Một kế hoạch mua sắm dự án mô tả và ghi lại tất cả các giao dịch mua từ các nhà cung cấp bên ngoài sẽ cần thiết để hỗ trợ các nhu cầu của một dự án cụ thể. Một dự án có thể cần máy tính, giấy hoặc các vật tư khác tùy thuộc vào bản chất của dự án. Phác thảo các nhu cầu của dự án và cách thức cung cấp sẽ được mua sắm cho phép có đủ ngân sách và kế hoạch phù hợp. Một kế hoạch mua sắm tốt cũng sẽ đưa ra các bước cụ thể về cách bắt đầu và thực hiện mua hàng. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ dự thầu được cấp một cách công bằng và là lợi ích tốt nhất của công ty.
Xác định các yêu cầu của kế hoạch. Bao gồm tất cả các mục tiêu của kế hoạch. Ví dụ, có được hàng hóa từ các nhà cung cấp tốt nhất với chi phí thấp nhất.
Liệt kê đội mua sắm. Danh sách này sẽ bao gồm tất cả các bên sẽ được đưa vào các quyết định mua sắm. Bao gồm tên và thông tin liên lạc cho mỗi người hoặc nhóm.
Tài liệu biện minh cho việc mua sắm. Bao gồm các lý do mà các nguồn cung cấp là cần thiết và làm thế nào chúng sẽ được sử dụng. Xác định các hạng mục sẽ được mua trong suốt vòng đời của dự án. Bao gồm số lượng các mặt hàng cần thiết.
Xây dựng một dòng thời gian xác định tất cả các giao dịch mua sẽ được thực hiện trong suốt thời gian của dự án. Mua vật tư với số lượng lớn hoặc tại một số thời điểm nhất định trong năm có thể dẫn đến tiết kiệm. Bao gồm các chi tiết cụ thể như là một phần của dòng thời gian.
Xác định quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Điều này bao gồm tất cả các bước cần thiết để có được giá thầu. Xác định số lượng giá thầu tối thiểu sẽ thu được trước khi chọn nhà cung cấp. Liệt kê bất kỳ hợp đồng hoặc điều khoản thanh toán phải được thỏa thuận trước khi chọn nhà cung cấp.
Tạo một danh sách các nhiệm vụ nên được thực hiện để mua một mặt hàng. Xác định tất cả các giấy tờ phải điền vào để xử lý đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng có thể cần phải được ủy quyền của quản lý.
Lời khuyên
-
Xem xét kế hoạch mua sắm thường xuyên. Thay đổi về điều khoản của nhà cung cấp và các yếu tố thị trường khác có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến kế hoạch. Điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh.
