được hoàn thành nhanh hơn và hiệu quả hơn, nhân viên mới có thể được kết hợp thuận lợi hơn vào nơi làm việc và tinh thần nhân viên có thể được cải thiện nhờ kinh nghiệm của nhóm (xem Tài liệu tham khảo 1). Khi bạn trở thành thành viên của một nhóm được thành lập, bạn phải dành thời gian để giới thiệu bản thân và trình độ của mình để có sự chuyển đổi suôn sẻ.
Bắt đầu thư bằng cách gõ ngày. Bỏ qua một khoảng trắng và nhập tên chung của nhóm, chẳng hạn như "Nhóm bán hàng McCoy", theo sau là tên và địa chỉ công ty. Bỏ qua một khoảng trắng bổ sung và nhập "Dear (tên nhóm)" theo sau là dấu hai chấm. Nếu nhóm có ít hơn bốn người, bạn có thể nhập tên cá nhân của họ thay vì tên nhóm.
Bắt đầu đoạn đầu tiên bằng cách giới thiệu bản thân. Nói với nhóm ngay lập tức bạn là ai, bao gồm cả tiêu đề của bạn nếu bạn có, và nêu mục đích của bức thư. Ví dụ: bạn có thể viết: "Tên tôi là James Farland và tôi đang viết để giới thiệu bản thân. Bắt đầu từ thứ ba, tôi sẽ là người quản lý dự án mới của bạn trên tài khoản bán hàng McCoy." (xem Tài liệu tham khảo 1)
Cung cấp bất kỳ thông tin cơ bản mà bạn nghĩ sẽ cần thiết. Chẳng hạn, nếu bạn sẽ làm việc trong một nhóm ảo và đây là cơ hội để bạn giới thiệu bản thân với tất cả các thành viên trong nhóm trước khi bắt đầu công việc, bạn có thể bao gồm chi tiết hơn về nền tảng của bạn và những dự án khác bạn đã làm để các thành viên trong nhóm có một ý tưởng về các lĩnh vực chuyên môn của bạn và cách bạn sẽ đóng góp cho nhóm.
Cảm ơn các thành viên trong nhóm đã dành thời gian và bao gồm những điều thú vị về cách bạn mong muốn được làm việc với họ. Cung cấp thông tin liên lạc của bạn như e-mail và số điện thoại của bạn.
Đóng thư bằng cách gõ "Trân trọng" và bỏ qua ba khoảng trắng dòng. Nhập tên đầy đủ và tiêu đề của bạn. In các bản sao của thư trên tiêu đề thư của công ty và ký từng bản sao. Gửi thư cho mỗi thành viên trong nhóm.
