Các doanh nghiệp quản lý tài chính của họ bằng một trong hai hệ thống kế toán: kế toán dồn tích hoặc kế toán tiền mặt. Sự khác biệt chính nằm ở khi bạn "đặt" doanh thu và chi phí của mình - nghĩa là khi doanh nghiệp của bạn báo cáo trên bảng cân đối kế toán và về thuế, họ đã nhận được tiền hoặc chi tiêu. Mỗi hệ thống có điểm mạnh và điểm yếu.
Kế toán tiền mặt
Kế toán tiền mặt, hay cơ sở tiền mặt, là phương pháp kế toán đơn giản nhất. Nó tương tự như cách một hộ gia đình thông thường quản lý sổ séc. Trong kế toán tiền mặt, bạn chỉ ghi nhận thu nhập khi bạn thực sự nhận được tiền, bất kể khi nào bạn cung cấp hàng hóa và dịch vụ tạo ra doanh thu. Tương tự, bạn đặt chi phí khi bạn thực sự thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ, bất kể khi nào bạn đặt hàng hoặc nhận bất cứ thứ gì bạn đang trả tiền.
Kế toán dồn tích
Trong kế toán dồn tích, hoặc dựa trên cơ sở dồn tích, bạn đặt doanh thu ngay khi bạn thực hiện thỏa thuận sẽ tạo ra thu nhập, bất kể khi nào bạn kỳ vọng số tiền đó sẽ đến. Và bạn đặt chi phí ngay khi bạn có nghĩa vụ thanh toán cho một cái gì đó, bất kể khi nào bạn thực sự nhận được nó.
Trong hành động
Giả sử bạn sở hữu một nhà hàng, và bạn cần 100 pound cà chua. Bạn gọi cho nhà cung cấp sản phẩm của bạn và đặt hàng 100 bảng với giá 1 đô la một pound. Nếu bạn đang sử dụng phương pháp kế toán dồn tích, bạn sẽ đặt chi phí 100 đô la đó ngay khi bạn thực hiện nghĩa vụ - ngày bạn đặt hàng cà chua, hoặc ngày chúng được giao, tùy thuộc vào sự sắp xếp của bạn với nhà cung cấp. Nếu bạn đang trên cơ sở tiền mặt, bạn không đặt chi phí cho đến khi hóa đơn đến và bạn phải trả 100 đô la.
Về thu nhập, giả sử ai đó gọi và muốn đặt phòng tiệc của nhà hàng của bạn cho thứ Sáu tới, chi phí $ 500. Trên cơ sở dồn tích, bạn sẽ đặt $ 500 dưới dạng doanh thu ngay lập tức. Trên cơ sở tiền mặt, bạn sẽ phải đợi cho đến khi khách hàng thực sự trao tiền cho đặt phòng.
Ưu và nhược điểm
Kế toán dồn tích mang lại cảm giác tốt hơn về tốc độ kinh doanh của bạn - thứ mà trang web tư vấn kinh doanh và pháp lý mà Nolo gọi là "dòng chảy và thu nhập của doanh nghiệp và các khoản nợ". Nếu bạn đang kinh doanh ổn định hoặc doanh nghiệp của bạn đang mở rộng hoặc thu hẹp, điều đó sẽ hiển thị theo tốc độ thu nhập và chi phí đã đặt của bạn. Tuy nhiên, kế toán dồn tích có thể che giấu các vấn đề về dòng tiền, bởi vì bảng cân đối kế toán của bạn sẽ hiển thị doanh thu chưa đến. Với kế toán tiền mặt, bạn luôn biết bạn có bao nhiêu tiền tại bất kỳ thời điểm nào. Nhưng nó có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn lệch lạc về tình trạng doanh nghiệp của bạn, bởi vì một tháng "thành công" không nhất thiết là một trong đó bạn làm rất nhiều công việc tạo doanh thu, mà là một trong đó bạn được trả tiền cho công việc đã hoàn thành. Kế toán tiền mặt cũng có thể che dấu các khoản nợ chưa thanh toán.
