Trong nỗ lực tiết kiệm thời gian lãng phí trong khi chuyển đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, nhiều doanh nghiệp tập hợp nhiều quy trình khác nhau, kết hợp các quy trình tương tự để làm tất cả cùng một lúc. Trong lô hóa đơn khách hàng, bạn sẽ xử lý một số hóa đơn khách hàng cùng một lúc. Tương tự, khi đến lúc thanh toán hóa đơn, bạn có thể gộp tất cả các hóa đơn bạn nhận được từ các nhà cung cấp lại với nhau và thanh toán tất cả các hóa đơn cùng một lúc.
Một số hình thức hàng loạt
Các vấn đề cơ bản của việc tạo khối là như nhau, chỉ đơn giản là thực hiện cùng một nhiệm vụ lặp đi lặp lại thay vì chuyển từ một nhiệm vụ này sang nhiệm vụ tiếp theo. Batching tiết kiệm thời gian và công việc dễ dàng hơn, vì nó là một loại quy trình dây chuyền lắp ráp. Khi nói đến kế toán, và hàng loạt hóa đơn khách hàng nói riêng, có hai loại khác nhau. Loại thứ nhất xảy ra khi gửi hóa đơn và loại thứ hai xảy ra khi nhận thanh toán trên hóa đơn bạn đã gửi.
Hóa đơn hàng loạt được gửi đi
Lập hóa đơn hàng loạt để gửi có thể đơn giản như tạo hóa đơn trong chương trình phần mềm của bạn và sau đó nhấp vào hộp kiểm "sẽ được in". Khi bạn đã tạo tất cả các hóa đơn, bạn có thể in chúng hoặc thậm chí gửi email tất cả chúng cùng một lúc. Một hình thức bó khác cho phép bạn tạo nhiều hóa đơn cùng một lúc nếu nó dành cho cùng một dịch vụ nhưng cho nhiều khách hàng. Các công ty lớn có thể in hàng loạt tất cả các hóa đơn trong một công việc in riêng biệt chạy vào ban đêm.
Hóa đơn hàng loạt đã nhận được
Hình thức khác của đợt xử lý là xử lý nhiều hóa đơn mà một công ty nhận được trong một ngày nhất định và xử lý tất cả chúng cùng nhau như một giao dịch tiền gửi. Mỗi người trả tiền được ghi có cho phần của mình, nhưng cho mục đích kế toán, các hóa đơn được cộng lại với nhau và một mục nhập kế toán được thực hiện cho tổng số tiền, thay vì xử lý hơn số tiền riêng lẻ.
Hóa đơn hàng loạt có thích hợp hơn không?
Giữ hóa đơn của khách hàng trong vài ngày cho đến khi bạn nhận được một đống lớn và sau đó xử lý và gửi tất cả chúng trong một đợt có thể là một sai lầm cho một doanh nghiệp nhỏ vì nó có thể trì hoãn dòng tiền của bạn một cách không cần thiết và gây căng thẳng cho ngân sách của bạn. Tuy nhiên, đây không phải là vấn đề lớn đối với một công ty lớn vì khối lượng hóa đơn của khách hàng sẽ lớn hơn nên độ trễ sẽ ngắn hơn.
