Một yếu tố quan trọng để điều hành một doanh nghiệp phục vụ thành công là khả năng tạo ngân sách chính xác cho mỗi sự kiện. Một ngân sách dự án chi phí chính xác cho phép bạn giữ chi phí thực tế dưới chi phí thanh toán, duy trì biên lợi nhuận lành mạnh. Các nhà cung cấp thành công có thể xác định họ cần chi bao nhiêu cho mỗi người tại một sự kiện, đồng thời tính toán giá trị đánh dấu giúp phục vụ mỗi sự kiện có lợi nhuận và có giá trị trong thời gian đó.
Tạo một biểu đồ hoặc bảng tính liệt kê từng mặt hàng thực phẩm và đồ uống bạn cần cho sự kiện phục vụ. Nó có thể giúp chia danh sách thành các loại như món khai vị, món chính, món tráng miệng và đồ uống. Bên cạnh mỗi mục, tạo một cột cho chi phí thực tế trên mỗi phần ăn, chi phí được tính cho mỗi phần ăn, tổng chi phí thực tế cho sự kiện và tính tổng chi phí cho sự kiện.
Tính chi phí thực tế cho mỗi phần ăn của mỗi món ăn và đồ uống cần thiết cho sự kiện và đặt con số này theo chi phí cho mỗi phần ăn. Chi phí thực tế là những gì bạn cần chi cho các nguyên liệu thô cần thiết để chuẩn bị các món ăn và giá thực tế bạn đang trả cho đồ uống.
Xác định giá trị đánh dấu của các mặt hàng thực phẩm và đồ uống của bạn. Theo nguyên tắc chung, nhiều nhà cung cấp thực hiện theo công thức tính phí gấp ba lần chi phí thực tế của các mặt hàng cho giá cuối cùng của họ. Ví dụ: nếu một món ăn khiến bạn tốn 5 đô la mỗi khẩu phần để thực hiện, hãy tính cho khách hàng 15 đô la mỗi khẩu phần. Tính toán con số này cho mỗi phần ăn và đặt nó dưới tổng chi phí cho mỗi phần ăn.
Nhân chi phí thực tế trên mỗi phần ăn cho mỗi món với số lượng khách tham dự và đặt con số này dưới tổng chi phí thực tế cho sự kiện. Ngoài ra, nhân chi phí tính cho mỗi lần phục vụ cho mỗi mặt hàng với số lượng khách tham dự và đặt con số này dưới tổng chi phí được tính cho sự kiện.
Tổng số liệu trong mỗi cột để có cái nhìn rõ ràng về ngân sách thực phẩm và đồ uống của bạn. Từ các tổng số này, bạn có thể thấy chi phí thực tế của bạn trên mỗi phần ăn và cho sự kiện. Bạn cũng có thể xác định lợi nhuận tiềm năng của mình bằng cách so sánh nó với các số liệu đánh dấu cho sự kiện.
Tạo một phần khác trên bảng tính của bạn cho chi phí nhân viên và địa điểm của bạn. Trong phần này, hãy viết ra bất kỳ khoản phí nào liên quan đến việc thuê nhân viên như máy chủ và nhân viên pha chế và bất kỳ chi phí cơ sở nào nếu bạn đang cung cấp địa điểm cho khách hàng của mình. Một số nhà cung cấp lựa chọn lập hóa đơn cho nhân viên một cách riêng biệt, trong khi những người khác thấy họ thích tính tỷ lệ phần trăm cố định, chẳng hạn như 21 phần trăm của tổng hóa đơn dưới dạng phí dịch vụ tự động, bao gồm cả nhân viên.
Thêm các loại thuế thích hợp vào hóa đơn trước khi đề xuất các khoản phí ước tính cho khách hàng của bạn để phê duyệt. Ví dụ: nếu thuế suất của tiểu bang của bạn là 8,25 phần trăm, hãy nhân tổng hóa đơn với tỷ lệ phần trăm đó để tìm ra số tiền thuế phải trả cho sự kiện này.
