Quản lý dự án là một chuyên ngành liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát một dự án trong các hạn chế về thời gian, ngân sách và các nguồn lực được phân bổ cho nó. Các dự án bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu dựa trên nhu cầu đã được chứng minh và kết luận bằng việc chứng minh rằng nhu cầu đó đã được dự án đáp ứng một cách hiệu quả và mục tiêu đạt được. Để làm điều này, dự án được hướng dẫn thông qua các giai đoạn định nghĩa, lập kế hoạch, thực hiện và phân phối.
Định nghĩa
Giai đoạn định nghĩa là đầu tiên và đôi khi được gọi là giai đoạn bắt đầu. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án được thuê hoặc bổ nhiệm, sau đó chọn một nhóm. Trong giai đoạn này, nhu cầu được đáp ứng bởi dự án được xác định cẩn thận. Các cá nhân bị ảnh hưởng bởi vấn đề được tư vấn, nhu cầu được thảo luận và các giải pháp tranh luận. Các tài liệu ban đầu của dự án cũng được tạo ra trong giai đoạn này. Điều này thường liên quan đến việc chứng minh trường hợp kinh doanh cho quy trình, tổng quan về dự án và xác định các mốc quan trọng. Các mốc quan trọng là các điểm mà dự án được đo lường để đảm bảo rằng nó đang đi đúng hướng.
Lập kế hoạch
Trong giai đoạn lập kế hoạch, các bước riêng lẻ trong dự án được xác định từ đầu đến cuối. Các mục tiêu chính như mục tiêu cụ thể, lợi ích kinh doanh và mục tiêu dự án được xác định; cơ cấu quản trị hoặc quản lý của dự án cũng được xác định. Cấu trúc quản lý trong trường hợp này liên quan đến việc xác định ai chịu trách nhiệm cho những gì và ai báo cáo cho ai. Xác định cẩn thận các bước dự án, phân phối và cấu trúc quản lý ngay từ đầu là rất quan trọng để trách nhiệm và đo lường có thể được duy trì trong suốt quá trình và các xung đột có thể được giải quyết nhanh chóng.
Chấp hành
Giai đoạn thực hiện của dự án thường là giai đoạn dài nhất của quản lý dự án. Như tên của nó, chính trong giai đoạn này, công việc thực tế của dự án được thực hiện. Trong khi công việc đang diễn ra, các nhà quản lý dự án đang theo dõi tiến độ, thử nghiệm công việc đã hoàn thành và các nguyên mẫu và bất kỳ vấn đề nào phát sinh đều được giải quyết. Khi giai đoạn thực hiện tiến tới hoàn thành, các nhóm bị ảnh hưởng bởi dự án sẽ được thông báo và tham gia vào dự án để đảm bảo rằng các mục tiêu đang được đáp ứng, trả lời bất kỳ câu hỏi nào phát sinh và đưa ra bất kỳ tài liệu cần thiết nào, như hướng dẫn sử dụng.
Đánh giá và đóng cửa
Giai đoạn cuối cùng của vòng đời quản lý dự án được gọi là giai đoạn đánh giá hoặc kết thúc. Chính trong giai đoạn này, dự án đã hoàn thành được trình bày và phân tích để xác định liệu nó có thành công hay không. Đây cũng là giai đoạn học tập. Trao đổi diễn ra về dự án tổng thể vì lợi ích của các dự án trong tương lai. Bất kỳ vấn đề nào phát sinh được thảo luận cùng với bài học kinh nghiệm và những cách có thể mà mọi thứ có thể được thực hiện tốt hơn vào lần tới. Một báo cáo cuối cùng và thông báo kết thúc dự án thường được gửi đến ban quản lý tại thời điểm này.
