Các công ty phát hành hóa đơn ghi nợ và tín dụng khi họ tiến hành kinh doanh với khách hàng. Các điều khoản ghi nợ và tín dụng có ý nghĩa khác nhau cho các giao dịch kế toán, giao dịch ngân hàng và hóa đơn. Khi doanh nghiệp trao đổi hóa đơn tín dụng hoặc hóa đơn ghi nợ, doanh nghiệp cần nhận ra ý nghĩa của các tài liệu này.
Hóa đơn tín dụng
Người bán phát hành hóa đơn tín dụng vì nhiều lý do. Nếu khách hàng báo cáo vấn đề với hàng hóa đã mua, người bán có thể xuất hóa đơn tín dụng. Nếu khách hàng trả lại sản phẩm không sử dụng, người bán có thể xuất hóa đơn tín dụng cho số tiền được trả lại. Nếu khách hàng không hài lòng với dịch vụ được cung cấp, người bán có thể xuất hóa đơn tín dụng cho khách hàng. Hóa đơn tín dụng làm giảm số tiền mà người bán mong muốn nhận được từ khách hàng. Người bán giảm các khoản phải thu của mình cho số tiền của hóa đơn tín dụng và tăng lợi nhuận và phụ cấp bán hàng. Người mua giảm các tài khoản phải trả cho số tiền của hóa đơn tín dụng và giảm giá trị hàng tồn kho của mình.
Hóa đơn ghi nợ
Người bán phát hành hóa đơn ghi nợ vì nhiều lý do. Nếu khách hàng bỏ lỡ thời hạn chiết khấu thanh toán sớm và trừ đi khoản chiết khấu, người bán có thể xuất hóa đơn ghi nợ cho số tiền chiết khấu. Nếu người bán trả phí vận chuyển hàng hóa cho khách hàng, người bán có thể xuất hóa đơn ghi nợ cho các chi phí vận chuyển đó. Hóa đơn ghi nợ làm tăng số tiền mà người bán mong muốn nhận được từ khách hàng. Người bán tăng các khoản phải thu của mình cho số tiền của hóa đơn ghi nợ và tăng doanh thu. Người mua tăng các tài khoản phải trả cho số tiền của hóa đơn ghi nợ và tăng chi phí của mình.
Ưu điểm của việc phát hành tín dụng và hóa đơn ghi nợ
Hóa đơn tín dụng và ghi nợ cung cấp một vài lợi thế cho cả người mua và người bán. Đầu tiên, hóa đơn tín dụng và ghi nợ cung cấp một dấu vết giấy cho giao dịch. Tài liệu này cho phép nhân viên công ty và kiểm toán viên duy trì hồ sơ và xem xét các giao dịch trong quá khứ. Hóa đơn tín dụng và ghi nợ cũng tạo ra một bản ghi giữa người mua và người bán liên quan đến các giao dịch tài chính giữa hai thực thể.
Nhược điểm của việc phát hành tín dụng và hóa đơn ghi nợ
Một số nhược điểm phát sinh từ việc phát hành tín dụng và hóa đơn ghi nợ cũng có. Mỗi hóa đơn tín dụng hoặc ghi nợ phát hành tạo ra chi phí bổ sung cho người bán. Người bán phải chịu chi phí giấy, chi phí mực in, chi phí bưu chính và chi phí lao động liên quan đến việc tạo hóa đơn. Ngoài ra, sự phong phú của hóa đơn tín dụng và ghi nợ tạo ra sự nhầm lẫn cho cả người mua và người bán do các giấy tờ bổ sung.
