Tài khoản phải trả là một phần quan trọng trong hồ sơ tài chính của bạn và có thể bị lừa đảo mà không cần đối chiếu và giám sát cẩn thận. Các tài khoản kiểm toán phải trả mạnh có thể đảm bảo tính chính xác và kịp thời cho các khoản thanh toán hóa đơn của bạn. Các tài khoản kiểm toán phải trả tốt nhất cho phép kết hợp kiểm tra hàng ngày, kiểm soát nội bộ thường xuyên và thủ tục kiểm toán bên ngoài.
Thủ tục thường quy
Các tài khoản phải trả phải được cân đối hàng ngày để điều chỉnh các khoản thanh toán cho các mục được ghi lại. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa tổng số tiền phải trả và tổng số tiền được ghi phải được kiểm tra và đối chiếu ngay lập tức. Giám sát quản lý của mọi cá nhân liên quan đến các tài khoản phải trả nên nghiêm ngặt và nên bao gồm giám sát các hoạt động thường xuyên. Người quản lý nên được đào tạo để theo dõi bất kỳ dấu hiệu sai trái nào của nhân viên phải trả.
Các thủ tục đăng xuất giúp thiết lập một lộ trình kiểm toán cần được ban hành. Những lần đăng xuất này phải bao gồm đánh giá của ban quản lý đối chiếu hàng ngày, báo cáo chênh lệch hàng tháng và đăng xuất riêng lẻ cho các giao dịch lớn để đảm bảo rằng tất cả thông tin đều chính xác.
Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ đối với các tài khoản phải trả phải bao gồm các yêu cầu chữ ký theo số tiền thanh toán. Xem xét thực hiện một số tầng yêu cầu chữ ký. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu chữ ký của người quản lý kế toán đối với các mặt hàng trị giá hơn 5.000 đô la, đăng ký điều hành đối với các mặt hàng có giá trị hơn 10.000 đô la và yêu cầu chữ ký kép đối với các khoản thanh toán hơn 25.000 đô la. Khớp các yêu cầu chữ ký của bạn với tổng doanh thu của bạn và mức độ nhạy cảm của doanh nghiệp của bạn để gian lận nhằm mang lại lợi ích tối đa.
Thiết lập các thủ tục kiểm soát thường xuyên cho các tài khoản phải trả. Bao gồm kiểm tra tại chỗ trên các khoản thanh toán cá nhân để đảm bảo tính chính xác. Ví dụ, xem xét năm khoản phải trả mỗi ngày và kiểm tra số tiền thanh toán và thông tin người nhận và đảm bảo rằng hồ sơ kế toán đã được hoàn thành chính xác.
Trong các thủ tục đóng sách vào cuối tháng hoặc giai đoạn tài chính, bao gồm các thủ tục đăng xuất cho tất cả các công việc phải trả tài khoản bao gồm tổng số tóm tắt và đối chiếu tài khoản. Ngoài ra, hãy giữ một báo cáo đang chạy theo dõi mức thanh toán từ các tài khoản phải trả xử lý. Nếu mức thanh toán đột ngột tăng hoặc giảm, một cuộc điều tra tự động về các nguyên nhân có thể dẫn đến các vấn đề tiềm ẩn.
Kiểm toán bên ngoài
Hầu hết các kiểm toán bên ngoài bao gồm các tài khoản phải trả như một khu vực thử nghiệm. Kiểm toán bên ngoài nên lấy một tài khoản chi tiết danh sách phải trả và theo dõi tổng số từ các chi tiết thông qua tất cả các hồ sơ kế toán đến tổng số tóm tắt và nên bao gồm các khoản rút tiền ngân hàng. Chọn các mục nên được chọn để thử nghiệm chuyên sâu. Chọn người được trả tiền nên được liên lạc để xác minh nhận thanh toán. Ngoài ra, các đối chiếu thường xuyên nên được xem xét để xử lý chính xác và hợp lý. Bất kỳ sự hòa giải với sự khác biệt lớn nên được điều tra hoàn toàn.
Kiểm toán bên ngoài nên kiểm tra các khoản nợ chưa được ghi nhận. Xem xét lựa chọn tất cả các hóa đơn qua một ngưỡng xác định và lựa chọn ngẫu nhiên các hóa đơn thông thường để xem xét sâu. Xem xét các hồ sơ giải ngân, tín dụng cho lợi nhuận, hàng hóa nhận được nhưng không được lập hóa đơn và bất kỳ tài khoản cụ thể nào về hóa đơn. Đảm bảo rằng mọi hóa đơn được ghi lại đúng trong khoảng thời gian chính xác. Xem lại tài khoản để xem nó có được ghi là trách nhiệm pháp lý hay không nếu nó được loại trừ đúng cách trong khoảng thời gian.
