Một hệ thống kiểm kê vĩnh viễn theo dõi hàng tồn kho liên tục. Nó cộng tất cả các giao dịch mua trong tài khoản "hàng tồn kho" hoặc hàng tồn kho của hàng hóa và chuyển chúng vào tài khoản "giá vốn hàng bán" khi chúng được bán. Tuy nhiên, một hệ thống kiểm kê định kỳ cung cấp số dư của tài khoản hàng tồn kho chỉ vào cuối kỳ kế toán. Vào cuối năm, số dư hàng tồn kho được điều chỉnh để phản ánh số lượng vật lý thông qua hai mục: thứ nhất, xóa khoảng không quảng cáo ban đầu vào tài khoản "tóm tắt thu nhập" tạm thời và thứ hai, nhập số dư tồn kho vật lý.
Loại bỏ số dư hàng tồn kho bắt đầu. Trong một hệ thống kiểm kê định kỳ, số dư này được giữ ổn định cho đến khi số lượng vật lý thực tế, do các chi phí liên quan, thường chỉ xảy ra vào cuối năm tài chính. Ghi nợ hoặc tăng tài khoản tóm tắt thu nhập và tín dụng hoặc xóa tài khoản kiểm kê hàng hóa. Nói cách khác, di chuyển số dư hàng tồn kho vào tài khoản tóm tắt thu nhập.
Nhập số dư tồn kho hàng hóa kết thúc, đó là số lượng vật lý. Tín dụng hoặc giảm tóm tắt thu nhập và ghi nợ hoặc tăng hàng tồn kho.
Tính giá vốn hàng bán. Trong một hệ thống định kỳ, việc mua hàng tồn kho và bán hàng mới được theo dõi trong tài khoản "mua hàng" và "bán hàng" tương ứng. Thêm mua hàng vào khoảng không quảng cáo ban đầu, là khoảng không quảng cáo cuối kỳ trước, để lấy hàng có sẵn để bán. Trừ hàng tồn kho cuối cùng để có được giá vốn hàng bán. Ví dụ: nếu số dư tồn kho hàng hóa ban đầu là $ 1.000 và mua hàng trong khoảng thời gian là $ 500, thì hàng hóa có sẵn để bán bằng $ 1.500 ($ 1.000 + $ 500). Nếu hàng tồn kho cuối kỳ là $ 900, thì giá vốn hàng bán là $ 600 ($ 1.500 - $ 900).
