Kế toán dựa trên dồn tích là một phương pháp kế toán doanh thu và chi phí cho một doanh nghiệp. Các phương pháp khác là tiền mặt và cơ sở thuế. Cơ sở dồn tích được công nhận bởi Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung của Hoa Kỳ, còn được gọi là "GAAP". Cơ sở dồn tích, được sử dụng bởi các tập đoàn có hàng tồn kho và doanh thu từ 5 triệu đô la trở lên, cung cấp một cách đáng tin cậy để trình bày báo cáo tài chính. Nhiều ngân hàng và nhà đầu tư yêu cầu phương pháp kế toán dồn tích và sẽ không chấp nhận báo cáo tài chính được lập dưới bất kỳ cơ sở nào khác.
Thu nhập
Theo phương pháp kế toán dồn tích, thu nhập được ghi nhận khi hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, không phải khi bạn được thanh toán. Trong điều kiện thực tế, hầu hết các phần mềm kế toán làm việc theo cơ sở dồn tích sẽ ghi nhận thu nhập khi hóa đơn được thiết lập và lưu trong hệ thống. Báo cáo tài chính trình bày các khoản phải thu và các khoản cơ sở dồn tích khác, chẳng hạn như "Doanh thu hoãn lại" và "Doanh thu tích lũy".
Trong dồn tích, vấn đề thời gian. Một khoản phải thu là tiền nợ bạn; thu nhập được đặt trước. Doanh thu hoãn lại phản ánh các khoản tiền đã được nhận, nhưng nếu hàng hóa và dịch vụ không được cung cấp, thu nhập sẽ không được ghi nhận. Doanh thu tích lũy dành cho hàng hóa và dịch vụ được cung cấp trong kỳ nhưng chưa được lập hóa đơn và chưa phải là một phần của khoản phải thu.
Chi phí
Các chi phí được ghi nhận khi chúng xảy ra theo cơ sở dồn tích, không phải khi chúng được thanh toán. Ví dụ: các tiện ích thường được ghi nhận trong sách là "chi phí tích lũy" vì chi phí được tích lũy trong một tháng và được thanh toán cho tháng tiếp theo.
Chi phí trả trước là những khoản đã được thanh toán trong một khoảng thời gian khi chúng chi trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được hoàn trả trong giai đoạn sau. Chúng không được ghi nhận là chi phí trong khoảng thời gian thanh toán được thực hiện. Một ví dụ là một khoản phí được trả cho một hội nghị sẽ diễn ra trong giai đoạn sau. Một khi hội nghị xảy ra, thì chi phí được ghi nhận.
Tính nhất quán
Để kế toán dồn tích có ý nghĩa và cung cấp cho ban quản lý những thông tin đáng tin cậy và có thể so sánh, phương pháp này phải được sử dụng nhất quán trong suốt những năm qua. Ví dụ: nếu bảng lương được tích lũy hàng tháng và vào cuối năm, thì điều này nên được tuân thủ mọi lúc. Nếu bạn thay đổi phương pháp của mình từ tháng này sang tháng khác hoặc từ năm này sang năm khác, bạn sẽ có những con số không đáng tin cậy có thể không được so sánh.
Mục tạp chí
Sau đây là một số mục tạp chí tiêu biểu liên quan đến cơ sở dồn tích:
Nhật ký để ghi nhận chi phí sẽ được thanh toán trong tương lai và chưa phải là một phần của tài khoản của bạn phải trả:
Chi phí ghi nợ Chi phí tín dụng - nợ phải trả
Nhật ký để thực hiện khi hóa đơn được nhận và thanh toán trong khoảng thời gian sau:
Nợ phải trả Chi phí tích lũy - nợ phải trả Tín dụng tiền mặt
Nhật ký để ghi nhận doanh thu trả chậm cho các khoản tiền nhận được, nhưng hàng hóa và dịch vụ chưa được cung cấp:
Nợ tiền mặt Doanh thu trả chậm tín dụng - nợ phải trả
Nhật ký để ghi nhận doanh thu sau khi hàng hóa là dịch vụ được cung cấp:
Doanh thu trả chậm - nợ phải trả Doanh thu tín dụng
Cân nhắc
Cơ sở kế toán dồn tích phức tạp hơn để duy trì so với cơ sở tiền mặt, nhưng nó cũng có lợi hơn nhiều khi lập kế hoạch và xác định cách thức kinh doanh của một doanh nghiệp. Báo cáo tài chính được lập theo phương pháp dồn tích thường trình bày các khoản phải thu và phải trả được phân loại theo hiện tại và dài hạn. Nếu bạn thấy rằng một doanh nghiệp có 10 đô la tiền mặt, nhưng 10.000 đô la phải trả hiện tại, bạn có thể suy nghĩ kỹ trước khi đầu tư bất kỳ khoản tiền nào vào đó. Có thể công ty này cũng có 200.000 đô la các khoản phải thu hiện tại và trong trường hợp đó, bạn có thể sẵn sàng đầu tư tiền. Báo cáo tài chính cơ sở dồn tích không chỉ cho thấy một doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào mà còn có khả năng thực hiện như thế nào trong tương lai.
