Cách viết thủ tục và chính sách

Chìa khóa để viết các thủ tục và chính sách mạnh mẽ là làm cho các tài liệu đủ cứng nhắc để ghi lại các quy tắc của tổ chức, nhưng đủ linh hoạt để có thể được theo dõi dễ dàng, chủ yếu là không bị sai lệch vì bạn phải ghi lại từng con đường nhỏ được thiết kế. Bạn có thể nghe thấy các quy trình và chính sách được gọi là SOP, hoặc Quy trình hoạt động tiêu chuẩn, trong rất nhiều tổ chức. Các tài liệu này tạo thành xương sống cho một tổ chức, vì vậy viết chúng tốt sẽ giúp giữ cho doanh nghiệp đi đúng hướng và đảm bảo rằng các quy trình tiêu chuẩn đang được tiến hành theo cùng một cách bởi tất cả các nhân viên. Nếu bạn làm việc trong một ngành công nghiệp được quy định, như các công ty dược phẩm hoặc công nghệ sinh học, các SOP mạnh mẽ cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp của bạn vì Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm trước tiên xem xét các tài liệu này.

Dự thảo một phác thảo của bất kỳ thủ tục và chính sách mà tổ chức của bạn cần. Tạo một phác thảo ngắn gọn về thủ tục và chính sách sẽ giúp bạn tổ chức bài viết của mình. Nhóm chính sách và thủ tục theo bộ phận có thể giúp bạn sắp xếp suy nghĩ của mình. Tổ chức phác thảo với các tài liệu quan trọng nhất ngay từ đầu để bạn có thể ưu tiên soạn thảo các SOP. Rốt cuộc, bạn phải bắt đầu ở đâu đó và bắt đầu với những phương tiện quan trọng nhất mà ít nhất những điều này sẽ được thực hiện. Bạn có thể phải xem lại các tài liệu đầu tiên này sau khi viết SOPS hỗ trợ. Điều bắt buộc là SOPS không xung đột với nhau.

Chia các thủ tục và chính sách riêng lẻ thành các nhiệm vụ riêng biệt liên quan đến việc hoàn thành mỗi tài liệu. Trong phác thảo của bạn, thêm các tác vụ phụ cho mỗi tài liệu để các bước rõ ràng, hợp lý và theo thứ tự. Trong thời trang này, các tài liệu gần như tự viết. Tuy nhiên, hãy đảm bảo chỉ thêm các bước rộng nhất. Nếu bạn viết SOPS của bạn quá chi tiết, sẽ có quá nhiều khả năng có sai lệch. Không phải là một điều tốt.

Phỏng vấn nhân viên thực hiện các nhiệm vụ. Đừng bỏ qua đầu vào có giá trị từ các nhân viên hiện đang thực hiện các nhiệm vụ. Các SOP nên ghi lại cách thức mọi thứ được thực hiện và đây là những người biết. Vì vậy, yêu cầu các công nhân và không phải các nhà quản lý để thực hiện một số tác giả của các tài liệu dự thảo. Họ luôn có thể được củng cố bởi một nhà văn kỹ thuật.

Điền vào đề cương của bạn với các thủ tục chi tiết hơn để nhân viên của bạn làm theo. Đó là cách tốt nhất để giữ cho nó đơn giản khi viết các chính sách và thủ tục. Nó cũng được chấp nhận rộng rãi để viết ở cấp độ Hoa Kỳ lớp năm - điều này có nghĩa là một học sinh lớp năm sẽ có thể đọc và hiểu từng từ.

Quyết định xem ai sẽ ký vào các thủ tục và chính sách. Đăng xuất nên giữ một số tên cấp cao để các ông chủ nhận thức được cách mọi thứ đang được thực hiện. Một số tổ chức điều hành mọi chính sách và thủ tục thông qua bộ phận nhân sự hoặc chi nhánh pháp lý của họ để đảm bảo không có luật nào bị phá vỡ.

Gọi một cuộc họp đánh giá để tập hợp tất cả các bên ký kết trong một phòng để thảo luận về chính sách. Nếu có thể, việc tập hợp tất cả các bên trong một phòng để thảo luận về một chính sách cụ thể sẽ đưa tài liệu về phía trước với tốc độ nhanh hơn nhiều so với việc đưa nó đi khắp nơi và xin ý kiến. Nếu bạn thực sự muốn tăng tốc mọi thứ, hãy đặt mục tiêu có được ký kết vào cuối cuộc họp.

Ký, ngày, kiểm soát phiên bản và lưu hành các thủ tục và chính sách hoàn thiện. Cân nhắc việc đưa cho mỗi nhân viên một sổ tay nhân viên có thể được cập nhật với các tài liệu sửa đổi khi cần thiết. Trên thực tế, hãy tạo một chính sách và quy trình xử lý sổ ghi chép, bao gồm kiểm tra sổ tay nhân viên định kỳ để đảm bảo rằng tất cả nhân viên phải được cập nhật.

Xem lại các SOP đã được phê duyệt theo lịch trình. Mỗi SOP nên được xem xét hàng năm hoặc, tối thiểu, hai năm một lần để đảm bảo các thực tiễn và chính sách không thay đổi. Hãy chắc chắn để có được chữ ký mới và ngày để nếu được kiểm toán, có một dấu vết giấy rõ ràng của các phiên bản trở lại.