Cách lên kế hoạch cho sự kiện

Sự kiện là công cụ quan trọng cho các doanh nghiệp cho các mục đích khác nhau; một số có thể là nội bộ và tập trung vào nhân viên, trong khi một số khác là để tiếp thị. Dù bằng cách nào, cùng một loại kế hoạch đi vào sự kiện và các chi tiết tương tự phải được tính đến để sự kiện diễn ra thành công. Các sự kiện đòi hỏi lập kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận. Theo một hệ thống quy định có thể giúp đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ.

Xác định mục tiêu của bạn cho sự kiện này. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một hội thảo tiếp thị, trách nhiệm của bạn sẽ khác so với khi bạn lên kế hoạch cho một bữa tiệc thịt nướng của công ty. Hãy chắc chắn rằng bạn nhận được hướng dẫn cực kỳ chi tiết về những gì được mong đợi; có các thành phần thiết thực như có bao nhiêu người đến và địa điểm cần phải lớn như thế nào và các yếu tố định hướng tiếp thị như nếu sự kiện này có ý định thu hút khách hàng cho công ty hoặc nếu đó là một lợi ích cho quản lý hoặc nhân viên khác.

Tạo một ngân sách. Ai đó cần phải trả tiền cho sự kiện này và bạn sẽ cần sự chấp thuận trước khi bắt đầu. Hãy tính đến thời gian của bạn, hội trường, bất kỳ thực phẩm hoặc đồ trang trí, loa hoặc hoạt động, và bất kỳ cân nhắc nào khác mà bạn thấy cần thiết. Chuẩn bị mọi thứ trong một định dạng có tổ chức và tuân theo nó khi bạn sắp xếp.

Đặt chương trình nghị sự. Chuẩn bị một lịch trình chi tiết và phân bổ lượng thời gian phù hợp cho từng hoạt động. Xây dựng trong một chương trình hoàn chỉnh từ đầu đến cuối, với nhận xét mở và đóng nếu cần thiết.

Lập kế hoạch hậu cần. Thuê một địa điểm, đặt thức ăn, thuê một người nói và in lời mời. Ghé thăm địa điểm để có cái nhìn cụ thể về cách bố trí để bạn có thể hình dung nơi thức ăn sẽ được thiết lập và cách sắp xếp chỗ ngồi và bàn. Cố gắng giữ trong ngân sách của bạn, nhưng thực hiện các thay đổi khi cần thiết, luôn kiểm tra với các quyền hạn cao hơn trước khi đưa ra bất kỳ cam kết nào.

Công khai sự kiện. Cách bạn thực hiện điều này sẽ phụ thuộc rất nhiều vào loại sự kiện mà bạn đang lên kế hoạch. Đối với một sự kiện nội bộ, có khả năng một email của công ty hoặc một vài áp phích được treo ở đúng nơi sẽ đủ. Một sự kiện tiếp thị sẽ yêu cầu toàn bộ kế hoạch tiếp thị, có thể với quảng cáo và một số tiếp thị trực tiếp dưới dạng hỗ trợ.

Lời khuyên

Sử dụng một chương trình phần mềm để theo dõi kế hoạch của bạn; lập kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi kỹ năng tổ chức tuyệt vời. Cung cấp cho người giám sát cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần về tiến trình của bạn để họ biết về những gì đang diễn ra.