Cách giữ hồ sơ cho một doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ cần lưu giữ hồ sơ để duy trì tình trạng công ty của mình. Ngay cả khi bạn chọn không kết hợp kinh doanh nhỏ của mình, việc giữ hồ sơ kinh doanh là điều hợp lý. Nếu bạn từng muốn bán doanh nghiệp của mình hoặc theo dõi những gì bạn đã làm trong quá khứ, bạn sẽ cần phải có dữ liệu để tham khảo. Dưới đây là cách giữ hồ sơ cho một doanh nghiệp nhỏ.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Hai chất kết dính ba vòng
Các tab chỉ mục cho mỗi chất kết dính
Truy cập Internet

Mua hai chất kết dính ba vòng và các tab chỉ mục. Bạn sẽ sử dụng một chất kết dính cho các hồ sơ chính thức của mình (những yêu cầu của văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao Hoa Kỳ để duy trì tình trạng doanh nghiệp của bạn) và cái kia cho hồ sơ kinh doanh hàng ngày.

Nghiên cứu những hồ sơ cần được duy trì trong chất kết dính chính thức. Truy cập trang web của Bộ trưởng Ngoại giao để biết danh sách các hồ sơ được pháp luật yêu cầu. Hầu hết các tiểu bang yêu cầu tối thiểu các hồ sơ sau đây phải được lưu giữ trong sổ chính thức: các bài viết của công ty hoặc tổ chức, biên bản cuộc họp, nghị quyết, chứng chỉ và con dấu của công ty.

Xác định những hồ sơ bổ sung cần được lưu giữ. Những hồ sơ sẽ được duy trì trong chất kết dính thứ hai. Sau đây là các ví dụ về hồ sơ cần được lưu giữ trong sổ ghi chép hồ sơ: * Hồ sơ kế toán Ứng dụng và giấy phép Hợp đồng được ký kết bởi công ty Chính sách bảo hiểm do công ty tổ chức Giấy chứng nhận thành viên Tên và địa chỉ của tất cả các thành viên hoặc cổ đông và lợi ích của họ Tên của các sĩ quan Thỏa thuận điều hành hoặc theo luật và bất kỳ sửa đổi nào Chia sẻ giao dịch * Hồ sơ nhà nước (như báo cáo hàng năm)

Dán nhãn các tab chỉ mục. Tạo các tab chỉ mục cho tất cả các bản ghi bạn sẽ giữ trong mỗi chất kết dính.

Đặt các bản ghi đằng sau các tab chỉ mục tương ứng của họ. Sắp xếp qua tất cả các giấy tờ của bạn và đặt hồ sơ kinh doanh đằng sau mỗi tab tương ứng. Bảng chữ cái các tab chỉ mục sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy các bản ghi bạn cần.

Tài liệu quyết định kinh doanh khi họ transpire. Tạo một dấu vết giấy cho mọi quyết định và giao dịch mà doanh nghiệp nhỏ của bạn thực hiện. Giữ một bản ghi các quyết định kinh doanh, cả hai phút cho các cuộc họp chính thức và một bản ghi không chính thức các quyết định được đưa ra trong quản lý công ty hàng ngày. Hãy chắc chắn để hẹn hò với tất cả các hồ sơ.

Giữ hồ sơ cập nhật. Thiết lập các chất kết dính chỉ là bước đầu tiên. Bạn cần giữ thông tin hiện tại, giữ ít nhất ba năm nghị quyết của thành viên hoặc cổ đông.

Lời khuyên

Mẫu phút và hồ sơ kinh doanh khác có sẵn trực tuyến. Bạn cũng có thể mua các mẫu hồ sơ kinh doanh chung từ các công ty khác nhau chuyên kết hợp các doanh nghiệp mới.