Cách lên kế hoạch cho một sự kiện trên ngân sách

Cho dù một nhóm có bao nhiêu tiền mặt trong kho bạc của mình, tìm cách tiết kiệm tiền cho các sự kiện có ý nghĩa kinh doanh tốt - và thậm chí còn hơn thế nếu sự kiện đó có ý định gây quỹ cho tổ chức. Giảm chi phí với kế hoạch thông minh, sáng tạo bao gồm thời gian họp và ưu tiên bổ sung thay vì thưởng thức. Tiền chi trả có thể mang lại nhiều tiền hơn số tiền bạn bỏ ra - hoặc ít nhất là giúp tránh bắt đầu quý tiếp theo trong màu đỏ vì một bữa tiệc.

Lên kế hoạch trước. Cách tốt nhất để chốt giá và tìm các giao dịch tốt đòi hỏi phải có ủy ban sự kiện của bạn trước ít nhất sáu tháng để săn lùng các món hời. Cố gắng ném một cái gì đó vào phút cuối không cung cấp bất kỳ phòng đàm phán nào, khiến bạn phải trả giá đầy đủ cho một thứ mà bạn có thể đã nhận được bằng chi phí hoặc ít hơn.

Lập ngân sách và bám sát nó. Khi thực hiện mọi thứ không tốn kém là mục tiêu, việc đưa ra một con số vững chắc trước khi bắt đầu đưa ra ranh giới khi việc động não bắt đầu và cho phép một nhóm ưu tiên những đồng đô la đó đi đâu.

Thảo luận về cách tiết kiệm tiền ngay ngoài cổng. Nhìn vào các lựa chọn như yêu cầu một nhà tài trợ cam kết cung cấp nhà của cô ấy cho một bữa tiệc tại nhà hoặc đổi giờ tình nguyện tại trung tâm cộng đồng địa phương để đổi lấy việc sử dụng miễn phí cơ sở của họ. Nếu một trường dạy nấu ăn ở gần đó, hãy gửi những tờ rơi tìm kiếm sinh viên háo hức để thử các kỹ năng nấu nướng mới của họ để phục vụ sự kiện của bạn hoặc hỏi một chuyên gia nếu bạn có thể giảm chi phí bằng cách cung cấp nhân viên phục vụ bàn hoặc nhân viên pha chế của riêng bạn.

Nghiên cứu chi phí của các mục danh sách kiểm tra trước khi cam kết một ý tưởng hoặc hợp đồng. Hội trường cho thuê, người phục vụ, nhạc sĩ, chi phí in ấn và ủng hộ bữa tiệc tăng lên nhanh chóng. Trước khi khiến mọi người hào hứng về một cơ sở nhất định hoặc một ban nhạc mà bạn biết, hãy tìm hiểu về giá thực tế.

Sử dụng các tài nguyên trong tầm tay. Hãy tìm đến hội đồng quản trị hoặc cơ sở tình nguyện của bạn để giúp đỡ với sự kiện này, cho dù in và phát tờ rơi để tiết kiệm chi phí in ấn hoặc nhờ ai đó quyên góp hoặc cung cấp thiết bị AV cho buổi thuyết trình buổi tối. Khai thác vào cơ sở cốt lõi của bạn có thể tạo ra tiết kiệm đáng kể.

Lập nhóm với một nhóm cùng chí hướng khác để đồng tổ chức một sự kiện. Điều này không chỉ cho phép chia sẻ chi phí và nhiệm vụ, mà còn thúc đẩy sự kiện của bạn đến một đối tượng mở rộng và có thể thu hút thêm sự tiếp xúc.

Sử dụng các tài liệu mạng miễn phí. Mặc dù các chương trình khuyến mãi trực tuyến nhanh chóng và dễ dàng, nhóm của bạn cũng có thể sử dụng các bản tin cộng đồng được cung cấp bởi đài phát thanh, truyền hình và báo chí. Viết và phân phối các thông cáo báo chí về sự kiện của bạn và quảng bá một góc có thể khiến sự kiện của bạn trở thành một điểm trên tin tức địa phương.

Đừng cho rằng bạn sẽ nhận được một cái gì đó không có gì. Bạn có thể có tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức cộng đồng được yêu thích nhất trong khu vực, nhưng điều đó sẽ không nhất thiết đánh đồng một chuyến đi miễn phí cho hàng hóa và dịch vụ. Khi yêu cầu giảm giá hoặc quyên góp, hãy cung cấp một cái gì đó đáp lại như một đề cập nổi bật trong tất cả các tài liệu quảng cáo, lời mời bản tin và khả năng hiển thị tại sự kiện.