Các tổ chức cả lớn và nhỏ đều yêu cầu cấu trúc để vận hành và đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Một trong những cách tiếp cận để giải quyết vấn đề này là sử dụng cấu trúc phân cấp. Các cấu trúc phân cấp có xu hướng giống với các kim tự tháp, với mức độ quyền lực và quyền lực cao nhất ở đỉnh cao. Chính phủ, quân đội và nhiều tập đoàn sử dụng loại cơ cấu tổ chức này. Phương pháp gán vị trí và mức độ quyền lực tương đối này cung cấp những lợi thế và mang lại những bất lợi.
Ưu điểm - Chuỗi lệnh rõ ràng
Trong một cấu trúc phân cấp, các thành viên biết ai báo cáo và ai báo cáo cho họ. Điều này có nghĩa là giao tiếp được chuyển theo các đường dẫn được xác định và có thể dự đoán được, cho phép những người cao hơn trong tổ chức đặt câu hỏi cho các bên thích hợp. Điều đó cũng có nghĩa là các cá nhân có xu hướng biết ai làm và không có quyền hạn để giao hoặc thay đổi nhiệm vụ. Một chuỗi lệnh rõ ràng cũng tạo ra các nhóm trách nhiệm được xác định rõ ràng. Các cấu trúc quân sự phụ thuộc rất nhiều vào sự phân chia này và phân công trách nhiệm và quyền hạn để duy trì kỷ luật.
Ưu điểm - Xóa đường tiến bộ
Hầu hết mọi người muốn thăng tiến trong sự nghiệp của họ. Các cấu trúc phân cấp cung cấp rất rõ ràng, nếu không luôn luôn dễ dàng, các con đường tiến bộ. Trong các tổ chức kinh doanh, ví dụ, tiến bộ thường xuyên có nghĩa là thay thế một cấp trên khởi hành hoặc thăng tiến. Ngoài ra, nó có thể có nghĩa là chuyển từ công ty này sang công ty khác để có vị trí tốt hơn trong một tổ chức có cấu trúc tương tự. Trong cả hai trường hợp, những người tìm kiếm sự tiến bộ đều biết bước tiếp theo.
Ưu điểm - Chuyên môn hóa
Các tổ chức lớn hơn phải quản lý nhiều nhiệm vụ đa dạng, từ nguồn nhân lực và kế toán đến tiếp thị và mua hàng. Cấu trúc phân cấp phân chia các lĩnh vực quan tâm này thành các cấu hình bộ phận khác nhau chuyên biệt. Chuyên môn hóa cho phép các tổ chức tập trung các bộ kỹ năng và tài nguyên cụ thể để đạt được hiệu quả tối đa.
Nhược điểm - Độ linh hoạt kém
Cấu trúc phân cấp có xu hướng thích ứng chậm với nhu cầu thay đổi. Các tổ chức chính phủ, ví dụ, thường xuyên bị sa thải vì duy trì các tầng lớp quan liêu ngăn cản sự thay đổi. Các tổ chức không thể thích ứng với nhu cầu thị trường mới hoặc tiến bộ công nghệ theo kịp hoặc đi trước các tổ chức khác thường sẽ bị thiệt thòi. Vấn đề này ảnh hưởng đến đủ các tổ chức mà toàn bộ một lĩnh vực nghiên cứu, được gọi là quản lý thay đổi, đã phát triển.
Nhược điểm - Rào cản giao tiếp
Sự thành công của một tổ chức thường phụ thuộc vào chất lượng truyền thông nội bộ bên trong nó. Khi các cấu trúc tổ chức phân cấp có xu hướng liên lạc kênh theo chiều dọc, giao tiếp liên ngành hoặc liên cơ quan bị ảnh hưởng. Chuyên môn hóa của bộ có thể dẫn đến các rào cản giao tiếp khi không tồn tại biệt ngữ chung cho phép các thành viên của các phòng ban khác nhau giao tiếp ở cùng cấp độ. Trong trường hợp xấu nhất, các bộ phận cố tình giữ thông tin từ nhau.
Nhược điểm - Mất đoàn kết
Về lý thuyết, các tổ chức theo đuổi một mục tiêu hoặc mục tiêu là một nhóm thống nhất. Trong một số trường hợp, việc phân nhánh các chuyên ngành dẫn đến các quyết định được đưa ra nhằm mang lại lợi ích cho một bộ phận hơn là các mục tiêu của tổ chức.
