Hệ thống thông tin kế toán (AIS) đã cách mạng hóa cách thức kinh doanh được thực hiện trên quan điểm toàn cầu. Khi thông tin tài chính được nhập vào AIS, báo cáo tài chính và báo cáo có thể được tạo ở nhiều cấp độ kinh doanh để đảm bảo lợi nhuận.
Để phần mềm AIS trình bày báo cáo và báo cáo tài chính chính xác, thông tin kế toán phải được nhập vào AIS một cách chính xác và hiệu quả.
Sự thật
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) chỉ tốt như thông tin được nhập vào hệ thống. Mặc dù phần mềm AIS được vi tính hóa đã giảm đáng kể thời gian cần thiết để ghi lại và lập bảng thông tin kế toán, phần mềm vẫn phải được xem xét kỹ lưỡng và duy trì hàng ngày để ghi lại các giao dịch tài chính.
Tất cả các giao dịch tài chính có ba yêu cầu chính để đảm bảo kế toán hoạt động kinh doanh phù hợp: kịp thời, chính xác và hợp lệ. Nếu các giao dịch tài chính không đáp ứng các nguyên tắc này, thông tin được nhập vào phần mềm AIS sẽ dẫn đến báo cáo tài chính được chuẩn bị không đúng và thất bại AIS.
Kịp thời
Tất cả các giao dịch tài chính nên được kịp thời; doanh thu và chi phí liên quan xảy ra trong cùng kỳ, hóa đơn được ghi lại trong tháng họ nhận được và các mục đóng cửa hàng tháng được thực hiện trước khi kết thúc kỳ kế toán trong AIS.
Việc cho phép thông tin tài chính được nhập vào AIS trong các kỳ kế toán hoặc tháng theo lịch khác nhau sẽ làm sai lệch các báo cáo tài chính do AIS tạo ra. Nó cũng sẽ tạo ra các báo cáo tài chính không phản ánh đúng doanh thu và chi phí xảy ra trong kỳ kế toán.
Độ chính xác
Khi các giao dịch tài chính được nhận một cách kịp thời, chúng phải được kiểm tra tính chính xác. Báo cáo chi phí công việc, giải ngân tiền mặt và biên lai tiền mặt đều cần được xem xét để đảm bảo số tiền được liệt kê trên giấy tờ là chính xác. Xem xét các giao dịch tài chính có thể dẫn đến việc xem xét các chức năng kế toán khác nếu các lỗi nhất quán được thực hiện.
Nếu thông tin không chính xác được đăng vào AIS, việc đối chiếu tài khoản sẽ cần được thực hiện để tìm lỗi với các giao dịch tài chính.
Hiệu lực
Đo lường các giao dịch tài chính để xác thực là một bước quan trọng khi ghi thông tin trong AIS. Các yêu cầu về hiệu lực được thỏa mãn khi một giao dịch được xác định là chính xác, đáng tin cậy và phù hợp với hoạt động kinh doanh. Kiểm toán từ các công ty kế toán bên ngoài thường tập trung vào tính hợp lệ của thông tin tài chính được nhập vào AIS; ghi thông tin không hợp lệ là một lỗi nghiêm trọng và sẽ được liệt kê là thiếu hụt kế toán trên các báo cáo kiểm toán.
Quy trình kế toán
Thông tin tài chính phải tuân theo các bước thích hợp để đáp ứng các yêu cầu về tính kịp thời, chính xác và hợp lệ. Mỗi văn phòng kế toán nên có một quy trình làm việc để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch tài chính có thể được nhập vào AIS và báo cáo tài chính chạy trước khi kỳ kế toán kết thúc. Quy trình công việc hiệu quả cũng sẽ có mỗi tài liệu được xử lý một lần trong mỗi quy trình, loại bỏ công việc gia tăng bằng cách xử lý quá mức các giao dịch tài chính.
Gian lận cố ý
Mặc dù các giao dịch tài chính có thể đáp ứng các yêu cầu kế toán về tính kịp thời, chính xác và hợp lệ, một số doanh nghiệp có hành vi gian lận cố ý để thúc đẩy sức khỏe tài chính của công ty họ. Phần mềm AIS có nghĩa là một bản ghi được vi tính hóa, khó thao tác, nhưng nó vẫn có thể được thực hiện. Sử dụng các tài khoản đặc biệt để che giấu các giao dịch, tạo các thực thể riêng biệt để che giấu nợ và sử dụng các kiểm toán viên cũ để thiết kế công ty AIS là tất cả các cách để tạo thông tin gian lận với AIS.
