Thư cam kết là một thỏa thuận chính thức để cung cấp hỗ trợ vật chất cho một doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức nghiên cứu. Thư cam kết trong thế giới kinh doanh thường phác thảo những lời hứa sẽ cung cấp tài chính hoặc cho vay, trong khi những thư cho các tổ chức phi lợi nhuận thường phác thảo các cam kết hợp tác, hợp tác hoặc các hình thức hỗ trợ vật chất khác. Cho dù bạn có cam kết tài trợ cho một doanh nghiệp hoặc hỗ trợ một nhóm cộng đồng phi lợi nhuận, bạn cần đảm bảo thư cam kết của mình - giống như bất kỳ thư từ kinh doanh nghiêm túc nào - ngắn gọn, rõ ràng và ngoại giao.
Xem lại thông tin của bạn. Thư cam kết của bạn sẽ phác thảo tất cả các chi tiết đã được thỏa thuận trước đó về hỗ trợ của bạn (chẳng hạn như số tiền được cho vay, lịch trình và kế hoạch dự phòng), vì vậy hãy chắc chắn tất cả thông tin liên quan của bạn là hiện tại. Thư của bạn chỉ nên phác thảo các điều khoản đã được hai bên đồng ý. Không sử dụng chữ cái để thêm hoặc sửa đổi các điều khoản hoặc điều kiện.
Xác định các điều khoản cơ bản của thỏa thuận của bạn. Việc mở thư của bạn sẽ xác định bạn và tất cả các bên khác có liên quan đến thỏa thuận, cũng như các điều khoản và mục tiêu cơ bản của cam kết của bạn. Nếu bạn đang cam kết tài trợ cho một dự án hoặc doanh nghiệp, hãy chỉ định số tiền. Nếu bạn đang cam kết với một loại hỗ trợ hoặc hợp tác khác, hãy mô tả ngắn gọn loại hỗ trợ bạn sẽ cung cấp.
Phác thảo vai trò và trách nhiệm của bạn trong thỏa thuận. Hãy cụ thể. Nói chính xác vai trò của bạn là gì và mô tả phạm vi trách nhiệm của bạn. Nếu bạn đang cung cấp tiền, hãy mô tả lịch thanh toán cũng như các kế hoạch dự phòng trong trường hợp bạn không thể đáp ứng cam kết của mình. Nếu bạn đang hoàn tất cam kết hợp tác phi lợi nhuận hoặc nghiên cứu, hãy mô tả trách nhiệm chính xác của bạn (như dịch vụ hoặc phương tiện bạn dự định cung cấp) và vai trò mà bạn hoặc tổ chức của bạn sẽ đóng trong sự hợp tác.
Giữ thư của bạn rõ ràng và súc tích. Một số nguồn cho rằng các thư thương mại có ý định được giới hạn trong một trang. Trong một số trường hợp, các chữ cái hiệu quả có thể ngắn như một đoạn văn.
Hãy thân ái. Nếu bạn đang viết thư cam kết cho một tổ chức phi lợi nhuận, hãy nhớ rằng thư của bạn có thể được nhìn thấy bởi các cơ quan khác hỗ trợ hoặc giám sát tổ chức đó, vì vậy hãy chắc chắn làm rõ lý do bạn muốn làm việc với nhóm đó.Cũng đề cập đến bất kỳ sự hợp tác trước đây bạn đã có với nhóm. Điều này sẽ củng cố hình ảnh của bạn và của các cộng tác viên của bạn, trong mắt những người ủng hộ khác của tổ chức phi lợi nhuận, chẳng hạn như các tổ chức cấp tiền.
