Những đổi mới trong công nghệ truyền thông điện tử đã thúc đẩy Thời đại Thông tin, một khoảng thời gian có tính năng truyền tải thông tin gần như tức thời. Thế giới kỹ thuật số cung cấp các giao diện như email, tin nhắn tức thời và các phòng trò chuyện giúp truyền tải thông tin đồng thời tới nhiều người. Đối với nhiều tổ chức, truyền thông điện tử đã trở thành một điều cần thiết để tham gia vào thương mại hiện đại. Thương mại điện tử đã mở ra nhiều cơ hội vì nó cho phép hợp tác toàn cầu quy mô lớn.
Truyền nhanh
Giao tiếp điện tử cho phép chuyển nhanh chóng hàng hóa, tiền bạc và ý tưởng. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu nhân viên chuyển giao ý tưởng, qua thư, trực tiếp hoặc qua điện thoại. Điều này cũng xảy ra ở quy mô lớn hơn - ví dụ, gửi hàng tá thông điệp email giúp nhân viên tiết kiệm thời gian cần thiết để thực hiện 12 cuộc gọi điện thoại hoặc gửi 12 bản ghi nhớ. Để duy trì tính cạnh tranh, nơi làm việc hiện đại phải hoạt động với tốc độ tương đương với các đối thủ, sử dụng Internet và giao tiếp điện tử.
Hợp tác thông tin
Thông tin là một hàng hóa có giá trị cho nhiều tổ chức. Một số thuộc tính, chẳng hạn như độ chính xác, khả năng truy cập, ứng dụng và độ hiếm, làm cho thông tin có giá trị hơn. Thông tin có thể được sử dụng để hỗ trợ nhân viên ra quyết định cũng có giá trị. Khả năng truyền đạt thông tin này nhanh chóng làm tăng giá trị của dữ liệu. Nhân viên nghiên cứu và chia sẻ có thể đi đến quyết định sáng suốt hơn nhanh hơn nếu họ sử dụng giao tiếp phi điện tử.
Hệ thống thông tin chung
Hệ thống thông tin sử dụng giao tiếp điện tử để thu thập, xử lý, lưu trữ, truy xuất và phân phối thông tin. Các hệ thống này hỗ trợ nhân viên trong tổ chức và hợp tác. Một hệ thống lạm phát văn phòng bao gồm các thành phần vật lý, được gọi là phần cứng và các chương trình tạo giao diện giao tiếp thân thiện với người dùng, được gọi là phần mềm. Các tập tin máy tính được gọi là cơ sở dữ liệu lưu trữ công ty, nhân viên và thông tin nghiên cứu. Máy tính được kết nối thông qua phần cứng và phần mềm được gọi là mạng. Mạng là công cụ thuận tiện để chia sẻ và cộng tác thông tin nơi làm việc.
Chức năng của giao tiếp điện tử tại nơi làm việc
Trong một số trường hợp, chẳng hạn như thương mại điện tử, các hệ thống truyền thông là cần thiết để tham gia vào thị trường. Trong các trường hợp khác, công ty sử dụng giao tiếp điện tử để theo kịp hoặc đạt được lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh. Một hệ thống truyền thông vận hành tốt giúp nơi làm việc hiệu quả hơn bằng cách cung cấp sự tương ứng nhanh và hỗ trợ quá trình ra quyết định bằng cách cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào thông tin liên quan. Một số công ty sử dụng giao tiếp điện tử để hỗ trợ các chức năng quản trị như lên lịch, xử lý giao dịch và theo dõi bảng chấm công của nhân viên. Truyền thông điện tử cũng có thể giúp cộng tác giữa các bộ phận liên kết các khía cạnh lập kế hoạch như phát triển, tiếp thị và chiến lược.
