Báo cáo tài chính của bạn là một ảnh chụp nhanh về doanh nghiệp của bạn tại một thời điểm nhất định. Chúng rất hữu ích, nhưng thực tế là bạn thường không thể ngăn doanh nghiệp của mình theo dõi trong khi bạn chuẩn bị báo cáo. Hàng tồn kho của bạn sẽ tiếp tục thay đổi trong khi bạn đang làm việc trên sách, bạn vẫn sẽ bán hàng và đặt hàng và nhân viên của bạn sẽ vẫn cần được thanh toán. Số tiền nhân viên của bạn kiếm được sau chu kỳ trả lương cuối cùng của năm được gọi là tiền lương hoặc tiền lương tích lũy, và bạn sẽ cần phải thêm chúng và điều chỉnh báo cáo tài chính của mình để phản ánh chúng.
Tiền lương tích lũy là gì?
Báo cáo tài chính của bạn chia tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn thành hai loại, tài sản và nợ phải trả. Nếu một tài khoản đại diện cho số tiền mà công ty bạn nợ, đó là một tài sản. Bạn có thể chưa có nó trong sở hữu của bạn, nhưng trong những điều bình thường, cuối cùng nó sẽ kết thúc trong tài khoản ngân hàng của bạn. Tiền mà công ty bạn nợ người khác là một khoản nợ, ngay cả khi hiện tại nó đang nằm trong tài khoản của bạn, vì lý do chính xác như vậy. Đó là những gì xảy ra vào cuối kỳ báo cáo khi bạn nợ tiền nhân viên của mình cho những ca làm việc họ đã làm nhưng chưa được trả tiền. Đó là trách nhiệm bạn đã tích lũy hoặc tích lũy, giống như các khoản thanh toán cho thuê trên thiết bị hoặc cơ sở của bạn.
Tại sao doanh nghiệp sử dụng tiền lương tích lũy
Nếu bạn đã vay 20 đô la từ một người bạn, bạn hoàn toàn có thể ghi chú vào sổ séc của mình vài tuần sau khi bạn viết séc để trả lại cho anh ấy. Tuy nhiên, mọi thứ sẽ trở nên tồi tệ nếu bạn cố gắng điều hành một doanh nghiệp theo cách đó. Đó là lý do tại sao đó là một nguyên tắc kế toán mà bạn phải ghi lại bất kỳ chi phí nào - bao gồm cả tiền lương - trong giai đoạn mà nó được tích lũy. Tiền lương bạn nợ sẽ hiển thị ở hai nơi vì hầu hết các doanh nghiệp sử dụng kế toán kép. Bạn sẽ cần ghi lại chúng trên bảng cân đối kế toán của mình như một khoản nợ và trên báo cáo thu nhập của bạn dưới dạng chi phí. Nếu bạn không làm như vậy, báo cáo tài chính của bạn vào cuối kỳ báo cáo sẽ không chính xác.
Biên chế đã được xử lý, Biên chế đó không phải là
Vào cuối kỳ báo cáo của bạn, cho dù đó là hàng tháng, hàng quý hoặc cuối năm tài chính của bạn, có thể bạn sẽ hiển thị một số giá trị đô la của mức lương chưa thanh toán trên sách của bạn. Đó là bởi vì rất hiếm khi một doanh nghiệp giải quyết vấn đề với nhân viên ngay khi kết thúc chu kỳ trả lương. Thông thường, sẽ có một tuần hoặc nhiều hơn giữa ngày giới hạn biên chế và ngày trả lương của bạn. Nếu cuối năm của bạn rơi vào tuần đó, bạn sẽ có một số tiền lương đã được xử lý và chờ phát hành, và đó là những gì hiển thị trên sách của bạn. Chi phí lương tích lũy của bạn là khác nhau. Hầu hết nhân viên của bạn cũng sẽ làm việc trong những ngày giữa cuối chu kỳ thanh toán và kết thúc kỳ báo cáo của bạn và đó là những khoản tiền bạn cần để điều chỉnh.
