Phần mềm kế toán đã được giá cả phải chăng và khá phổ biến những ngày này. Thông thường, nhiều hơn một người cần truy cập vào hệ thống cùng một lúc; do đó, giấy phép nhiều người dùng cho các chương trình đã trở thành phổ biến. Một doanh nghiệp có thể mua giấy phép cho một người hoặc 20 người, tùy thuộc vào nhu cầu của họ.
Số lượng người dùng
Nhiều bộ phận kế toán có nhiều hơn một người làm việc chương trình cùng một lúc. Chẳng hạn, việc ai đó đợi cho đến khi người khác thanh toán hóa đơn là không hợp lý, để đặt cọc. Trong các công ty rất nhỏ, điều này có thể giải quyết được, nhưng trong các công ty lớn hơn có nhiều người trong phòng kế toán, thiết lập này không hoạt động và cần có phần mềm nhiều người dùng.
Mạng
Một mạng máy tính là cần thiết nếu một chương trình sẽ được sử dụng bởi nhiều người. Mạng giúp chia sẻ phần mềm và tài nguyên với một máy chủ trung tâm nơi hầu hết các chương trình được đặt và truy cập bởi người dùng cá nhân. Đó là một ý tưởng tốt để có một mạng tại chỗ trước khi có được phần mềm. Nếu bạn chỉ có một người dùng, thì thực sự không cần mạng.
Hạn chế
Không phải mọi phần mềm đều có thể là nhiều người dùng và có những hạn chế về số lượng người dùng mà một chương trình có thể đáp ứng. Ví dụ: với Quickbooks bạn có thể có tối đa 20 người truy cập chương trình cùng một lúc. Phần mềm không thể xử lý nhiều hơn thế. Các phần mềm khác có giới hạn riêng, vì vậy hãy nghiên cứu sản phẩm trước khi bạn mua nó. Nói chung tất cả các phần mềm kế toán đều tốt cho một người dùng, nhưng khi người dùng tăng lên, có thể có vấn đề.
Lợi ích
Có những lợi ích cho cả người dùng đơn và nhiều tình huống người dùng khi giao dịch với phần mềm kế toán. Quyết định để có được một giấy phép người dùng so với giấy phép nhiều người dùng dựa trên nhu cầu của một doanh nghiệp. Một cái không tốt hơn cái kia, chúng chỉ phù hợp với những nhu cầu khác nhau. Trong nhiều trường hợp, một công ty có thể bắt đầu với một giấy phép duy nhất và sau đó mở rộng, trên cơ sở 'khi cần thiết'. Một số phần mềm kế toán có thể được sử dụng chủ yếu bởi một người và việc mua nhiều hơn một người dùng không có ý nghĩa. Tất cả phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh.
Cân nhắc
Mặc dù cài đặt một phần mềm người dùng có thể đơn giản, nhưng cài đặt phần mềm nhiều người dùng thì không. Thông thường dân IT cần tham gia vào việc cài đặt cũng như duy trì môi trường nhiều người dùng.
Đảm bảo sao lưu các tệp kế toán nếu bạn đang ở trong một tình huống phần mềm một người dùng hoặc nhiều người dùng. Có kế hoạch nếu mạng hoặc máy tính bị hỏng.
