Thực hành với doanh nghiệp của bạn là một điều tốt, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng áp dụng cho mọi giai đoạn hoạt động. Nhập dữ liệu là một khía cạnh quan trọng của kinh doanh trong đó việc chuyển sang các quy trình tự động hầu như luôn luôn tốt hơn. Trong các doanh nghiệp rất nhỏ mà chủ sở hữu là nhà điều hành chính, vẫn có thể thực hiện tất cả các mục nhập dữ liệu theo cách thủ công, mặc dù việc nâng cấp lên hệ thống tự động có thể giúp các hoạt động mượt mà hơn. Đối với các công ty có nhiều hơn một hoặc hai nhân viên, điều này cũng có thể có ý nghĩa về tài chính để tránh xa việc nhập dữ liệu thủ công càng sớm càng tốt.
Nhược điểm: Lỗi của con người
Hãy cố gắng hết sức, con người dễ bị lỗi hơn máy tính. Mặc dù một hệ thống máy tính thỉnh thoảng có trục trặc, nhưng nó thường ghi lại dữ liệu và sắp xếp nó theo cách chính xác hơn so với con người, ít cần kiểm tra lỗi hơn. Xử lý dữ liệu thủ công đòi hỏi nhiều mắt hơn để kiểm tra và kiểm tra dữ liệu gấp đôi cho chính xác.
Nhược điểm: Tốc độ
Phải mất rất nhiều thời gian để nhập dữ liệu thủ công. Máy móc và máy tính thường nhanh hơn con người, giúp giải phóng thời gian để nhân viên tập trung vào những thứ khác. Thay vì nhập số cả ngày, nhân viên của bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để xem xét hàng tồn kho, tạo biểu đồ hoặc vẽ lên các dự báo cho sự phát triển trong tương lai.
Nhược điểm: Chi phí lao động
Chi phí rất nhiều tiền để trả cho mọi người để nhập dữ liệu thủ công và điều này khiến các doanh nhân và nhân viên khác không đầu tư nhiều thời gian hơn vào quan điểm đóng góp lớn nhất của họ đối với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Công việc của nhiều người hiện có thể được hoàn thành bởi một người, điều đó có nghĩa là bạn cần ít nhân viên nhập dữ liệu hơn hoặc bạn có thể sử dụng nhân viên của mình trong các lĩnh vực thu hút quà tặng của họ tốt hơn để tăng tốc độ phát triển của công ty.
Ưu điểm: Chi phí hệ thống
Nhập dữ liệu thủ công không yêu cầu hệ thống, máy móc và chương trình đắt tiền. Các chủ doanh nghiệp nhỏ không phải lúc nào cũng có một quỹ khởi nghiệp lớn khi vận hành và hoạt động. Một hệ thống xử lý thủ công cho phép doanh nghiệp tham gia vào trò chơi mà không phải đầu tư nhiều vốn quý vào máy tính, máy móc và phương pháp xử lý máy tính.
Ưu điểm: Dễ dàng cho khởi nghiệp nhỏ
Một số doanh nhân có ý thức tốt về cách theo dõi dữ liệu trên giấy bằng cách sử dụng các sổ cái, nhưng không thoải mái với hệ thống máy tính. Trong thời gian mà bạn có khả năng học được rất nhiều thứ cùng một lúc để đưa doanh nghiệp của bạn đi, tốt nhất là tạm thời ngừng học một hệ thống nhập dữ liệu. Miễn là bạn giữ các bản ghi chính xác theo cách thủ công, bạn có thể chờ đợi để khám phá tùy chọn đó cho đến khi phần còn lại của hoạt động hàng ngày của bạn là thường xuyên hơn.
Ưu điểm: Tăng giám sát
Khi bạn lưu giữ hồ sơ bằng tay, bạn có quyền kiểm soát từng loại số riêng lẻ được đặt vào. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu duy nhất khiến doanh số hoặc xu hướng khó theo dõi theo cách tự động, bạn có thể cần theo dõi các số này bằng tay.Ví dụ, các cơ quan dịch vụ xã hội ghi lại các thay đổi trong động lực gia đình hoặc giảm bớt sự đau khổ về cảm xúc có thể tìm thấy các phương pháp xử lý dữ liệu thủ công chính xác hơn các phương pháp tự động.
Chuyển từ thủ công sang nhập dữ liệu hiện đại
Mặc dù nhập dữ liệu thủ công đôi khi dễ dàng nhất với một doanh nghiệp rất nhỏ và cho phép chi phí nhỏ hơn trong việc bắt đầu, khi một doanh nghiệp phát triển, thì phương pháp của nó cũng phải như vậy. Khi bạn đã sẵn sàng để chuyển từ nhập dữ liệu thủ công sang một thứ phức tạp hơn một chút, bạn có thể xem xét các chương trình như Quicken, QuickBooks hoặc chương trình miễn phí, ZipBooks. Bất kỳ chương trình bảng tính nào cũng có thể giúp bạn phân loại các biện pháp khác, chẳng hạn như tỷ lệ thành công của chương trình, xu hướng của nhân viên hoặc thay đổi về động lực và dự đoán theo những cách dễ hiểu. Sẽ là khôn ngoan khi nhập một vài tháng hoặc vài năm dữ liệu trong quá khứ để bạn có thể thấy xu hướng của các số mới khi bạn nhập chúng. Khi nghi ngờ, hãy tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia nhập dữ liệu để được trợ giúp một lần hoặc như thường xuyên hỗ trợ trong việc duy trì hồ sơ dữ liệu chính xác cho doanh nghiệp của bạn.
