Người xưa nói rằng cần có tiền để kiếm tiền là đúng đối với các tổ chức phi lợi nhuận cũng như các doanh nghiệp vì lợi nhuận. Việc xác định chi phí cho một tổ chức phi lợi nhuận tốn bao nhiêu có thể giúp tổ chức quyết định hoạt động gây quỹ nào có tỷ lệ hoàn vốn tốt nhất.
Thêm chi phí cùng nhau
Tất cả các chi phí liên quan đến nỗ lực gây quỹ nên được cộng lại để xác định tổng số tiền đã chi cho mỗi hoạt động. Ví dụ, một tổ chức phi lợi nhuận quyết định tổ chức bữa tối gây quỹ nên cộng tất cả các chi phí trực tiếp liên quan đến việc tổ chức sự kiện như đồ dùng và thiết bị văn phòng dùng để in thư mời và gửi thư, âm nhạc, thực phẩm và cho thuê hội trường, như cũng như tất cả các chi phí gián tiếp như tiền lương của nhân viên tương ứng với thời gian họ dành cho việc gây quỹ. Mỗi chi phí nên được tính khi cộng các chi phí lại với nhau.
Tính tỷ lệ chi phí
Trừ các chi phí từ số tiền huy động được trong hoạt động. Ví dụ: nếu tổng số tiền huy động được trong bữa tối là 50.000 đô la và chi phí để tổ chức sự kiện là 30.000 đô la, thì số tiền huy động được sẽ là 20.000 đô la. Chia chi phí cho số tiền ròng đã huy động - 30.000 đô la cho 20.000 đô la - để có được một con số trên mỗi đô la về chi phí để tăng một đô la trong bữa tối. Trong trường hợp này, nó sẽ có chi phí $ 1,50 để tăng $ 1. Tính toán này có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các kỹ thuật gây quỹ khác nhau, từ bữa tối đến chào mời trực tiếp đến các chiến dịch qua điện thoại.
