Kiểm soát nội bộ là các đánh giá, thủ tục hoặc hướng dẫn để bảo vệ và bảo vệ thông tin tài chính và kinh doanh của công ty. Chủ doanh nghiệp và người quản lý có trách nhiệm phát triển và thực hiện kiểm soát nội bộ để giảm chi phí và giảm thiểu hoặc tránh các vấn đề. Hàng tồn kho đại diện cho một tài sản vật chất đắt tiền và khá lớn cho hầu hết các công ty. Kiểm soát nội bộ là cần thiết cho hàng tồn kho, bởi vì các công ty hiếm khi có thể tồn tại nếu họ liên tục mất hàng tồn kho do trộm cắp, hư hỏng và lỗi thời.
Hệ thống hàng tồn kho
Hệ thống hàng tồn kho là phương pháp kế toán để quản lý các giao dịch tài chính liên quan đến các mặt hàng tồn kho vật lý của công ty. Hai hệ thống phổ biến là hệ thống định kỳ và vĩnh viễn. Hệ thống kiểm kê định kỳ cập nhật sổ cái kế toán mỗi tháng một lần hoặc hàng quý. Một phương pháp kiểm soát tốt hơn và tốt hơn là hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, cập nhật hàng tồn kho sau mỗi lần mua, bán và điều chỉnh. Hệ thống hàng tồn kho cung cấp cho chủ sở hữu và người quản lý ý tưởng tốt hơn về chi phí hàng tồn kho và ảnh hưởng của nó trên bảng cân đối kế toán, đây là một phần quan trọng của kiểm soát nội bộ.
Quá trình đặt hàng
Kiểm soát nội bộ tạo ra những hạn chế cụ thể trong quy trình đặt hàng tồn kho của công ty. Chủ sở hữu và người quản lý thường phân chia nhiệm vụ đặt hàng tồn kho giữa nhiều nhân viên. Điều này đảm bảo một cá nhân không đặt hàng tồn kho và đánh cắp nó khi nó vào kho của công ty. Việc tách ra đơn đặt hàng và quy trình thanh toán cũng rất quan trọng, vì một nhân viên có thể đặt hàng hàng tồn kho của một công ty giả từ một công ty giả và gửi thanh toán đến một hộp thư bưu chính mà nhân viên thuê.
Lưu trữ
Lưu trữ là một thủ tục kiểm soát hàng tồn kho vật lý. Các công ty phải tìm kho và nhà phân phối an toàn, vì vậy hàng tồn kho không bị đánh cắp hoặc hư hỏng. Lưu kho đầy đủ cũng đảm bảo công ty có đủ không gian để nhận và lưu trữ đúng sản phẩm tồn kho. Các công ty phải có đủ không gian để lái xe nâng, di chuyển pallet và cho phép công nhân đi qua kho an toàn mà không làm hỏng hàng tồn kho.
Số lượng vật lý
Số lượng vật lý đối chiếu sổ cái kế toán của công ty với số lượng hàng tồn kho thực tế trong tay. Các công ty thường sử dụng số lượng chu kỳ hoặc số lượng hàng tồn kho hàng năm cho quy trình này. Số lượng chu kỳ là số lượng liên tục trong đó các công ty yêu cầu nhân viên đếm một số lượng cụ thể mỗi tuần. Các mặt hàng có giá trị cao hoặc phổ biến có thể là một tính năng không đổi của số lượng chu kỳ để đảm bảo các mặt hàng này không bao gồm. Số lượng vật lý hàng năm xảy ra mỗi năm một lần, khi công ty đếm toàn bộ hàng tồn kho của mình tại một thời điểm chứ không phải là quá trình đếm hàng tuần.
