Bất kỳ doanh nghiệp bán một sản phẩm có hàng tồn kho. Các sản phẩm phải được định giá chính xác để tối đa hóa lợi nhuận và cạnh tranh với các đối thủ thị trường. Để làm điều này, giá trị của các sản phẩm và chi phí để sản xuất chúng phải được biết đến. Dưới đây là hai phương pháp để ghi lại và theo dõi thông tin quan trọng này - hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ.
Hàng tồn kho được xác định
Hầu hết nghĩ về hàng tồn kho là việc cung cấp các mặt hàng trong tay được chào bán. Mặc dù điều này là đúng, hàng tồn kho cũng là tên của các tài khoản khác nhau mà kế toán hoặc kế toán ghi lại thông tin này. Một nhà bán lẻ mua thành phẩm và bán lại chúng có thể có một hệ thống kiểm kê tương đối đơn giản; các nhà sản xuất sẽ có nhiều tài khoản hơn để theo dõi giá trị công việc đang tiến hành và giá trị của nguyên liệu thô được sử dụng trong quá trình sản xuất.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn
Với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, tất cả các giao dịch được ghi lại vào tài khoản hàng tồn kho khi chúng xảy ra. Số dư tài khoản phản ánh hàng tồn kho trên tay bất cứ lúc nào. Độ trễ vật lý trong việc ghi lại các giao dịch là tất cả những gì tách biệt số dư trong tài khoản với thời gian thực. Với các giải pháp công nghệ như máy quét điểm bán, sự chậm trễ này có thể rất nhỏ. Bởi vì số lượng và giá trị hàng tồn kho được duy trì liên tục, không yêu cầu số lượng hàng tồn kho vật lý với hệ thống vĩnh viễn.
Hệ thống kiểm kê định kỳ
Hệ thống định kỳ sử dụng nhiều tài khoản để ghi lại doanh số, mua sản phẩm mới và lợi nhuận của khách hàng, trong số những tài khoản khác. Các tài khoản này được duy trì cho đến khi kết thúc thời gian kiểm kê - có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc bất kỳ khung thời gian nào khác được xác định bởi công ty - sau đó được đối chiếu với tài khoản hàng tồn kho. Vào thời điểm đó, các tài khoản giao dịch bằng không để chuẩn bị cho giai đoạn kiểm kê tiếp theo. Một hệ thống kiểm kê định kỳ cũng yêu cầu số lượng hàng tồn kho vật lý vào cuối kỳ. Mọi điều chỉnh cần thiết cho tài khoản hàng tồn kho đều được thực hiện và giai đoạn hoàn tất.
Giám sát quản lý
Hàng tồn kho là một tài sản, giống như tiền mặt và bất động sản. Giống như các tài sản khác, hàng tồn kho có thể bị thao túng bởi các nhà quản lý vô đạo đức. Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002, được ban hành để đáp trả các vụ bê bối kế toán công thời đó, đã quy định yêu cầu rằng thông tin do một công ty đưa ra phải chính xác trong tất cả các khía cạnh trọng yếu. Các công ty phải xác minh rằng các kiểm soát nội bộ tại chỗ là đầy đủ và hoạt động, và tất cả các báo cáo tài chính là chính xác. Hình phạt được cung cấp cho việc không tuân thủ. Đạo luật đã phần lớn khôi phục niềm tin vào tính chính xác của thông tin có sẵn cho các nhà đầu tư tiềm năng.
Cách chọn
Yếu tố chính trong việc quyết định nên sử dụng hệ thống định kỳ hay vĩnh viễn là khả năng công ty ghi lại dữ liệu bán hàng khi nó xảy ra. Công nghệ làm cho điều này có nhiều khả năng hơn bao giờ hết, vì vậy nhiều công ty sẽ lựa chọn hệ thống vĩnh viễn. Một công ty, vì bất kỳ lý do gì, không được trang bị để làm điều này có thể lựa chọn hệ thống định kỳ. Trong cả hai trường hợp, các quy tắc quản lý kế toán hàng tồn kho phải tuân theo luật hiện hành và các tiêu chuẩn ngành kế toán, được biết đến ở Hoa Kỳ là Nguyên tắc Kế toán được chấp nhận chung (GAAP).