Làm bài dự thi để nhận lương
Nơi đầu tiên bạn sẽ cần thực hiện một mục là trên bảng cân đối kế toán của bạn, ở phía tín dụng của sổ cái. Bạn sẽ có một tài khoản ở đây được gọi là "Tiền lương phải trả", hoặc một cái gì đó dọc theo những dòng đó. Hầu hết thời gian sẽ có một số tiền ở đây, đại diện cho bảng lương đã được xử lý từ kỳ thanh toán trước đó. Đây là nơi bạn sẽ thêm tiền lương tích lũy, sau khi bạn đã tính tổng cộng. Trên báo cáo thu nhập của bạn, về mặt ghi nợ của sổ cái, bạn sẽ có một tài khoản tương tự có tên "Chi phí tiền lương" hoặc một cái gì đó tương tự. Bạn sẽ thêm số tiền tương ứng ở đây. Cuối cùng, trong hầu hết các trường hợp, sách của bạn cũng sẽ bao gồm một tạp chí ghi lại từng giao dịch. Khi bạn đã thực hiện các điều chỉnh của mình cho bảng cân đối và báo cáo thu nhập, bạn cũng cần phải đăng nhập chúng vào nhật ký. Bạn sẽ nhập Chi phí tiền lương trên tạp chí của bạn dưới dạng ghi nợ và Tiền lương phải trả dưới dạng tín dụng.
Tính số tiền cho nhân viên hàng giờ
Công ty của bạn có thể có nhân viên hàng giờ, nhân viên làm công ăn lương hoặc phổ biến hơn cả hai. Tính toán số tiền còn nợ bạn nợ nhân viên hàng giờ của bạn là tương đối đơn giản. Nếu bạn giữ bảng chấm công chính thức ở dạng giấy hoặc điện tử, bạn có thể kéo chúng để tìm nhân viên nào làm việc vào giờ nào. Từ đó, tính số giờ làm việc của mỗi nhân viên và nhân số đó với tỷ lệ hàng giờ của họ. Xem lại lịch trình trong vài ngày qua nếu doanh nghiệp của bạn đủ nhỏ để bạn không cần sử dụng bảng chấm công chính thức. Cộng tất cả các giờ đã lên lịch, thực hiện bất kỳ mức giảm cần thiết nào cho nhân viên đã rời đi sớm, đến muộn hoặc bị ốm, sau đó nhân số giờ thực tế làm việc theo tỷ lệ hàng giờ của nhân viên. Cuối cùng, cộng tổng số để đến một con số cho tổng tiền lương tích lũy hàng giờ.
Tính số tiền cho nhân viên làm công ăn lương
Việc tính toán mức lương tích lũy cho nhân viên được trả lương của bạn phức tạp hơn một chút, mặc dù điều đó vẫn không đặc biệt khó khăn. Tiền lương được thể hiện theo cách thông thường là một con số hàng năm hoặc hàng tháng, vì vậy bạn sẽ cần chia số tiền đó thành một khoản tiền mỗi ngày. Đối với mức lương hàng năm, bạn có thể chia nhỏ tổng số ngày làm việc trong một năm và chia tiền lương cho số đó. Kết quả sẽ là mức lương hàng ngày của nhân viên của bạn. Nếu mức lương là hàng tháng, bạn có thể sử dụng cùng một phương pháp và tính số ngày làm việc thực tế trong tháng. Tuy nhiên, một số công ty làm việc trong 30 tháng cho mục đích kế toán, vì vậy, nếu bạn rơi vào danh mục đó, bạn cần tính số ngày tính đến cuối tháng kế toán thay vì cuối tháng. Khi bạn đã sắp xếp điều đó và đưa ra con số hàng ngày cho mỗi nhân viên đã làm việc trong những ngày cuối cùng của kỳ báo cáo, bạn có thể tính tổng số đó và có một con số cho tổng tiền lương tích lũy của bạn.
