Một lá thư cam kết được viết bởi một bên cho người khác, mô tả phạm vi công việc sẽ được cung cấp. Những chữ cái này là phổ biến với các nhà thầu, nhà cung cấp vận chuyển và các nhà đầu tư bất động sản. Mặc dù nó không phải là một hợp đồng, bức thư là một sự đảm bảo cho những kỳ vọng và thỏa thuận đã thảo luận trước đó. Viết một lá thư cam kết bằng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích để tránh nhầm lẫn.
Các khía cạnh của một thỏa thuận chính thức
Thư cam kết không phải là một hợp đồng. Hợp đồng được ký bởi cả hai bên và thường có từ chối trách nhiệm và rất nhiều biệt ngữ hợp pháp. Mặc dù thư cam kết không phải là một hợp đồng, đó là một thỏa thuận chính thức với sự phân nhánh ràng buộc về mặt pháp lý tại tòa án. Một lá thư nêu ý định của người gửi với các chi tiết về cách một dự án sẽ được thực hiện. Người gửi ký thư một cách thiện chí khi biết rằng cả hai bên đã đồng ý với các điều khoản. Người nhận mong đợi thư đến và không nên ngạc nhiên bởi nội dung của nó.
Xóa phác thảo ý định
Thư cam kết nêu rõ ý định của người gửi sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Ý định bao gồm ngày bắt đầu, chi phí và thời gian dự kiến hoàn thành cho dự án. Tóm tắt chi phí theo các điều khoản đã thỏa thuận, cho toàn bộ dự án hoặc trên cơ sở mỗi giờ hoặc mỗi ngày.
Bức thư cũng giải thích rõ ràng công việc sẽ được thực hiện. Ví dụ, thư cam kết của một họa sĩ sẽ nói phần nào của ngôi nhà sẽ được sơn, chẳng hạn như bên trong hoặc bên ngoài, xác định màu sắc sẽ được sử dụng. Bất kỳ thiết bị nào như giàn giáo cũng được nêu trong thư với bất kỳ chi phí bổ sung hoặc nhu cầu dự kiến nào như truy cập tài sản. Họa sĩ là tác giả của bức thư, cung cấp nó cho chủ nhà trước khi công việc bắt đầu.
Điều kiện chấm dứt
Mặc dù một lá thư cam kết chỉ được viết và ký bởi một bên, nhưng nó dựa trên thỏa thuận chung. Như vậy, các bên có quyền chấm dứt hợp đồng. Những lý do khả thi để chấm dứt được liệt kê trong thư. Lý do có thể bao gồm sự chậm trễ kéo dài, chi phí bất ngờ hoặc vi phạm thỏa thuận khác.
Cách định dạng thư cam kết
Thực hành định dạng tiêu chuẩn cho thư kinh doanh sử dụng lề 1 inch bằng nhau ở tất cả các mặt. Sử dụng các phông chữ chuyên nghiệp như Times New Roman hoặc Arial ở cỡ chữ 11 hoặc 12 điểm. Sử dụng định dạng khối với tất cả các dòng bắt đầu ở lề trái với một khoảng trắng giữa các khối thông tin. Khối đầu tiên là tên người gửi và thông tin liên lạc, tiếp theo là khối thứ hai, đó là ngày của thư. Khối tiếp theo là tên và thông tin liên lạc của người nhận, sau đó là lời chào và cơ quan thông tin chính. Giữ đóng cửa chuyên nghiệp, và ký tên bằng mực đen hoặc xanh.
