Thủ tục kiểm soát tài liệu là rất quan trọng để xử lý tài khoản hóa đơn phải trả. Họ sẽ giúp đảm bảo rằng bạn ghi lại đúng tất cả các tài khoản hóa đơn phải trả vào sổ kế toán tổng hợp và xử lý các khoản thanh toán cho hóa đơn một cách kịp thời. Một quy trình bằng văn bản để xử lý các tài khoản phải trả giúp giảm bớt sai lầm trong xử lý và để tránh các khoản phí trễ vì không thể thanh toán đúng hạn.
Ngày đóng dấu hóa đơn
Người chịu trách nhiệm mở thư hàng ngày nên đóng dấu ngày vào mỗi tài khoản phải trả hóa đơn nhận được với ngày hiện tại. Dập ngày cho phép bạn theo dõi lượng thời gian cần thiết để thanh toán hóa đơn tại công ty của bạn. Người đóng dấu ngày hóa đơn cần lưu ý bất kỳ sự khác biệt đáng kể về thời gian giữa ngày phát hành hóa đơn và ngày nhận được. Hóa đơn được gửi qua thư vài tuần sau khi tạo có thể cần được đẩy nhanh qua quy trình thanh toán tài khoản để tránh các khoản phí trễ.
Mã hóa đơn
Nhân viên chịu trách nhiệm tạo hoặc quản lý chi phí viết mã cho tài khoản sổ cái thích hợp trên hóa đơn và so sánh hóa đơn với ngân sách còn lại cho tài khoản chi phí đó. Nếu tài khoản sổ cái chung sẽ vượt quá số tiền được lập ngân sách sau khi bạn xử lý hóa đơn, nhân viên nên bao gồm một lời giải thích cho việc vượt quá hóa đơn.
Có được sự chấp thuận của hóa đơn
Người quản lý có trách nhiệm xem xét và phê duyệt tất cả các tài khoản hóa đơn phải trả nằm trong khu vực kiểm soát của họ. Người quản lý xem xét mã hóa trên hóa đơn cho chính xác và bất kỳ lời giải thích nào về sự dư thừa ngân sách cho sự kỹ lưỡng. Người quản lý sau đó viết tắt và ghi ngày vào hóa đơn để kế toán biết người quản lý đã phê duyệt hóa đơn để thanh toán.
Chuẩn bị kiểm tra
Kế toán xem xét hóa đơn để đảm bảo phê duyệt và giải thích phù hợp cho tình trạng quá tải được bao gồm trên hóa đơn. Kế toán cũng kiểm tra kỹ mã hóa trên hóa đơn và đặt câu hỏi về bất kỳ mã hóa nào có vẻ bị lỗi. Sau khi kế toán hài lòng với việc phê duyệt và mã hóa hóa đơn, anh ta chuẩn bị séc để thanh toán.
Kiểm tra kinh doanh nên bao gồm hai cuống séc: cuống séc cho nhà phát hành và cuống séc cho người nhận. Sơ khai séc nên bao gồm ngày của hóa đơn, số hóa đơn và số tài khoản doanh nghiệp, nếu nhà cung cấp được chỉ định. Sơ khai kiểm tra nhà phát hành có thể bao gồm mã hóa sổ cái chung nếu muốn. Tạo một bản sao của hóa đơn cho các hồ sơ của riêng bạn và ghim cuống séc nhà phát hành lên đầu hóa đơn. Nộp bản sao hóa đơn để hỗ trợ chi phí trong trường hợp kiểm toán hoặc cho nghiên cứu kế toán.