Tính giờ làm thêm, hoa hồng và tiền thưởng
Công việc của bạn không hoàn thành được một khi bạn đã tính ra tiền lương và tiền công hàng giờ. Thường thì nhân viên của bạn sẽ kiếm được thêm tiền dưới dạng làm thêm giờ, hoa hồng hoặc tiền thưởng, và những thứ đó cũng cần được tính đến. Để tính thời gian làm thêm cho nhân viên hàng giờ của bạn, bạn sẽ cần tham khảo luật làm thêm giờ của tiểu bang hoặc, nếu áp dụng cho bạn, bất kỳ thỏa thuận thương lượng tập thể nào đưa ra mức phí bảo hiểm cao hơn cho thời gian làm thêm. Một số nhân viên cũng có thể nhận được tiền lương theo yêu cầu, chênh lệch lương khi làm việc theo ca không phổ biến hoặc trả lương nguy hiểm cho các nhiệm vụ nguy hiểm. Bạn sẽ phải tính toán số tiền đó cho từng nhân viên bị ảnh hưởng. Theo cách tương tự, bạn sẽ cần tính ra bất kỳ khoản hoa hồng hoặc tiền thưởng nào mà nhân viên làm việc theo giờ và lương của bạn kiếm được trong vài ngày cuối của kỳ kế toán. Họ sẽ thêm vào tổng tiền lương tích lũy của bạn.
Ngày ốm và ngày nghỉ
Một sự phức tạp khác mà bạn cần phải giải quyết là những ngày ốm đau, những ngày cá nhân được trả lương và tiền nghỉ lễ. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn sử dụng năm dương lịch làm năm tài chính của mình, vì vậy cuối năm tài chính của bạn trùng với ngày lễ. Nếu bạn cung cấp các ngày cá nhân được trả lương, họ thường tương đương với một ngày lương cho nhân viên làm công ăn lương hoặc một ca làm việc bình thường - thường là tám giờ - cho một nhân viên làm việc theo giờ. Những ngày đau ốm làm việc theo cùng một cách, và họ thường được nghỉ vào ngày nghỉ thay vì một ngày cá nhân hoặc vì nhân viên của bạn đã bị bệnh một cách hợp pháp. Pháp luật về lương ngày lễ khác nhau, tùy thuộc vào việc doanh nghiệp của bạn hoạt động ở đâu, nhưng trong hầu hết các trường hợp, nó sẽ giảm xuống mức lương một ngày cho những nhân viên không làm việc trong ngày lễ và trả lương cao hơn cho những người làm.
Cho phép thuế và lợi ích
Khi bạn đã tính hết tất cả các tổng số đó, bạn sẽ có một con số cho tất cả các bảng lương tích lũy thực tế của bạn. Tuy nhiên, công việc của bạn vẫn chưa hoàn thành, bởi vì mỗi đô la trong số tiền đó cũng chiếm một tỷ lệ nhỏ hơn bạn nợ dưới dạng thuế biên chế của tiểu bang và liên bang. Nếu công ty của bạn cung cấp lợi ích cho nhân viên của mình, hoặc cho một số loại nhân viên, những lợi ích đó cũng được coi là thu nhập chịu thuế. Bạn sẽ cần tính ra giá trị đồng đô la mỗi ngày của những lợi ích đó và áp dụng chúng cho tất cả các nhân viên đủ điều kiện để đưa ra tổng số tiền lương tích lũy cuối cùng của bạn, bao gồm cả những lợi ích đó. Khi đã có, bạn có thể tính số tiền thuế biên chế bạn sẽ nợ. Nói một cách chính xác, đó không phải là một phần của việc điều chỉnh tiền lương tích lũy, nhưng bạn sẽ phải điều chỉnh các tài khoản thuế của mình theo cùng một cách vì tất cả đều là một phần của cùng một nhiệm vụ.
