Các quy trình, quy trình và cơ chế hoạt động của một tổ chức là xương sống của hệ thống quản lý rủi ro. Các quy trình này, thường được gọi là kiểm soát nội bộ, đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các khuyến nghị của quản lý hàng đầu, thực tiễn ngành và hướng dẫn quy định khi thực hiện nhiệm vụ của họ. Một kiểm toán viên kiểm toán nội bộ kiểm soát để đảm bảo chúng là đầy đủ và hiệu quả.
Kiểm soát nội bộ được xác định
Kiểm soát nội bộ là một tập hợp các hướng dẫn và quy trình mà ban lãnh đạo cấp cao đưa ra để ngăn chặn tổn thất hoạt động do lỗi nhân viên, bỏ bê hoặc gian lận. Ví dụ: kiểm soát trong các khoản phải thu và bộ phận thanh toán của một cửa hàng bách hóa có thể hướng dẫn nhân viên cách xử lý thanh toán bằng tiền mặt. Kiểm soát nội bộ cũng giúp quản lý cấp cao ngăn ngừa tổn thất do trục trặc công nghệ. Chẳng hạn, giám sát viên cao cấp của cửa hàng có thể hướng dẫn các cộng tác viên bán hàng về cách xử lý các giao dịch thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ trong trường hợp hệ thống máy tính bị hỏng.
Kiểm soát sự phù hợp
Một kiểm toán viên nội bộ kiểm tra hai khía cạnh của tính đầy đủ và hiệu quả của kiểm soát. Một kiểm soát là đầy đủ nếu nó chi tiết rõ ràng các quy trình và các bước mà nhân viên phải tuân theo để thực hiện các nhiệm vụ. Để minh họa, một kiểm soát có thể hướng dẫn một nhân viên giao hàng về cách ghi lại hàng hóa được lưu trữ tại kho và ký vào vận đơn. Một kiểm soát đầy đủ cũng giải thích các thủ tục để ra quyết định và báo cáo vấn đề. Ví dụ, kiểm soát vận chuyển có thể yêu cầu nhân viên bán hàng thông báo cho người quản lý nếu hàng hóa nhận được trị giá hơn 10.000 đô la.
Kiểm soát hiệu quả
Một kiểm soát có hiệu quả nếu nó cung cấp các giải pháp thích hợp cho các vấn đề kiểm soát nội bộ. Ví dụ: người quản lý bộ phận tài khoản phải thu tại một cửa hàng bán lẻ nhỏ tin rằng một nhân viên có thể ăn cắp tiền mặt vì số tiền doanh thu bán hàng không khớp với tiền mặt nhận được. Anh ta có thể thiết lập một thủ tục yêu cầu séc khách hàng được gửi đến một địa chỉ mới và yêu cầu ba nhân viên ở các bộ phận khác nhau ghi lại các khoản thanh toán bằng tiền mặt. Kiểm soát mới có hiệu lực nếu người quản lý lưu ý rằng số dư tiền mặt hiện khớp với số tiền bán hàng.
Các loại
Kiểm toán viên nội bộ có thể kiểm tra các kiểm soát khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu kiểm toán, quy mô công ty và ngành. Kiểm toán viên có thể kiểm tra các quy trình trong cơ chế báo cáo tài chính để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ và tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Kiểm tra kiểm soát hoạt động giúp kiểm toán viên đánh giá mức độ đầy đủ và hiệu quả kiểm soát ở cấp phân khúc. Một kiểm toán viên cũng có thể kiểm tra các hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) để ngăn ngừa tổn thất do trục trặc CNTT.
Ý nghĩa kiểm tra
Kiểm tra kiểm soát nội bộ là một thông lệ quan trọng vì nó giúp lãnh đạo cao nhất của công ty ngăn chặn tổn thất hoạt động do lỗi hoặc sự cố hệ thống. Kiểm tra cũng giúp người đứng đầu bộ phận đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các quy tắc, luật pháp và quy định nội bộ khi thực hiện nhiệm vụ. Kiểm toán viên thường áp dụng các tiêu chuẩn kiểm toán được chấp nhận chung (GAAS) khi kiểm tra các kiểm soát nội bộ và đánh giá chúng là "cao", "trung bình" và "thấp" dựa trên kỳ vọng thua lỗ.
