Giao tiếp bên ngoài là cách một doanh nghiệp hoặc tổ chức giao tiếp với những người bên ngoài cơ cấu tổ chức. Điều này bao gồm từ khách hàng và khách hàng, đến các nhà cung cấp tiện ích và đối tác kinh doanh, đến các đơn vị gây quỹ và về cơ bản là bất kỳ ai không có trong bảng lương của công ty. Giao tiếp bên ngoài tốt cũng quan trọng như giao tiếp nội bộ tốt, vì vậy cần phải được chăm sóc đặc biệt để đảm bảo rằng những người bên ngoài công ty nhận được sự quan tâm và tôn trọng như những người trong công ty.
Thu thập phản hồi bên ngoài. Phản hồi đề cập đến các báo cáo được thực hiện cho công ty bởi tất cả các nguồn bên ngoài đưa ra các điểm mạnh và điểm yếu trong khả năng cung cấp dịch vụ và sản phẩm của bạn. Cho dù khách hàng gọi để khiếu nại, hoặc bạn cung cấp khảo sát cho khách hàng đánh giá hiệu suất của bạn hoặc sử dụng phương pháp khác, phản hồi sẽ chỉ ra những lỗ hổng trong khả năng giao tiếp của bạn.
Giải quyết các vấn đề giao tiếp bên ngoài mà bạn tìm thấy. Bạn có thể thấy rằng khách hàng cảm thấy họ không được đối xử tôn trọng hoặc họ được các đại diện của công ty đưa ra xung quanh. Bạn có thể thấy rằng dịch vụ email của bạn đang đánh dấu sai email từ khách hàng là thư rác để những yêu cầu và câu hỏi không được nhận. Có hàng trăm vấn đề giao tiếp bên ngoài tiềm năng. Một khi bạn tìm ra chính xác những gì gây ra thông tin sai lệch, bạn có thể tiến hành.
Tạo một giải pháp cho các vấn đề giao tiếp bên ngoài. Chẳng hạn, nếu khách hàng báo cáo rằng các đại diện sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật, thì hãy huấn luyện các đại diện để phá vỡ mọi thứ đơn giản như cần thiết. Nếu khách hàng của bạn báo cáo rằng dịch vụ điện thoại của bạn không hoạt động, thì hãy sửa chữa nó và thiết lập nó để dễ điều hướng nhất có thể. Nếu khách hàng trực tuyến muốn biết thêm thông tin, hãy cập nhật trang web của bạn và có thể cung cấp cho họ cách theo dõi đơn hàng hoặc nhận trợ giúp tin nhắn tức thời từ người đại diện. Dù là giải pháp nào, nó cũng nên giải quyết mối quan tâm và đưa ra cách khắc phục hoàn toàn khả thi.
Thu thập thông tin phản hồi về giải pháp cho vấn đề giao tiếp bên ngoài của bạn. Bạn cần có được cảm xúc của những người bị ảnh hưởng bởi giải pháp để xem liệu nó có giải quyết được vấn đề hay không, cho cả nhân viên công ty của bạn và cho các đại diện bên ngoài đang tham gia vào quá trình giao tiếp bên ngoài.
