Ngay cả trong thời đại công nghệ truyền thông tức thời này, thư kinh doanh chính thức vẫn được viết phổ biến. Có nhiều lý do mà một người hoặc doanh nghiệp có thể chọn viết thư thay vì gửi email hoặc fax. Khi gửi thư kinh doanh, ba phần chính - đầu, giữa và cuối - phải được viết đúng.
Bắt đầu
Phần đầu của bức thư chứa thông tin không liên quan trực tiếp đến thông điệp của bức thư. Ngày xuất hiện ở trên cùng. Địa chỉ của người gửi và người nhận được gõ tiếp theo; tuy nhiên, nếu địa chỉ của người gửi xuất hiện trong phần đầu trang hoặc chân trang của chữ cái thì nó không cần phải gõ. Tiếp theo là dòng tham chiếu - được xem là "RE:" - là phần của phần bắt đầu của bức thư liên quan đến thông điệp của bức thư. Nó tóm tắt thông điệp trong một đến tám từ. Sau đó, phải có một lời chào hoặc lời chào mà bức thư được gửi đến. Nó thường ở định dạng của Dear Dear Sir: Đây là một trong những mối quan tâm: Có thể có một dấu hai chấm sau lời chào; thư cá nhân sử dụng dấu phẩy sau lời chào, nhưng thư kinh doanh luôn sử dụng dấu hai chấm.
Ở giữa
Phần giữa của bức thư thường được gọi là phần thân của bức thư. Nó chứa thông điệp cơ bản. Câu đầu tiên nên giới thiệu chủ đề đang được giải quyết. Thông tin chi tiết và các điểm xem xét đến tiếp theo. Cuối cùng, có một kết luận. Phần thân của bức thư nên được nhấn mạnh và súc tích. Các mục cá nhân hoặc các vấn đề giữa người gửi và người nhận không nên được đưa vào như một phần của thư kinh doanh.
Kết thúc
Có một vài yếu tố cơ bản của một lá thư cấu thành kết thúc của nó. Một lời chào kết thúc, chẳng hạn như Trân trọng, hay Trân trọng, thì phù hợp. Dưới đó, bạn in tên của người gửi. Bao gồm tiêu đề người gửi hoặc trên cùng một dòng với tên hoặc trực tiếp bên dưới nó. Chừa khoảng hai inch khoảng cách giữa lời chào kết thúc và tên người gửi; không gian này là dành cho chữ ký của người gửi. Nếu người gửi có ai đó gõ và chuẩn bị thư, người đó có thể được xác nhận bên dưới tên và tiêu đề của người gửi. Có nhiều hướng khác nhau để làm điều đó. Cách phổ biến nhất là nhập tên viết tắt của người gửi bằng chữ in hoa, nhập dấu gạch chéo (/) và nhập tên viết tắt của người chuẩn bị (ví dụ: ABC / def). Kèm theo nên ghi chú ở cuối thư. Nhập từ Enclences (3), với 3 là số lượng bao vây trong thư.
Gửi thư
Bức thư được gấp gọn gàng để phù hợp hoàn hảo với một phong bì cỡ doanh nghiệp. Kèm theo không được ghim vào thư. Các chữ cái kinh doanh có tên người nhận được gõ vào phong bì thay vì viết tay. Nhiều doanh nghiệp đã in sẵn phong bì được thiết kế với logo và địa chỉ công ty. Đây là những tìm kiếm chuyên nghiệp nhất. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể sử dụng nhãn địa chỉ in sẵn. Đây là những chấp nhận được, như là địa chỉ trả lại gõ. Chữ viết tay không được coi là chuyên nghiệp và là để tránh.
