Viết thư kinh doanh có thể là khó khăn. Bạn ngồi xuống để viết một lá thư nhanh chóng và bùng nổ, bạn đang bối rối ngay trong lời chào. Viết thư cho một người có đủ vấn đề nếu bạn không biết tên hoặc giới tính của người đó. Khi bạn thêm một vài người, các câu hỏi sẽ nhân lên. Có bao nhiêu người bạn đang viết cho? Hai, ba hay một đám đông? Bạn có biết họ theo tên? Họ là bạn thân của bạn, hay qua người quen? May mắn thay, có các quy tắc và hướng dẫn cho tất cả các tình huống này.
Viết cho hai hoặc ba
Nếu bạn viết cho hai hoặc ba, đó là một câu trả lời dễ dàng: Đơn giản chỉ cần viết tên của họ. Nếu bạn biết rõ về họ và trên cơ sở tên đầu tiên, bạn có thể sử dụng tên đầu tiên của họ, chẳng hạn như "Will Will, Kiersten và Pat."
Nếu bạn không biết rõ về chúng, hoặc bạn không chắc liệu tên đầu tiên có phù hợp hay không, hãy sử dụng nhiều hình thức hơn: "Kính gửi ông Sothers, bà Thompson và bà Crump." Nói chung, bạn sẽ không có lỗi vì quá trang trọng, nhưng lông mày sẽ nổi lên nếu bạn quá không chính thức.
Viết cho một nhóm
Khi bạn viết cho nhiều hơn ba người, việc đánh vần tên có vẻ rườm rà. Mọi người có xu hướng cảm thấy như họ chỉ là một trong một danh sách dài. Tốt hơn nên sử dụng thuật ngữ nhóm như "Nhóm thân mến" hoặc "Đồng nghiệp thân mến". Thật buồn cười khi đánh vần tên của một nhóm có thể khiến họ cảm thấy như một người trong đám đông, nhưng "Nhóm thân mến" khiến họ cảm thấy như họ thuộc về nhóm; Họ là một phần của đội. "Các đồng nghiệp thân mến," nói rằng bạn coi họ xứng đáng là một đồng nghiệp, một người tham gia bình đẳng và có giá trị.
Tuy nhiên, không sử dụng "Đồng nghiệp thân mến" khi viết thư cho những người có thâm niên với bạn. Về mặt kỹ thuật, họ là cấp trên của bạn chứ không phải đồng nghiệp của bạn. Nhưng nếu họ cũng ở trong đội, thì "Đội thân mến" sẽ hoạt động tốt.
Cách gọi tên
Viết cho mọi người bằng tên nếu có thể. Ví dụ: nếu một vài người đã viết cho bạn về một chủ đề và bạn muốn viết lại, hãy nỗ lực tìm và sử dụng tên của họ. Nếu bạn đang xin việc, hoặc bạn đang ở trong một tình huống khác mà bạn muốn gây ấn tượng với ai đó, thì việc tìm ra tên của họ cho thấy bạn cũng sẽ nỗ lực thêm trong công việc, nếu được tuyển dụng. Bạn có biết ai đó ở công ty có thể tìm ra tên của các nhân viên nhân sự liên quan không?
Một ý tưởng khác là truy cập trang web của tổ chức và xem liệu giám đốc hoặc người quản lý của bộ phận có được liệt kê hay không. Nếu đó là tên duy nhất bạn thấy, bạn có thể gọi bức thư đó là: "Kính gửi ông Burns và đồng nghiệp" hoặc "Kính gửi ông Burns và các thành viên của Ủy ban tuyển chọn". Nếu bạn không tìm thấy tên cụ thể, viết "Thành viên thân mến của Ủy ban tuyển chọn" sẽ làm tốt. Trong khi bạn có thể viết, "Kính gửi Ủy ban tuyển chọn", việc thêm "các thành viên của" mang lại cho nó một liên lạc đặc biệt. "Thành viên" thừa nhận rằng bạn xem họ là cá nhân, không chỉ là một ủy ban ẩn danh lớn.
Bắt đầu về giới
Với những cái tên như John, Maryann, Wayne và Daisy, thật dễ dàng để nói giới tính của họ. Những cái tên khác có thể khiến bạn đoán mò, như Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew và Alex. Đôi khi chính tả của họ cho họ đi. Ví dụ, Adrian thường là nam, còn Adrienne là nữ. Nhưng tên bất chấp các quy tắc chính tả phổ biến, vì vậy nếu bạn không biết, đừng giả sử.
Nếu ai đó bạn biết có thể biết người đang nghi vấn, bạn có thể tìm hiểu. Ngoài ra, hãy kiểm tra trang web để xem nếu người đó được viết về và được gọi là người đó. Một tìm kiếm internet chung cho tên cũng có thể mang lại câu trả lời. Nếu tất cả những điều đó không trả lời cho câu hỏi về giới tính, bạn có thể chấp nhận viết "Chris Trainor thân mến".
Cho ai hay không
Mặc dù "To Whom it May Loern" nghe có vẻ cứng nhắc và rất trang trọng, nó vẫn là một lời chào được chấp nhận để sử dụng khi bạn không có bất kỳ manh mối nào về người mà bạn đang viết.
Mặt khác, "Dear Sirs" đã lỗi thời. Đó là một cái bẫy ngữ pháp còn sót lại từ thời doanh nghiệp là lãnh địa của một người đàn ông. "Dear Sirs" không phù hợp ngày hôm nay khi thư của bạn rất có thể được nhận bởi một người phụ nữ. "Dear Sirs or Madams" ít nhất thừa nhận rằng một người phụ nữ có thể là một người nhận, nhưng nó vẫn có vẻ lỗi thời. Trước hết, không ai được gọi là sir hay madam nữa, ngoại trừ có lẽ bởi quản gia hoặc tài xế của họ. Nếu bạn không có tên và không có bất kỳ ý tưởng nào về giới tính của họ, hãy thử một cái gì đó khác biệt, như "Lời chào" hoặc "Xin chào". Những âm thanh thân thiện và phù hợp với giới tính.
Cách cư xử trong Email cũng vậy
Trong tất cả các trường hợp ngoại trừ chính thức nhất, có thể chấp nhận gửi thư email thay vì gửi thư. Nhiều bài đăng công việc đề nghị trả lời email. Email là một hình thức giao tiếp thoải mái hơn, nhưng như trong một lá thư xin việc, các quy tắc ngữ pháp và nghi thức vẫn được áp dụng. Lỗi và lỗi chính tả sẽ được chú ý và bạn sẽ bị chúng đánh giá.
Các hướng dẫn tương tự áp dụng khi viết cho hai hoặc ba người hoặc một nhóm. Tuy nhiên, khi gửi email, điều quan trọng là đặt địa chỉ email vào trường "bcc" thay vì trường "Tới". Nhiều người không muốn địa chỉ email của họ trở thành kiến thức công khai, đặc biệt là khi việc chuyển tiếp email với thông tin liên hệ của mọi người trở nên dễ dàng. "Bcc", viết tắt của "bản sao mù", có nghĩa là bạn có thể thấy địa chỉ nhưng những người nhận khác thì không thể.
