Nếu bạn là một nhân viên đam mê và bạn nhận thấy rằng một số quy trình trong công việc của bạn có thể được cải thiện, bạn có thể xem xét viết đề xuất để giới thiệu các quy trình mới. Loại thư đề xuất (hoặc email) này có thể được phân loại là một đề xuất nội bộ. Viết đề xuất nội bộ khác một chút so với viết đề xuất bên ngoài. Vì bạn đang viết thư cho những người đang làm việc trong cùng một tổ chức như bạn, nên bạn có thể sử dụng biệt ngữ nội bộ của mình và ít nhạy cảm hơn trong việc sử dụng thông tin bí mật.
Tạo một kế hoạch cho đề xuất của bạn. Xác định đối tượng mà bạn sẽ giải quyết đề xuất. Nếu bạn muốn tổ chức của mình giới thiệu một hệ thống kế toán mới, ví dụ, hãy liên hệ với bộ phận kế toán, có lẽ là văn phòng của kế toán trưởng. Ngoài ra, xác định mục đích của đề xuất của bạn - ví dụ như việc thực hiện một hệ thống kế toán nhất định. Ngoài ra, hãy đặt mình vào vị trí của độc giả. Điều này sẽ cho phép bạn hiểu rõ hơn về cách bạn có thể thuyết phục khán giả rằng đề xuất của bạn nên được chấp nhận.
Bắt đầu viết đề xuất. Ngay từ đầu, hãy nói rõ ràng và rõ ràng mục đích của bức thư của bạn. Ví dụ: bạn có thể viết "Tôi đang viết thư này để yêu cầu Phòng Kế toán xem xét triển khai hệ thống kế toán ABC."
Mô tả các thủ tục hiện tại trong tổ chức của bạn. Hiển thị bất kỳ sự không hiệu quả trong các thủ tục hiện tại. Ví dụ, hệ thống kế toán hiện tại có thể quá tốn thời gian để vận hành. Ngoài ra, nó có thể gây ra lỗi tốn kém.
Cung cấp một mô tả ngắn gọn về các thủ tục mới. Phác thảo họ sẽ khác với những người cũ như thế nào. Đầu tiên, mô tả đề xuất của bạn chỉ trong một vài câu. Sau đó, cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt. Tuy nhiên, hãy giữ thư đề nghị ngắn gọn và súc tích.
Đưa ra các lập luận hỗ trợ việc thực hiện các thủ tục mới được đề xuất. Liệt kê rõ ràng những lợi ích mà các thủ tục mới có thể mang lại cho tổ chức. Những lợi ích có thể có thể bao gồm năng suất cao hơn, chất lượng tốt hơn của hàng hóa hoặc dịch vụ được sản xuất, tiết kiệm nhiều hơn về nguyên liệu thô và nâng cao tinh thần của nhân viên.
Sao lưu đề xuất của bạn với bất kỳ tài liệu nào, nếu có. Ví dụ: các quy trình mới có thể đã được thử nghiệm ở những nơi khác trong tổ chức hoặc trong ngành của bạn. Đánh dấu tất cả các tài liệu hỗ trợ rõ ràng và cho biết ý nghĩa của chúng trong văn bản của thư đề xuất.
Cung cấp chi tiết về cách các thủ tục đề xuất có thể được thực hiện trong tổ chức của bạn. Nếu bạn đề xuất giới thiệu một hệ thống kế toán mới, việc thực hiện có thể được thực hiện theo các giai đoạn. Trong một thời gian, các hệ thống mới và cũ có thể được vận hành đồng thời. Sau khi hệ thống mới được thử nghiệm, hệ thống cũ có thể được loại bỏ.
Hãy nhờ người khác đọc thư đề nghị trước khi bạn gửi nó. Yêu cầu phê bình. Thảo luận về đề xuất và xác định các điểm mà nó có thể được cải thiện. Thay đổi một số câu trong đề xuất để làm cho nó thuyết phục hơn.
Gửi đề xuất của bạn.
Lời khuyên
-
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Nếu bạn cần sử dụng một số thuật ngữ nhất định, hãy đưa ra định nghĩa của họ, trừ khi bạn chắc chắn rằng người đọc đề xuất đã quen thuộc với họ. Ngoài ra, ưu tiên cho các câu ngắn rõ ràng và cho điểm.
