Công nghệ đã cách mạng hóa các quy trình đầu ra văn phòng, biến máy photocopy thành máy in khổng lồ có thể kết nối mạng. Giống như bất kỳ sự tiện lợi nào mang đến triển vọng sử dụng sai, sản phẩm chất lượng cao của máy photocopy có thể tạo điều kiện cho việc chiếm dụng tài sản trí tuệ. Khi bạn xem xét những gì các máy này có thể cung cấp cho trường học hoặc doanh nghiệp của bạn, những mặt tích cực của chúng có thể vượt trội hơn những nhược điểm của chúng, nhưng những tiêu cực của chúng sẽ nhắc bạn lập kế hoạch cẩn thận cho việc triển khai và sử dụng chúng.
Tài liệu sao chép
Ngoại trừ máy in đa chức năng khối lượng thấp, máy photocopy dựa vào mực tương tự như nguồn cung cấp bạn mua cho máy in laser. Bạn càng chi nhiều cho thiết bị, độ phân giải của nó càng tốt, cho đến thiết bị tạo ra đầu ra hầu như không thể phân biệt được với các tài liệu gốc. Màu đầy đủ hoặc đơn sắc - chỉ màu đen - những máy này có thể bơm ra số lượng lớn bản sao trong thời gian ngắn. Sự dễ dàng và trung thực mà họ tái tạo tài liệu nguồn có thể nhắc nhở mối lo ngại về bảo mật thông tin, đánh cắp dữ liệu, vi phạm bản quyền và giả mạo. Trong môi trường kinh doanh, văn phòng y tế hoặc pháp lý hoặc bất kỳ kịch bản nào liên quan đến dữ liệu độc quyền hoặc bí mật, máy photocopy có thể gây ra mối đe dọa đối với việc kiểm soát thông tin theo quy định của pháp luật hoặc theo thông lệ.
Tiện ích chức năng
Máy photocopy sớm thiếu bộ nạp tài liệu tự động và không thể đối chiếu các lần chạy đa hướng. Thiết bị hiện đại biến hành động sao chép tài liệu thành hành động thông thường. Được kết nối với máy tính ở nhà hoặc văn phòng, một trong những máy này có thể thay thế nhiều máy in để bàn bằng công nghệ tự động tạo bản sao hai mặt, đối chiếu và ghim tài liệu, lưu trữ các biểu mẫu in lại thường xuyên để sao chép ngay lập tức, fax từ máy tính để bàn hoặc máy photocopy và email đầu ra của nó. Sự tiện lợi đó có thể tăng tốc và đơn giản hóa các hoạt động văn phòng, nhưng sự phức tạp của điều khiển máy photocopy có thể khiến người dùng chọn sai tùy chọn, lãng phí giấy và vật tư vào đầu ra bên ngoài.
Chi phí vận hành
Bởi vì hầu hết các máy photocopy hoạt động giống như máy in laser, chúng hợp nhất một hỗn hợp bột và chất tạo màu lên bề mặt của tờ giấy. Quá trình hợp nhất đó phụ thuộc vào nhiệt, điều này thúc đẩy sự thèm ăn điện, làm tăng chi phí tiện ích văn phòng. Máy photocopy cũng yêu cầu vật tư tiêu hao, bao gồm mực có thể có giá cao hơn nguồn cung cấp tương đương cho máy in laser. Các hộp mực năng suất cao này có thể tồn tại lâu hơn các nguồn cung cấp máy in để bàn tương đương, nhưng hiệu suất đó mang lại một mức giá cao hơn. Đặc biệt trong hoạt động khối lượng lớn, máy photocopy cũng có thể yêu cầu dịch vụ định kỳ để duy trì hiệu suất đầu ra của chúng. Một hợp đồng dịch vụ có thể bao gồm cả nguồn cung cấp và bảo trì, nhưng nó thêm một chi phí cố định khác vào dòng dưới cùng của bạn.
Lưu trữ dữ liệu
Một máy photocopy lưu trữ thông tin tài liệu để thu hồi và xuất ngay lập tức, và fax và gửi email những gì bạn sao chép, sử dụng ổ cứng bên trong để giữ lại các lần quét trang để truy xuất ngắn hạn hoặc dài hạn. Việc lưu trữ dữ liệu đó cho thấy sự thuận tiện cho các chức năng văn phòng, nhưng nó có thể khiến thông tin nhạy cảm có nguy cơ bị lạm dụng vô tình hoặc cố ý. Giống như bất kỳ ổ cứng nào, cơ chế lưu trữ trong máy photocopy có thể mang lại bí mật rất lâu sau khi bạn xóa thông tin và tài liệu khỏi nó, và yêu cầu cùng một loại điều khoản bảo mật bạn áp dụng cho ổ cứng máy tính khi bạn bán hoặc ngừng hoạt động hệ thống.
