Quản lý tiền mặt trung tâm đề cập đến thực tiễn xử lý tất cả các giao dịch tài chính từ một địa điểm duy nhất, thay vì để các giao dịch tài chính trong tay các địa điểm riêng lẻ. Ví dụ: công ty của bạn có thể chọn điều hành tất cả các giao dịch tài chính từ văn phòng chính ở Seattle, thay vì cho phép các văn phòng vệ tinh trên toàn quốc xử lý tài chính riêng lẻ. Trong khi quản lý tiền mặt trung tâm cung cấp một số lợi thế, chẳng hạn như giám sát tài chính được cải thiện, nó cũng tạo ra những bất lợi.
Không tương thích phần mềm trong khi mở rộng
Mặc dù các công ty phần mềm đã thực hiện các bước để cải thiện các biến chứng phát sinh khi các chương trình khác nhau cố gắng nói chuyện với nhau, các vấn đề về khả năng tương tác vẫn khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn. Vấn đề này thường chứng tỏ đặc biệt có vấn đề trong quá trình sáp nhập. Nếu công ty của bạn mua lại một doanh nghiệp khác chạy phần mềm kế toán hoặc sổ sách khác nhau, việc triển khai quản lý tiền mặt tập trung tại doanh nghiệp thường có nghĩa là đại tu toàn bộ cơ sở hạ tầng CNTT tài chính khác của doanh nghiệp. Đại tu như vậy đòi hỏi thời gian, lao động và chi phí.
Tăng tác động của trục trặc phần mềm
Giả sử rằng không có gì sai với hệ thống quản lý tiền mặt của bạn, nhân viên sẽ nhận được tiền lương của họ như đồng hồ. Rất ít hệ thống máy tính và gói phần mềm vẫn không có vấn đề trong suốt cuộc đời của họ. Cập nhật phần mềm và thậm chí phần sụn bị lỗi có thể làm sập các chương trình, ăn dữ liệu và đóng băng hệ thống. Ngoài ra, lỗi người dùng trong việc quản lý hoặc thao túng phần mềm quản lý tiền mặt hoặc thậm chí dữ liệu có thể trì hoãn thanh toán cho mọi nhân viên và tất cả các nhà cung cấp của bạn. Quản lý tiền mặt phân tán và trên giấy cũng gặp phải vấn đề lỗi người dùng, nhưng nó giới hạn vấn đề ở một nhóm nhỏ hơn hoặc một cơ sở duy nhất, thay vì toàn bộ tổ chức của bạn.
Điều chỉnh cho nhiều khu vực thời gian
Quản lý tiền mặt trung tâm tạo ra tiềm năng cho các vấn đề về thời gian nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ở nhiều múi giờ hoặc quốc tế. Giả sử doanh nghiệp của bạn thanh toán cho tất cả nhân viên vào cùng một ngày, hệ thống của bạn phải tính đến khi ngân hàng ngừng xử lý giao dịch trên tất cả các múi giờ có liên quan và điều chỉnh thời gian thanh toán cho nhân viên làm việc trên dòng ngày quốc tế. Thay vì gửi một khoản thanh toán hàng loạt, như bạn sẽ làm nếu tất cả nhân viên sống tại địa phương, doanh nghiệp của bạn phải quản lý nhiều khoản thanh toán hàng loạt trong một khoảng thời gian.
Những ý kiến khác
Nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng quản lý tiền mặt trung tâm theo mặc định vì doanh nghiệp chỉ có một địa điểm duy nhất. Nếu bạn quyết định mở rộng nhưng không thực hiện quản lý tiền mặt trung tâm tại thời điểm đó, bạn có thể định vị doanh nghiệp của mình để thay đổi trong tương lai bằng cách cài đặt phần mềm giống hệt nhau tại tất cả các địa điểm của bạn. Điều đó giúp loại bỏ vấn đề tương tác trước khi bắt đầu và có nghĩa là bạn có thể nhập dữ liệu theo ý muốn từ bất kỳ địa điểm kinh doanh nào của bạn. Việc duy trì một hệ thống quản lý tiền mặt phân tán làm phức tạp công việc của các nhân viên tài chính của bạn, vì họ phải thu thập và đánh giá thông tin tài chính từ tất cả các nguồn để xác định tình hình tài chính của doanh nghiệp của bạn.
