Trong hầu hết các giao dịch kinh doanh, khách hàng sẽ phải trả tiền khi hàng hóa được mua hoặc dịch vụ được cung cấp. Một số công ty cho phép khách hàng gửi thanh toán sau khi thực tế và những người khác cho phép khách hàng thực hiện thanh toán trả góp theo thời gian. Điều này hoạt động tốt hầu hết thời gian, và rất ít doanh nghiệp có vấn đề với một số lượng lớn khách hàng không trả tiền. Tuy nhiên, khi phát sinh vấn đề thanh toán của khách hàng, doanh nghiệp phải thực hiện các bước thích hợp để nhận thanh toán. Một trong những bước đầu tiên thường là thư yêu cầu thanh toán.
Đặt tên của bạn hoặc tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của công ty, chẳng hạn như số điện thoại và địa chỉ email, và ngày ở phía trên bên phải của trang. Bạn có thể sử dụng tiêu đề thư của công ty tập trung ở đầu trang thay vì nhập thông tin của bạn, nhưng bạn vẫn phải bao gồm ngày ở bên phải.
Đặt tên, địa chỉ và số tài khoản của khách hàng, nếu có, sáu dòng từ đầu trang, ở bên trái.
Đưa ra số tiền khách hàng nợ trong đoạn đầu tiên. Bắt đầu bức thư bằng một tuyên bố như: "Thư này là để yêu cầu thanh toán với số lượng (để trống)." Nói với khách hàng ngày mà anh ta được cho là đã gửi thanh toán.
Nói với khách hàng ngày mà cô ấy phải gửi cho bạn thanh toán. Nói rõ nếu bạn sẵn sàng chấp nhận một khoản thanh toán nhỏ hơn hoặc lập kế hoạch thanh toán.
Nói với khách hàng về hậu quả của việc không trả tiền tiếp tục trong đoạn thứ hai. Điều này bao gồm phí, tăng lãi suất, kiện cáo hoặc gửi tài khoản cho các cơ quan thu nợ.
Cảm ơn khách hàng về doanh nghiệp của mình và đã quan tâm kịp thời đến vấn đề trong đoạn cuối. Mời anh ấy liên lạc với bạn với câu hỏi. Nhập tên đầy đủ của bạn và tiêu đề công việc của bạn ở dưới cùng của trang. Đặt chữ ký của bạn trên tên đánh máy của bạn.
