Đối với nhiều doanh nghiệp, hàng tồn kho đại diện cho tài sản vật chất lớn nhất mà công ty sở hữu. Các doanh nghiệp này lưu trữ hàng tồn kho của họ trong kho cho đến khi họ cần nó trong sản xuất hoặc để cung cấp cho khách hàng. Nhân viên kho xử lý quá trình nhận hàng khi hàng tồn kho đến từ các nhà cung cấp. Nhân viên kho cũng quản lý vận chuyển đơn hàng đã hoàn thành cho khách hàng. Kho dựa trên kiểm soát nội bộ để đảm bảo hàng tồn kho được ghi lại chính xác và giữ an toàn.
Đánh số tuần tự
Thủ tục kiểm soát nội bộ bao gồm sử dụng đánh số tuần tự cho tất cả các tài liệu nhận, tài liệu vận chuyển và tài liệu chuyển kho. Đánh số tuần tự yêu cầu mỗi loại tài liệu bao gồm một hệ thống đánh số và mỗi hình thức được đánh số theo thứ tự. Điều này cho phép kho tài khoản cho từng biểu mẫu độc lập bằng cách sử dụng số biểu mẫu. Nếu bất kỳ trang nào bị mất, nhân viên kho có thể xác định các trang cụ thể dựa trên các số bị thiếu.
Máy quay video
Thủ tục kiểm soát nội bộ cũng liên quan đến việc sử dụng máy quay video trong toàn bộ kho. Máy quay video giám sát tất cả các hoạt động xảy ra trong kho và tất cả các chuyển động liên quan đến hàng tồn kho. Nếu hàng tồn kho biến mất, công ty xem xét việc quay video. Bất kỳ chuyển giao hàng tồn kho trái phép đều xuất hiện trên bản ghi video và cung cấp bằng chứng về sự kiện thực tế.
Sự phân chia nhiệm vụ
Thủ tục kiểm soát nội bộ trong kho cũng kết hợp sự phân biệt trách nhiệm của kho. Mỗi hoạt động xảy ra trong kho yêu cầu nhiều nhân viên hoàn thành các bước riêng lẻ. Ví dụ, khi một kho nhận được hàng tồn kho, một nhân viên ghi lại số lượng và sản phẩm nhận được, trong khi một người khác nhập thông tin đó vào hệ thống máy tính. Một nhân viên thứ ba có thể so sánh những con số này với phiếu đóng gói từ nhà cung cấp.
Kiểm toán vật lý
Kiểm toán hàng tồn kho vật lý đại diện cho một quy trình kiểm soát nội bộ được thực hiện ít nhất một lần mỗi năm. Nhân viên kho vật lý đếm từng mặt hàng tồn kho, tạo ra một bản ghi về số lượng thực tế của từng mặt hàng. Kiểm toán hàng tồn kho vật lý liên quan đến việc đưa nhân viên phi kho để kể lại hàng tồn kho. Nhân viên so sánh số lượng hàng tồn kho thứ hai với số thứ nhất và xác định bất kỳ sự khác biệt nào. Một nhóm nhân viên khác kể lại hàng tồn kho với sự khác biệt để xác định số lượng cuối cùng. Khi số lượng hàng tồn kho cuối cùng được xác định, số lượng hệ thống được điều chỉnh bằng với số lượng từ kiểm toán.