Cho phép chi phí xử lý tiền lương
Nếu bạn sử dụng một công ty bên ngoài để xử lý bảng lương cho bạn, thì có một khoản cuối cùng bạn cần tính đến. Đó là số tiền bạn phải trả cho việc xử lý bảng lương của mình, số tiền này sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp bạn sử dụng và gói dịch vụ bạn đã chọn. Thông thường, phí của bạn sẽ tính theo từng nhân viên mỗi tháng, do đó, việc tính toán số tiền mỗi ngày cũng giống như tính toán số tiền mỗi ngày cho mức lương hàng tháng. Nhân số tiền trên mỗi nhân viên với số lượng nhân viên, chia con số đó cho số ngày trong tháng và sau đó nhân số tiền đô la mỗi ngày đó với số ngày còn lại vào cuối tháng. Nếu công ty của bạn nhỏ, bạn có thể kết hợp số tiền này trực tiếp vào tổng số tiền lương tích lũy. Ở các công ty lớn hơn, bạn có thể có một tài khoản riêng cho chi phí tiền lương, nhưng cũng như thuế lương của bạn, việc tính toán và hạch toán số tiền đó trong khi bạn đang thực hiện mức lương tích lũy của mình.
Làm thế nào để điều chỉnh mục nhập cho tiền lương tích lũy
Bây giờ bạn đã tìm ra tất cả số tiền có liên quan, cuối cùng bạn đã sẵn sàng để quay lại đọc sách và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Trước tiên, hãy quay lại tài khoản "Tiền lương phải trả" ở phía tín dụng của bảng cân đối kế toán của bạn hoặc bất kỳ tài khoản nào được gọi trong sổ sách của bạn. Bạn sẽ có một mục ở đó cho giai đoạn thanh toán trước đó, đã được xử lý và hạch toán. Bây giờ bạn sẽ đặt một mục mới ở đó, với mô tả "Điều chỉnh mục nhập" và thêm tiền lương bạn đã tính cho những ngày cuối cùng của thời gian. Nếu bạn tự giữ sách, bạn có thể biết nhiều thông tin hơn và gắn nhãn là "Điều chỉnh mục nhập cho tiền lương tích lũy" hoặc một cái gì đó tương tự, để giúp bạn nhớ rõ hơn những gì bạn đã làm. Bây giờ, chuyển đến báo cáo thu nhập của bạn và nhập một mục điều chỉnh theo cách chính xác theo cách tương tự trên mặt ghi nợ của sổ cái của bạn. Cuối cùng, đăng nhập cả hai mục điều chỉnh vào tạp chí của bạn. Nếu bạn sử dụng chương trình kế toán trên máy vi tính hoặc hệ thống thủ công "một lần viết", số tiền chính xác có thể tự chuyển vào tạp chí mà bạn không cần phải làm điều đó.
Những nhược điểm của việc quên điều chỉnh các mục nhập cho tiền lương tích lũy
Nếu bạn giữ sách của riêng mình hoặc sử dụng một nhân viên kế toán không được đào tạo chính thức, có thể bỏ qua những điều chỉnh này trong bối cảnh căng thẳng và hối hả khi làm báo cáo cuối năm, hàng quý hoặc hàng tháng. Điều đó đặc biệt đúng nếu cuối năm tài chính của bạn trùng với năm dương lịch, vì vậy bạn đang tham dự điều này trong khi cố gắng theo kịp nghĩa vụ cá nhân của mình trong các ngày lễ. Hoàn toàn dễ hiểu nếu bạn bỏ lỡ các điều chỉnh, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không có trách nhiệm giữ sách của mình đúng cách.
Giữ slshod hoặc sách không chính xác có thể có một số tác động. Người cho vay hoặc nhà đầu tư tiềm năng có thể cảnh giác, và đúng như vậy nếu họ thấy không chính xác trong tài chính của bạn. Điều đó cũng có nghĩa là bạn không làm việc với thông tin chính xác, điều này khiến cho việc lập kế hoạch quản lý trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn đang ở trong một thị trường mà việc tuyển dụng nhân viên đã là một thách thức, thì tiếng tăm của việc trả lương sẽ không giúp ích gì cho bạn. Cuối cùng, việc không tính đúng thuế biên chế của bạn có thể dẫn đến tiền phạt và sự chú ý không mong muốn từ cơ quan thuế nhà nước hoặc IRS. Thực hiện các điều chỉnh đòi hỏi một chút công việc từ phía bạn - hoặc phần kế toán của bạn - nhưng cũng đáng nỗ lực để làm cho đúng.
