Cho dù bạn đang bắt đầu một trung tâm cuộc gọi, văn phòng bảo hiểm hoặc một loại hình kinh doanh khác, bộ phận văn phòng của bạn có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng và khách hàng của bạn sẽ nhận được về công ty của bạn. Các bộ phận văn phòng thường hỗ trợ bộ phận bán hàng và các bộ phận khác trong một công ty. Quy mô phòng ban có thể từ hai người đến toàn bộ nhóm người. Một bộ phận văn phòng phía trước hoạt động trơn tru có thể giúp phần còn lại của công ty hoạt động hiệu quả.
Liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành của bộ phận văn phòng. Chia danh sách này thành các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Bao gồm bất kỳ sự trợ giúp nào mà bạn mong đợi bộ phận này sẽ cung cấp cho các bộ phận khác.
Nhóm các nhiệm vụ tương tự trong một danh sách khác. Điều này giúp bạn xác định có bao nhiêu vị trí cần có cho mỗi nhóm nhiệm vụ. Ví dụ: trả lời điện thoại, mở thư và chào khách hàng hoặc khách hàng có thể là một nhóm, thường là vị trí lễ tân. Nhập hóa đơn và thanh toán các hóa đơn đó sẽ là một nhóm nhiệm vụ khác, đó sẽ là một vị trí phải trả.
Viết ra loại người bạn muốn đại diện cho công ty trong bộ phận văn phòng. Ví dụ, bạn muốn cá tính trẻ trung, sôi nổi hay cá tính chuyên nghiệp, dè dặt? Bạn có muốn những người có một lượng kinh nghiệm hoặc giáo dục nhất định? Bằng cách đưa ra thông tin này, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về những gì bạn đang tìm kiếm khi bạn viết quảng cáo mở việc và phỏng vấn nhân viên tiềm năng.
