Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, lập kế hoạch cho một dự án sự kiện đòi hỏi một sự đầu tư về thời gian và tiền bạc. Chìa khóa để lập kế hoạch thành công cho một sự kiện là có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ hoặc thuê một đội ngũ hiểu biết. Ví dụ về các dự án sự kiện là hội thảo, tranh luận và khuyến mãi.
Xây dựng đội ngũ. Mỗi thành viên trong nhóm nên có kỹ năng tổ chức và giao tiếp mạnh mẽ, cũng như có sẵn cho các cuộc họp cập nhật tiến độ thường xuyên.
Tạo một danh sách việc cần làm với thời hạn. Danh sách kiểm tra này nên bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần được thực hiện cho dự án sự kiện. Phân công từng nhiệm vụ cho một thành viên của nhóm. Tùy thuộc vào loại sự kiện và mức độ phức tạp, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính để được tổ chức. Ví dụ: nếu sử dụng bảng tính, bạn có thể có một cột là nhiệm vụ, tiếp theo là nó được gán cho ai và sau đó là hạn chót. Bao gồm trong danh sách kiểm tra phải là các mục như thuê nhà cung cấp, đặt hàng vật tư cụ thể, đặt địa điểm, đặt chuyến bay của người nói, sắp xếp việc phục vụ, các sáng kiến tiếp thị và khuyến mãi cần được thực hiện.
Theo dõi tiến độ. Thường xuyên xác minh với các thành viên trong nhóm rằng họ đang trong lịch trình để hoàn thành các nhiệm vụ và bạn có biết bất cứ điều gì nổi bật. Nếu sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính, hãy cập nhật phần mềm theo tiến trình của từng thành viên.
Chuẩn bị ngân sách. Ngân sách nên bao gồm các chi phí được dự đoán và có thời gian rảnh cho các chi phí bất ngờ. Hãy thực tế về các chi phí và đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm nhận thức được ngân sách nào phải được đáp ứng. Nếu một thành viên trong nhóm phải vượt quá ngân sách cho một mục trong danh sách, sau đó yêu cầu họ báo cáo trước cho bạn để được chấp thuận trước.
