Nhiều lần, trong tình huống cá nhân hoặc công việc, bạn sẽ cần phải viết một lá thư cho ai đó và cũng gửi một bản sao của nó cho người khác. Đây là một thủ tục tương đối đơn giản khi sử dụng liên lạc điện tử như email, bởi vì bạn có thể gửi email đến tất cả người nhận cùng một lúc chỉ bằng một cú nhấp chuột vào nút Gửi. Trong trường hợp bạn đang gửi thư khó gửi cho ai đó, việc gửi một bản sao cho một người nhận bổ sung sẽ khó khăn hơn một chút, vì quy trình này không được tự động hóa giống như gửi nhiều bản sao email và thêm một vài bước và cân nhắc là bắt buộc.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Văn phòng phẩm
-
Địa chỉ gửi thư cho tất cả người nhận
-
Phong bì
-
Bưu chính
Viết thư bạn muốn gửi cho người nhận chính và một người khác. Nhập "cc" và tên của người thứ hai ở dưới cùng của chữ bên dưới tên và chữ ký của bạn. Chữ cái đầu của chữ "cc" là viết tắt của "bản sao carbon" và là một sự nắm giữ từ thời mà những người đánh máy tạo ra các bản sao của các chữ cái bằng cách sử dụng một tờ giấy carbon giữa hai tờ giấy trên một máy đánh chữ.
Tạo hai bản sao của thư gốc. Gửi thư gốc cho người nhận chính. Tạo bản sao của thư cho mọi người sẽ thêm vào dòng "cc". Lưu một bản sao của thư cho các tập tin cá nhân của bạn. Cả người nhận chính và phụ sẽ có thông tin bạn đã viết trong thư của bạn và cả hai sẽ biết rằng mỗi người nhận được thư.
Tạo một bản sao của thư gốc mà bạn đã ký. Bạn sẽ sử dụng bản sao của bức thư này để gửi cho một người nhận bổ sung mà bạn không muốn người nhận ban đầu biết. Gửi thư gốc cho người nhận chính.
Thêm "bcc" và tên của người nhận thứ hai vào bản sao của chữ cái ở cuối chữ cái bên dưới chữ ký của bạn. Gửi thư này cho người nhận thứ hai sau khi tạo một bản sao cho tệp cá nhân của bạn. Tên viết tắt "bcc" là "bản sao mù" và điều này có nghĩa là người nhận chính sẽ không biết rằng một bản sao của bức thư của mình đã được gửi cho một bên khác.
Lời khuyên
-
Nếu bạn đang viết thư khiếu nại đến hoặc về một doanh nghiệp, có thể hữu ích để gửi một bản sao đến Văn phòng kinh doanh tốt hơn tại địa phương của bạn. Khiếu nại của bạn có thể được thực hiện nghiêm túc hơn.
Cảnh báo
Tùy thuộc vào tình huống, việc sử dụng "cc" hoặc "bcc" có thể hữu ích hoặc rắc rối. Cân nhắc kỹ xem bạn có muốn cả hai bên nhận thức được thông tin trong thư của bạn hay không và liệu bạn có muốn người nhận chính biết rằng thư bạn gửi cho anh ta đang được chia sẻ với một bên khác hay không.
