Làm thế nào để viết thư chào mời

Để giành được các khoản tài trợ, bạn cần viết một lá thư mời giải thích những gì bạn cần, có một cảm xúc và khuyến khích người nhận hỗ trợ cho sự kiện hoặc dự án của bạn. Hãy trực tiếp, soạn thảo một lá thư ngắn, và trung thực và chân thực trong kháng cáo của bạn để người nhận thư có thể liên quan đến nhiệm vụ của bạn và muốn giúp bạn có một kết quả thành công.

Viết một bài giới thiệu cung cấp một lịch sử ngắn gọn và mô tả về dự án mà bạn đang tìm kiếm một khoản trợ cấp. Kết nối dự án của bạn hoặc nhu cầu với các ưu tiên của nhà tài trợ. Ví dụ: nếu nhà tài trợ hỗ trợ các vấn đề về trẻ em, thì thư của bạn nên tham khảo mối liên hệ giữa dự án của bạn và nhiệm vụ hỗ trợ trẻ em của nhà tài trợ. Nhà tài trợ nên biết rằng bạn đã nghiên cứu về tổ chức của mình và biết nhiệm vụ của nó là gì.

Mô tả dự án hoặc sự kiện cần tài trợ. Nếu đây là một sự kiện hoặc dự án lần đầu tiên, hãy giải thích lý do tại sao bạn đang thực hiện nó bây giờ, sự cần thiết của nó, lý do đằng sau lý do tại sao bạn cảm thấy đã đến lúc sự kiện hoặc dự án này, đối tượng mục tiêu sẽ được dự án này giúp đỡ và số lượng người sẽ được hưởng lợi từ dự án này. Giải thích những gì tác động sự kiện hoặc dự án này sẽ có đối với cộng đồng và những người mà bạn sẽ phục vụ.

Yêu cầu nhà tài trợ cho một số tiền cụ thể để thực hiện dự án và chỉ định khi nào bạn cần tiền. Đừng mong đợi người tài trợ biết bạn cần bao nhiêu tiền hoặc bạn cần bao lâu. Hãy cụ thể.

Viết phần cảm ơn để bao gồm cảm ơn về sự đóng góp tài chính trước và nhắc lại ngắn gọn về cách bạn sẽ sử dụng món quà. Mời các nhà tài trợ liên hệ với bạn để biết thêm thông tin. Thêm số điện thoại và địa chỉ email của bạn (tùy chọn) để nhà tài trợ liên hệ với bạn. Nếu bạn đang chèn một phong bì trả lời và một tập tài liệu về tổ chức của bạn, hãy thêm nó vào gói của bạn. Sử dụng một phần tái bút để cho nhà tài trợ biết rằng bạn đang kèm theo một tập tài liệu.

Lời khuyên

Phát triển một danh sách gửi thư của các nhà tài trợ trong quá khứ cũng như các cá nhân, tổ chức, tổ chức và tập đoàn tiềm năng có thể hỗ trợ bạn. Biết các ưu tiên của họ và những gì thúc đẩy hoạt động từ thiện của họ để bạn có thể nói chuyện với các ưu tiên của họ trong thư mời của bạn.

Đọc và đánh vần kiểm tra thư của bạn một cách cẩn thận trước khi bạn in nó trên tiêu đề thư để gửi cho các nhà tài trợ. Susan Fujimoto, trợ lý giáo sư tiếng Anh, trường cao đẳng bán đảo Monterey, khuyên rằng sau khi xem xét cuối cùng về bức thư của bạn, bạn nên đọc to để nghe nó chảy như thế nào. Yêu cầu một hoặc hai đồng nghiệp đọc thư và phản hồi cho bạn.

Kể một câu chuyện bằng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản. Chiến lược đặt các yếu tố của bức thư để chúng có thể được đọc nhanh chóng và vẫn tạo ra tác động tích cực đến người đọc.