Nhiều gói báo chí cuối cùng đi thẳng vào thùng tái chế. Một số trong những gói đó sẽ không khiến độc giả quan tâm, nhưng những gói khác thì kém nhau. Định dạng đúng một gói báo chí sẽ tăng cường cơ hội thông tin được công bố. Gửi email gói cũng làm tăng khả năng nhận được thông tin được in - không chỉ nhận thông tin nhanh chóng mà còn cho phép tài liệu dễ dàng được sao chép.
Xác định mục tiêu của bạn để gửi một bộ báo chí và sau đó nghiên cứu các tổ chức tin tức có thể giúp đáp ứng các mục tiêu đó. Biên tập viên có rất ít thời gian thêm, vì vậy đừng lãng phí nó. Một tờ báo nhỏ ở Ohio chỉ xuất bản tin tức địa phương không quan tâm đến một bộ báo chí từ một sự kiện ở California. Một đài tin tức tập trung vào tài chính không quan tâm đến một bộ báo chí về một buổi hòa nhạc rock. Khi bạn đã xác định các phương tiện truyền thông phù hợp, hãy tìm địa chỉ email và tên của biên tập viên, nếu có thể, thông qua tìm kiếm trên Internet hoặc gọi cho tổ chức. Một email chung của công ty có thể được sử dụng nếu email của biên tập viên không có sẵn. Làm quen với chính bạn không chỉ với các phương tiện truyền thông, mà với phong cách của các phương tiện truyền thông. Bộ báo chí càng gần với phong cách của tổ chức truyền thông thì càng tốt.
Viết một tuyên bố ngắn gọn (3 đến 10 từ) về những gì bạn đang gửi trong dòng chủ đề của email. Nếu có thể, hãy cố gắng chỉ ra lý do tại sao phương tiện truyền thông cụ thể đó sẽ quan tâm đến thông tin. Ví dụ: nếu bộ tài liệu đang được gửi đến một tờ giấy tập trung tại địa phương, hãy bao gồm vị trí của sự kiện hoặc doanh nghiệp trong dòng chủ đề.
Nêu rõ điểm ngay trong phần thân của email và nếu có thể, hãy kết nối điểm chính đó với phong cách và sở thích của phương tiện truyền thông. Những gì bạn bao gồm trong cơ thể của email sẽ thay đổi dựa trên những gì được bao gồm trong bộ báo chí. Nếu bộ phương tiện truyền thông chỉ là một thông cáo báo chí, hãy bao gồm văn bản của bản phát hành trong phần thân của email và đính kèm bản phát hành cho thuận tiện. Nếu bộ báo chí là một gói về một sự kiện, hãy viết một tuyên bố ngắn gọn cho biết sự kiện đó là gì, khi nào và những gì bạn đã đính kèm. Nếu bộ báo chí nói về một doanh nghiệp địa phương, hãy viết một tuyên bố ngắn gọn về lý do tại sao bạn gửi bộ tài liệu.
Đính kèm tập tin báo chí vào email. Tuy nhiên, hãy cân nhắc về định dạng tệp bạn đang gửi, bởi vì không phải mọi phương tiện truyền thông đều có thể mở mọi loại tệp. Nói chung, các tệp PDF (Định dạng Tài liệu Di động) có thể được mở bởi hầu hết mọi người và phần mềm xem miễn phí để tải xuống. Các tệp PDF cũng sẽ đảm bảo rằng những gì bạn nhìn thấy trên màn hình máy tính của bạn là những gì người nhận thấy, mà không cần thay đổi định dạng từ các máy tính khác nhau. RTF (Định dạng văn bản đa dạng) cũng rất dễ mở; tuy nhiên, định dạng không được lưu trong tệp RTF và không tốt nhất cho các tài liệu có đồ họa.
Hãy chắc chắn rằng bất kỳ bức ảnh nào dành cho tái tạo đủ lớn để được in lại với chất lượng cao; không nén hình ảnh để làm cho email gửi nhanh hơn. Tài liệu văn bản có thể được kết hợp thành một tệp, nhưng ảnh được xem xét để xuất bản phải được đính kèm dưới dạng tệp riêng biệt, vì hình ảnh không thể tách rời khỏi tài liệu một cách dễ dàng. Định dạng tệp JPG thường là tốt nhất cho hình ảnh.
Quay trở lại cơ thể của email. Khi kết thúc, hãy liệt kê những tài liệu bạn đã đính kèm và tại sao; cũng đề cập đến việc các tập tin có sẵn trong một định dạng khác nhau. Ở cuối email, hãy nêu thông tin liên lạc đầy đủ của bạn.
Kiểm tra lại tất cả các khía cạnh trước khi bạn gửi email. Đảm bảo địa chỉ email là chính xác, phần thân của email không có lỗi và các tệp chính xác được đính kèm.
