Giải quyết một lá thư kinh doanh đúng cách là rất quan trọng để xuất hiện như một chuyên gia và tạo ra một khởi đầu vững chắc cho một lá thư. Một lá thư kinh doanh được giải quyết không chính xác cho thấy rằng người viết là lười biếng hoặc vô học. Một lá thư kinh doanh không giống như viết một lá thư cho một người bạn và nên được giải quyết khác nhau. Các chữ cái kinh doanh luôn tuân theo một định dạng dễ sao chép sau khi viết một hoặc hai. Lưu thư kinh doanh vào máy tính của bạn và thay thế thông tin để tạo mẫu cho các chữ cái trong tương lai.
Viết địa chỉ của người gửi và địa chỉ người nhận bằng phông chữ 12 điểm bằng loại phông chữ dễ đọc như Times New Roman. Các chương trình như Microsoft Office cung cấp trình hướng dẫn thư và mẫu với định dạng phù hợp Trong Microsoft Office 2010, chọn nút "Tệp" và sau đó nhấp vào "Mới" và tạo một chữ cái mới hoặc mở một mẫu.
Sử dụng tiêu đề thư của công ty bao gồm tên và địa chỉ của bạn để viết thư. Nếu không có tiêu đề thư, hãy viết địa chỉ đầy đủ của bạn được căn bên trái ở đầu thư bao gồm địa chỉ đường phố, thành phố và mã ZIP.
Viết ngày hai inch từ trên xuống, căn lề bên trái. Nếu sử dụng tiêu đề thư của công ty, ngày xuất hiện bên dưới tiêu đề thư. Nếu chỉ cần gõ địa chỉ của bạn, ngày sẽ đi trực tiếp bên dưới địa chỉ của bạn. Nếu bạn viết thư trong một vài ngày, hãy viết ngày thư đã hoàn thành. Viết ra tháng và bao gồm cả năm. Ví dụ, một bức thư được viết vào ngày 30 tháng 6 năm 2009, sẽ được đề ngày 30 tháng 6 năm 2009.
Viết địa chỉ của người nhận bên dưới ngày, còn lại hợp lý. Bao gồm tiêu đề và tên cụ thể cho người bạn đang viết. Viết địa chỉ ở định dạng Dịch vụ Bưu chính của Hoa Kỳ.
Viết một lời chào bên dưới địa chỉ. Đây thường là Dear (người được sử dụng trong địa chỉ). Chỉ viết tên của người đó nếu bạn biết rõ về họ, nếu không, hãy sử dụng Ông, Bà, Bà hoặc Tiến sĩ Nếu không chắc chắn về giới tính của người đó, chỉ viết tên và họ của người đó. Sử dụng "To Whom it May Lo ngại" làm lời chào nếu bạn không có tên cụ thể cho người nhận. Sử dụng dấu hai chấm sau khi chào.
